Docrobot — IT-компания, которая помогает бизнесу упрощать процессы и снижать затраты с помщью электронного документооборота. В компании есть несколько департаментов, у каждого — свой руководитель и бюджет.
Главы департаментов сами решают, каких подрядчиков привлекать для решения задач, с кем заключать договоры и сколько платить за услуги из своего бюджета. Счет может передать глава департамента или сотрудник, который получил согласие руководителя.
Путаница в счетах, размытые дедлайны и бизнес-процессы на паузе
Сценарий работы со счетами в компании выглядел запутанным. Сотрудники передавали счета двумя способами: складывали на стол главному бухгалтеру или отправляли по электронной почте. Иногда счета передавали другому сотруднику финансового отдела, и это еще больше усложняло движение документов.
В случае с письмом было понятно, кто ответственный сотрудник и с кем согласовать оплату, однако движение документов все равно оставалось непрозрачным.
Счета с небольшими суммами допускалось оплатить сразу, по крупным выплатам требовалось согласование финансового директора. Файлы терялись в почте, а отследить этап согласования было сложно.
Работа с документами становилась еще запутаннее, если они попадали к главному бухгалтеру в бумажном формате. Счет мог потеряться в кипе документов, а ответственный — не обозначить сроки оплаты. Движение финансов затягивалось: на то, чтобы определить, кому и на каком основании платить, требовалось время.
Дополнительно приходилось следить за согласованием и узнавать, одобрил ли глава департамента выплату. В итоге подрядчики не получали деньги своевременно, и бизнес-процессы вставили на паузу. Задержка с оплатами грозит бизнесу штрафами: до них дело не дошло, но риски приходилось учитывать.
Docrobot.ЭДО
Электронный документооборот для ритейла
Получите запись вебинара бесплатно!
Договоры без подписи и переплата налога на прибыль
Оплата счета — только один из этапов взаимодействия с контрагентом. Перед ним надо заключить договор, а после — получить закрывающие документы. И на каждом шаге могли возникнуть сложности.
Договор подписывает генеральный директор, но, как и в случае со счетами, процесс был непрозрачным. Документы сначала попадали сотруднику, который отвечает за взаимодействие с подрядчиком, а затем — согласовывались с руководителем департамента и юристом. Дальше они отправлялись на стол к генеральному директору, а затем — к главному бухгалтеру.
На каждом этапе договор мог потеряться, из-за отсутствия четких дедлайнов сроки затягивались, а разобраться, на каком этапе произошла задержка, было почти невозможно. Нередко путаница приводила к напряжению между департаментами.
Бывало и так, что счет уже лежит у главного бухгалтера, а договор еще не подписан генеральным директором.
Документооборот завершается подписанием закрывающих документов, но не все партнеры отправляют их своевременно. Когда приходило время подсчитывать расходы, чтобы уменьшить НДС и сократить налог на прибыль, приходилось запрашивать у ответственных закрывающие документы. Часто их не было под рукой, тогда запрос отправляли контрагентам.
Если до конца отчетного периода не удавалось отразить расходы, компании грозила переплата налога на прибыль.
Отдельные сложности возникали при камеральных налоговых проверках. Обычно срок предоставления документов составляет две недели. Если акты и договоры нужно успеть запросить у партнеров, велик риск не успеть вовремя.
Собственная разработка для простого и прозрачного согласования счетов
Чем больше становилось контрагентов, тем запутаннее выглядели сценарии согласования счетов и оплат. Поэтому в IT-компании решили разработать собственное решение, которое сделает процесс прозрачнее. Опирались на свои потребности, но разработка получилась универсальной, подходящей компаниям из любых отраслей.
Что за разработка?
Сервис Казна помогает сделать казначейство в компании простым и прозрачным. Он работает «в облаке». Это значит, что его не нужно устанавливать на компьютер: достаточно перейти по ссылке и авторизоваться с логином и паролем.
Что можно делать?
Сервис упрощает весь цикл документооборота с подрядчиками.
— Согласование контрагента.
Сначала в Казну заносят заявку на согласование контрагента. Главный бухгалтер и юристы проверяет его на благонадежность. Если все в порядке, с подрядчиком будут работать. Если нет, попросят ответственного сотрудника поискать альтернативы.
— Согласование договоров.
Договоры с партнерами, прошедшими проверку, загружают в Казну и отправляют на согласование. Сначала — главе департамента, затем юристам, а дальше — на подписание генеральному директору. Цепочки маршрутов гибкие: их можно настроить под конкретный документ.
Когда договор прошел все этапы согласований, он переходит в стадию «Согласован». Только после этого можно заводить счет.
— Согласование оплат.
Чтобы запустить оплату, ответственный сотрудник оформляет в Казне заявку, где указывает сумму, желаемые сроки и прикладывает скан счета. Затем заявка отправляется на согласование главе департамента и финансовому директору. Когда согласующие одобрили оплату, счет переходит к главному бухгалтеру и оплачивается.
Закрывающие документы можно прикрепить к карточке счета после оплаты, тогда вся информация по документообороту будет храниться в одном месте.
— Статусы документов.
Все этапы движения документов ответственный сотрудник видит в Казне. А когда статус документа меняется (например, перемещается между сопричастными), на почту приходят уведомления. Так согласование становится прозрачным: понятно, у кого сейчас документ, к кому он отправится дальше и в какие сроки ждать утверждения.
— Ограничения бюджетов.
У каждого департамента свой бюджет, и важно не выходить за его рамки. Когда ответственный сотрудник заводит счет, Казна предупреждает о лимитах и подсказывает, какую сумму можно потратить.
Кому подходит?
Компаниям любых отраслей, которые хотят сделать казначейство более понятным и прозрачным. Казна работает на базе 1С, поэтому для быстрого подключения лучше иметь лицензию 1С.
Оставьте заявку, чтобы узнать, чем поможет Казна вашему бизнесу.
Комментарии
1если сотрудники разгильдяи, ЭДО в компании не спасет