О компании
«Уютный офис» — компания, которая занимается оптовыми продажами товаров для офиса, бумагой и канцелярией.
«Уютный офис» обеспечивает бизнес всем необходимым для работы и комфорта сотрудников. География поставок охватывает Москву и ближайшие области. В будущем её планируется расширить и зайти в другие регионы.
С чего всё началось: согласование бюджета на бумаге и беспорядок в счетах
Компания состоит из пяти подразделений:
- отдел закупок;
- бухгалтерия;
- юридический отдел;
- отдел продаж;
- отдел маркетинга.
У каждого подразделения свой руководитель и бюджет.
Руководители определяют, с какими подрядчиками сотрудничать для решения задач и какой бюджет выделять на оплату услуг. Счета передают самостоятельно или поручают сотрудникам. Их направляют по электронной почте или «по старинке»: распечатывают и несут в кабинет бухгалтера.
В итоге финансовые потоки невозможно отследить: документы часто теряются среди других бумаг или в почте, не доходят до адресатов, счета путаются, согласование затягивается.
Печальные последствия: вечный перерасход, скандалы и даже увольнение
Сложный сценарий работы с платёжными документами привёл к перерасходу бюджета и постоянным превышениям лимитов. Каждое подразделение старалось перетянуть одеяло на себя, из-за чего ресурсы распределялись неравномерно. Напряжение между отделами росло с каждым днём.
Нецелевые траты негативно сказались на общей прибыли компании. Общий перерасход за три месяца составил два миллиона рублей.
В компании начали думать, почему так произошло. Каждый отдел в лишних тратах подозревал другого, о чём спешил сообщить всем. Напряжение ощущалось всё сильнее: сотрудники каждый день ругались и выясняли, кто прав, а кто нет.
В ходе внутреннего расследования удалось выйти на одного из виновников торжества — директора отдела закупок. Оказывается, он закупал товарные позиции у двух поставщиков по неоправданно высокой цене. Было замечено и много расходов на личные нужды.
Руководству компании пришлось принять тяжёлое решение и уволить директора отдела закупок. Для всех это стало сигналом: надо срочно что-то предпринять, чтобы перестать выбиваться из лимитов, взять финансы под контроль и сделать процессы прозрачными.
Решение: сервис для контроля финансов и согласования счетов
Docrobot предложил компании подключиться к облачному сервису «Казна».
Если отдел тратит больше, приходит уведомление о превышении допустимого предела, а платежи автоматически приостанавливаются. Кроме того, в сервисе можно посмотреть лимиты бюджета за конкретный период: день, неделю, месяц или год.
Что ещё можно делать в «Казне»
Помимо контроля бюджета, сервис позволяет:
- Согласовывать контрагентов. Прежде чем начинать работу с подрядчиком, в «Казне» нужно оставить заявку, которую согласуют юрист и бухгалтер после проверки. Если исполнитель по каким-то критериям не подошёл, попросят найти другого.
- Согласовывать договоры. В сервисе можно настроить цепочки согласования документов и создавать для них собственные сценарии.
- Согласовывать оплаты. Все оплаты также согласуются через «Казну»: чтобы запустить процесс, сотрудник оформляет заявку, где указывает сумму, желаемые сроки и прикладывает скан счёта. Счёт оплачивается только в том случае, если его согласовали руководитель и финансовый директор.
- Отслеживать статусы документов. В сервисе отображаются все этапы движения документов, а при изменении статусов на почту приходят уведомления.
Результат: отсутствие долгов, понятная схема согласования бюджета и прозрачный финансовый учёт
Финансовый учёт стал ясным и прозрачным: документы всегда под рукой, счета быстро и просто согласуются, видна история оплат и круг ответственных.
Теперь каждый отдел чётко понимает, сколько денег осталось и куда они уходят. Компания перестала выходить за рамки установленных лимитов и влезать в долги, избавилась от ненужных трат и начала грамотно распределять ресурсы. Бюджет вышел в плюс, а доходы превышают расходы.
Облачный сервис «Казна» от Docrobot
Расскажем, как легко согласовывать оплаты и держать бюджет под контролем.
Оставьте заявку и узнайте,
как «Казна» упростит финансовый учет вашей компании.
Начать дискуссию