Автоматизация управленческого учета

Как оптовая компания перестала влезать в долги и наладила финансовый учёт

Рассказываем, как оптовая компания наладила обмен финансовыми документами между отделами и перестала выходить за пределы утверждённого бюджета.
Как оптовая компания перестала влезать в долги и наладила финансовый учёт
Иллюстрация: Docrobot

О компании

«Уютный офис» — компания, которая занимается оптовыми продажами товаров для офиса, бумагой и канцелярией.

«Уютный офис» обеспечивает бизнес всем необходимым для работы и комфорта сотрудников. География поставок охватывает Москву и ближайшие области. В будущем её планируется расширить и зайти в другие регионы.

С чего всё началось: согласование бюджета на бумаге и беспорядок в счетах

Компания состоит из пяти подразделений:

  1. отдел закупок;
  2. бухгалтерия;
  3. юридический отдел;
  4. отдел продаж;
  5. отдел маркетинга.

У каждого подразделения свой руководитель и бюджет.

Руководители определяют, с какими подрядчиками сотрудничать для решения задач и какой бюджет выделять на оплату услуг. Счета передают самостоятельно или поручают сотрудникам. Их направляют по электронной почте или «по старинке»: распечатывают и несут в кабинет бухгалтера.

В итоге финансовые потоки невозможно отследить: документы часто теряются среди других бумаг или в почте, не доходят до адресатов, счета путаются, согласование затягивается.

Понять и посчитать, кто сколько потратил и не вышел ли за рамки обозначенной суммы — практически невыполнимая миссия.

Печальные последствия: вечный перерасход, скандалы и даже увольнение

Сложный сценарий работы с платёжными документами привёл к перерасходу бюджета и постоянным превышениям лимитов. Каждое подразделение старалось перетянуть одеяло на себя, из-за чего ресурсы распределялись неравномерно. Напряжение между отделами росло с каждым днём.

Нецелевые траты негативно сказались на общей прибыли компании. Общий перерасход за три месяца составил два миллиона рублей.

В компании начали думать, почему так произошло. Каждый отдел в лишних тратах подозревал другого, о чём спешил сообщить всем. Напряжение ощущалось всё сильнее: сотрудники каждый день ругались и выясняли, кто прав, а кто нет.

В ходе внутреннего расследования удалось выйти на одного из виновников торжества — директора отдела закупок. Оказывается, он закупал товарные позиции у двух поставщиков по неоправданно высокой цене. Было замечено и много расходов на личные нужды.

Руководству компании пришлось принять тяжёлое решение и уволить директора отдела закупок. Для всех это стало сигналом: надо срочно что-то предпринять, чтобы перестать выбиваться из лимитов, взять финансы под контроль и сделать процессы прозрачными.

Решение: сервис для контроля финансов и согласования счетов

Docrobot предложил компании подключиться к облачному сервису «Казна».

Одна из функций сервиса — ограничения бюджетов, которая помогает контролировать соответствие расходов заданным лимитам. Когда отдел заводит в сервисе счёт, «Казна» подсказывает, какую сумму можно использовать.

Если отдел тратит больше, приходит уведомление о превышении допустимого предела, а платежи автоматически приостанавливаются. Кроме того, в сервисе можно посмотреть лимиты бюджета за конкретный период: день, неделю, месяц или год.

Что ещё можно делать в «Казне»

Помимо контроля бюджета, сервис позволяет:

  • Согласовывать контрагентов. Прежде чем начинать работу с подрядчиком, в «Казне» нужно оставить заявку, которую согласуют юрист и бухгалтер после проверки. Если исполнитель по каким-то критериям не подошёл, попросят найти другого.
  • Согласовывать договоры. В сервисе можно настроить цепочки согласования документов и создавать для них собственные сценарии.
  • Согласовывать оплаты. Все оплаты также согласуются через «Казну»: чтобы запустить процесс, сотрудник оформляет заявку, где указывает сумму, желаемые сроки и прикладывает скан счёта. Счёт оплачивается только в том случае, если его согласовали руководитель и финансовый директор.
  • Отслеживать статусы документов. В сервисе отображаются все этапы движения документов, а при изменении статусов на почту приходят уведомления.
Сначала «Уютный офис» попробовал весь функционал «Казны» в тестовом режиме и оценил возможности сервиса, а затем решил полностью перейти на него. Решение настроили под бизнес-процессы компании.

Результат: отсутствие долгов, понятная схема согласования бюджета и прозрачный финансовый учёт

Финансовый учёт стал ясным и прозрачным: документы всегда под рукой, счета быстро и просто согласуются, видна история оплат и круг ответственных.

Теперь каждый отдел чётко понимает, сколько денег осталось и куда они уходят. Компания перестала выходить за рамки установленных лимитов и влезать в долги, избавилась от ненужных трат и начала грамотно распределять ресурсы. Бюджет вышел в плюс, а доходы превышают расходы.

Облачный сервис «Казна» от Docrobot

Расскажем, как легко согласовывать оплаты и держать бюджет под контролем.

Оставьте заявку и узнайте,

как «Казна» упростит финансовый учет вашей компании.

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Наши соцсети: vk | телеграм

Начать дискуссию