Решения выполняют разные функции, и сегодня мы разберемся в чем разница между EDI и ЭДО и какую технологию лучше применять в каждом конкретном случае.
EDI – что это?
EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными. Эта технология представлена в виде цепочки определенных электронных сообщений, с помощью которых контрагенты передают друг другу различные данные. Такие сообщения иногда называются EDI-документами. Из сообщений можно узнать все о процессе поставки: получен ли заказ, проведена ли отгрузка или приемка, сформирован ли счет или УПД.
Все сообщения, которые передаются с помощью EDI структурируются по определенному стандарту. Зачастую – это международный стандарт GS1. В чем суть такого стандарта: весь обмен данными происходит при помощи уникальных идентификационных номеров (ключей):
GTIN (кода товара);
GLN (номера местонахождения);
SSCC (кода для транспортной упаковки).
Пользователь может самостоятельно определить набор сообщений, которые он будет использовать в процессе обмена информацией. Важно, чтобы контрагент был согласен использовать эти сообщения.
Далее система EDI сама формирует документы и направит их в строго регламентированной последовательности. Перед началом работы специалисты настроят сценарий, который будет соответствовать размеру и характеру деятельности организации.
Где можно использовать EDI?
Как правило, технологии EDI используют ритейлеры, чтобы быстро обмениваться информацией с контрагентами о заказах и поставках. С помощью этой системы предприятия создают прайс-листы, информируют об отгрузке товара и формируют закрывающие документы.
Подобный обмен данными еще может быть востребован в фармацевтике, промышленности, логистике и финансовом секторе.
EDI-документы
На сегодняшний день можно обнаружить около 50 стандартных EDI-сообщений, но в классической цепочке основными являются четыре типа:
ORDERS (Purchase Order) – заказ на поставку. В этом документе обычно содержится перечень товаров, которые будут куплены у поставщика и вся необходимая информация, которая поможет поставщику сформировать заказ (количество товара, время поставки, договор, реквизиты и т.п).
ORDRSP (Order Response) – ответ на заказ. Этот документ подтверждает возможность поставщика отгрузить запрошенные товары или наоборот, отказ в силу определенных причин. В данный документ поставщик может внести свои корректировки относительно упаковки, количества или иных характеристик товара. Например, можно предложить фасовку не по 5 кг, а по 10 кг, или сообщить о наличии аналогов, если оригиналы товара закончились.
DESADV (Despatch Advice) – уведомление об отгрузке. По сути – это товарно-транспортная накладная, содержащая полную информацию о произведенной отгрузке: количество, дата и сроки доставки, данные о водителе и т.п.
RECADV (Receiving Advice) – уведомление о приеме товара. В документе отражается информация о произведенной приемке товара. С помощью этого сообщения можно оперативно сообщить поставщику о принятом товаре, чтобы тот сформировал счет-фактуру. Если товар не был принят, то информация об этом тоже предается через RECADV.
Эта цепочка сообщений автоматизирует все базовые компоненты товарооборота. При необходимости в нее можно добавить и иные виды сообщений в зависимости от требований компании (каталоги, прайс-листы, графики отгрузки товаров и прочее).
Сценарий подобного электронного взаимодействия определяется самостоятельно контрагентами. На количество сообщений влияет специфика деятельности компаний, а также используемая система налогообложения (например, с НДС или без него).
Docrobot.ЭДО
Электронный документооборот для компаний и ИП
ЭДО – что это?
ЭДО – это электронный документооборот. По сути, ничем не отличается от бумажного и состоит из создания, согласования, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде.
Электронные документы, которыми обмениваются компании по ЭДО ничем отличаются от своих бумажных аналогов – договоры, акты, УПД (который объединил в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий факт совершения сделки).
Силу таким электронным УПД придает наличие электронной подписи.
Перейти на электронный документооборот можно двумя способами:
Подключиться к веб-версии, которая дает возможность работать прямо из браузера.
Интегрироваться в учетную систему, чтобы минимизировать ошибки ручного ввода.
Где можно использовать ЭДО?
Электронный документ сейчас находится на пике популярности во всех сферах деятельности – в ритейле, грузоперевозках, образовании, финансах, госсекторе и т. д.
Первыми кто перешел на электронный документооборот стали крупные компании, которые ежемесячно отправляют большие объемы документов и отчетности.
Электронные документы позволяют значительно экономить на бумажных версиях документов, а так и на времени их обработки и доставки. ЭДО позволяет минимизировать риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами. К тому же, расходы на электронный документооборот в четыре раза ниже, чем на бумажный.
Малый и средний бизнес тоже смотрят в сторону организации электронного документооборота, т.к. чем быстрее будут подписаны и согласованы все документы, тем быстрее можно получить деньги за свою работу.
Docrobot разрабатывает комплексные решения для организации электронного документооборота, помогает привести документы в цифровой формат, а также сделать бизнес-процессы понятными и прозрачными.
Основные отличия между ЭДО и EDI
Между ними есть три основных отличия:
Тип документов. EDI дает возможность проводить обмен только стандартизированными EDI-сообщениями, которые демонстрируют факт совершения операции. В ЭДО же можно получать привычного вида документы в электронном виде.
Стандарты. EDI работает на основе стандарта GS1, а ЭДО по стандартам, которые утвердила ФНС.
Юридическая значимость. Сообщения, которые отправляются через EDI не обладают никакой юридической силой, сослаться на них в налоговой и доказать свою правоту не получится. В системе ЭДО все документы подписаны электронной подписью, которая приравнивает их по статусу к бумажному документу.
Есть ли что-то общее между ЭДО и EDI
По сути EDI – это электронный обмен сообщениями, а ЭДО – документами, которые имеют юридическую силу. EDI может стать хорошей составной частью ЭДО и ускорить процессы обмена информацией.
Каждая из этих систем нацелена на решение своих задач, но тем не менее, обе они направлены на сокращение времени обмена информацией, минимизацию издержек компании и снижение уровня рисков.
Что выбрать ЭДО или EDI
Чтобы определиться какую технологию выбрать нужно ответить на несколько вопросов и понять для чего вы приобретаете систему. Чтобы определиться было легче, можно посмотреть в таблицу.
Чтобы получить заметный результат лучше всего использовать обе системы сразу.
Docrobot может помочь подключить EDI и ЭДО, как по отдельности, так и вместе, и провести настройку системы под бизнес-процессы вашей компании. Получите запись вебкаста по работе с EDI-сообщениями в интерфейсе 1С в подарок!
Подпишитесь на нас в соцсетях, чтобы не пропускать полезные материалы, анонсы мероприятий и аналитику:
Docrobot.ЭДО
Мгновенно отправляйте и подписывайте документы в едином сервисе электронного документооборота.
Начать дискуссию