Для чего компании нужна система учета рабочего времени?

Система учета рабочего времени способствует повышению дисциплинированности сотрудников и устранению слабых мест в управленческой организации. Такие методы позволяют комплексно оптимизировать рабочие процессы — исключить опоздания, простои и нецелевое использование рабочего времени. Как результат — растет эффективность каждого сотрудника в отдельности и компании в целом, что приводит к повышению прибыли.

Проблемы оптимизации рабочих процессов

Задача руководителя любой компании — максимизировать доход и минимизировать затраты. На стыке данных процессов находится понятие «успешный бизнес». При этом вне зависимости от масштаба и специфики компании, основные трудности, повышающие расходы и снижающие доходы, всегда одинаковы:

• низкая скорость принятия управленческих решений;
• низкая скорость их последующей реализации;
• нет скоординированности между сотрудниками и/или отделами;
• нецелевое использование сотрудниками рабочего времени;
• обязанности пересекаются, области компетенции размыты.

Хорошая новость в том, что данные проблемы довольно легко устранить, это называется оптимизацией бизнес-процессов. В частности, отстающих, некомпетентных и недисциплинированных сотрудников можно мотивировать санкциями или сокращать. Но как узнать — кто на самом деле тормозит отдел? Ведь для руководителя высшего звена это не всегда очевидно, и высок риск наказать не того сотрудника.

Способы контроля эффективности сотрудников и отделов

Когда в компании три-пять человек — всё просто. Потому что все, как правило, сидят в одном офисе и постоянно общаются напрямую, а руководитель непосредственно знает, чем любой сотрудник занимается в конкретный момент времени. Но когда компания вырастает хотя бы до пары десятков человек, всё меняется. И это большое заблуждение — что контроль рабочего времени целесообразен только для многотысячных компаний-колоссов.

На самом деле, нет разницы, двадцать сотрудников у вас или две тысячи — и те и те могут неэффективно использовать рабочее время, опаздывать, сами устраивать себе обеденные перерывы. Естественно, с ростом числа сотрудников многое меняется, но не виды дисциплинарных нарушений и не методы их контроля.

Существует несколько видов учета рабочего времени, самый распространенный — системы контроля и управления доступом (СКУД). Идея в том, что, приходя на работу, сотрудник отмечается на пропускной, и проделывает ту же процедуру, уходя с работы. Но насколько хорошо он работал в этом промежутке между приходом и уходом? Классическая СКУД может решить лишь одну проблему — проблему опозданий. Поэтому руководители компании дополняют ее другими решениями:

• Камеры видеонаблюдения. Помогают контролировать перемещения сотрудников, позволяют исключить несанкционированные «перекуры».
• Биометрические терминалы. Исключают возможность обмана, как с обычными СКУД, ограничивают доступ сотрудника в зоны, нецелевые для его компетенции.
• Системы учета рабочего времени. Наиболее комплексные решения, позволяют мониторить всё, что сотрудник делает за рабочим местом.

Идеальный результат дает комбинирование методов, но системы учета рабочего времени — наиболее современные и практичные решения, потому что они дают четкий ответ на вопрос — что сотрудник делает прямо сейчас и что делал в любой другой момент рабочего дня.

Что дает контроль рабочего времени

Такие решения предоставляют руководителю подробную и наглядную сводку о том, как протекает рабочий день сотрудника. Также система может формировать отчеты за разные промежутки времени и предоставлять заданные сведения в режиме онлайн.

Идея в том, что с такой программой руководитель точно знает, насколько эффективно работает тот или иной сотрудник — как часто он отвлекается, как вежливо и убедительно общается с клиентами и подрядчиками, почему медленно или наоборот — быстро реагирует на указания.

То есть теперь не возникает ситуаций, когда отдел показал не лучший результат, а руководитель не понимает — чья это вина. Теперь он точно знает, кто удостоится похвалы, а кто — санкций. Специалисты по работе с персоналом и психологи в крупных компаниях сходятся во мнении, что регулярное поощрение (пусть даже словесное) со стороны руководителя — важный мотивационный фактор. Наравне с дисциплинарным взысканием, само собой. А без них в компании неминуемо набирают обороты деструктивные процессы:

1. теряется время — как от нецелевого использования, так и в отсутствии качественной мотивации;
2. пропадает заинтересованность — потому что какая разница, если никто не смотрит и нет смысла перерабатывать;
3. снижается уровень загруженности и понимания бизнес-процессов — сотрудник теряет инициативность и компетентность;
4. ухудшается контроль — когда нет четких форм отчетности и наглядных результатов, руководителю сложно выдвигать конкретные требования.

Системы учета рабочего времени решают все эти проблемы. Обратите внимание — речь идет вовсе не о тотальной слежке за сотрудниками! Система функционирует только в рабочие часы и отключается, когда у сотрудника обеденный перерыв. Зачастую сотрудник может отключить программу в любой момент (если такая возможность активирован руководством), но за то время, что она не будет работать, ему придется предоставить самостоятельный отчет.

Подобные решения особенно востребованы в случае с удаленными сотрудниками, ведь многие компании сегодня предпочитают услуги специалистов на аутсорсе и фрилансеров — зачастую это дешевле и эффективнее. Системы учета рабочего времени можно устанавливать на ПК удаленных сотрудников, они будут включаться с началом рабочего дня и выключаться с его завершением.

Наглядные результаты применения системы для руководителя:

• вы узнаёте, кто и на чем теряет рабочее время;
• понимаете, как оптимизировать бизнес-процессы;
• видите, где изыскать резервы рабочего времени;
• точно знаете, кого поощрить, а кого удостоить санкциями;
• регулируете мотивацию, дисциплину и компетенцию.

Автоматизированные системы контроля рабочего времени

Все современные программные решения по контролю рабочего времени автоматизированы. Это значит, что руководитель проводит первичную настройку, задает параметры отчетности, оповещения и тд., а дальше система всё делает самостоятельно. Что позволяет решить сразу комплекс проблем:

1. Проблема опозданий. Прийти в офис можно в 9:00, но пока сотрудник заварит себе кофе, пока поговорит с коллегами — может пройти еще час. Программа контроля, отслеживая время запуска приложений и действия сотрудника в них, точно скажет, когда он начал свой рабочий день.
2. Проблема нецелевого использования рабочего времени. Система фиксирует, сколько времени сотрудник провел в той или иной программе, на том или ином сайте, даже в мессенджере. Несанкционированные приложения и сайты (например, социальные сети) можно ограничить в доступе, либо задать соответствующие параметры, позволяющие зафиксировать факт запуска, после чего инициируется отправка «уличающего» скриншота руководителю. В любом случае, программа отследит, сколько времени сотрудник писался в ВК, а не работал.
3. Проблема приоритетов. Системы контроля включают кейлоггеры и позволяют фиксировать все взаимодействия сотрудника с клавиатурой и мышью. Это не нарушает неприкосновенность личных данных, потому что в рабочий день за рабочим ПК у сотрудника нет личного времени, оно корпоративное. Плюс система таким образом защищает от инсайдерских сливов.

Это лишь основные возможности систем контроля рабочего времени, на деле их функционал куда шире. Например, система не просто фиксирует запуск приложений и сайтов, но также детализирует работу в них. Ведь сотрудник может открыть Excel, сделать таблицу за полчаса, а потом до конца дня возиться со своим мобильным гаджетом. Чтобы исключить такие ситуации система отслеживает интенсивность работы сотрудника в приложении, выводя результат в виде наглядных графиков со статистическими данными.

Другой важный момент — качественные системы контроля предоставляют сводки в режиме онлайн, то есть руководитель в форме сводной таблицы видит, чем занимается каждый из его сотрудников прямо сейчас. Это позволяет эффективно координировать работу отделов и оперативно реагировать на все решения специалистов. Так современные системы учета рабочего времени переводят контроль на принципиально иной уровень.