Расскажем о порядке работы с документом и перечислим его преимущества по сравнению с бумажной версией.
Что такое электронная транспортная накладная
ЭТрН – электронный аналог бумажной транспортной накладной с тем же функционалом и юридической ценностью. Документ подтверждает расходы на транспортные услуги и их законность.
Электронная транспортная накладная включает четыре основных пункта:
Данные от грузоотправителя: о водителе, объеме и весе груза, условиях грузоперевозки и ее участниках.
Данные о приемке груза со стороны грузоперевозчика.
Данные о приемке груза, его характеристиках от грузополучателя.
Информация о передаче груза получателю от перевозчика.
Когда транспортировка груза проходит по плану, нужно заполнять только эти титулы. Есть еще и дополнительные титулы, которые формируют, если происходят изменения: смена водителя, места доставки, сроков или стоимости.
Электронная транспортная накладная – это грузоперевозки без надоевших бумаг и лишних расходов на печать, доставку и хранение. Закажите бесплатную демонстрацию сервиса в Docrobot.
Кому следует работать с ЭТрН
Электронная транспортная накладная, как и обычная бумажная, предназначена для участников грузоперевозок, которые взаимодействуют с документом по цепочке:
грузоотправитель (оптовые компании, производители и поставщики);
перевозчик (транспортные и логистические компании);
грузополучатель (оптовые и розничные компании, склады, торговые сети и другие).
Вся информация о грузоперевозках хранится в ГИС ЭПД – государственной информационной системе электронных перевозочных документов.
Участники грузоперевозок не имеют прямого доступа к системе – все сведения в нее направляются через операторов ИС ЭПД. Эту функцию выполняют операторы электронного документооборота (ЭДО), которые подтвердили соответствие требованиям Минтранса.
Каждый участник грузоперевозок должен подписывать ЭТрН в информационной системе электронной подписью. Для этого обязательно нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Простой электронной подписью (ПЭП) могут пользоваться только водители.
Как выглядит документооборот с электронной транспортной накладной
Схема обмена ЭТрН между участниками состоит из следующих этапов:
Создание документа грузоотправителем в учетной системе.
Сформированный документ нужно подписать УКЭП и отправить в ГИС ЭПД. После этого ЭТрН могут видеть транспортная компания, водитель и получатель.
Подтверждение водителем получения груза. Водитель подписывает ЭТрН – сделать он это может прямо в мобильном приложении.
Подтверждение приемки груза грузополучателем с помощью УКЭП.
Подписание ЭТрН водителем в момент передачи груза получателю.
Подписание ЭТрН со стороны транспортной компании. В этом случае также понадобится УКЭП.
Как начать обмениваться электронной транспортной накладной
Выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые отвечают за грузоперевозки и будут подписывать ЭТрН от лица компании. Это менеджеры, кладовщики, диспетчеры и другие.
Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД: он будет сообщать об ошибках и отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.
Docrobot входит в реестр операторов ИС ЭПД. Обменивайтесь на платформе электронными транспортными накладными и передавайте данные в ГИС ЭПД.
Заключить соглашения о возможности обмена электронными документами. Транспортной компании понадобится два отдельных соглашения: с грузополучателем и грузоотправителем.
Приобрести необходимую технику: для водителей – смартфон или планшет с мобильным приложением, для склада – планшет или компьютер с доступом к личному кабинету оператора ЭДО.
Как сэкономить деньги на ЭТрН
Docrobot поможет начать работать с электронными транспортными накладными прямо сейчас
Забирайте образец нового бланка по ЭТрН
Почему ЭТрН – это удобно
Работа с электронной транспортной накладной обещает грузоперевозчикам много преимуществ:
Ускорение процессов. Все участники грузоперевозок могут подписать документ парой кликов.
Экономия бумаги. Транспортные накладные бывают объемными, иногда до сотни листов. Их долго и дорого распечатывать, неудобно возить с собой. С ЭТрН все документы у вас всегда под рукой.
Контроль движения товара. Вы всегда видите, где находится груз, и на каком этапе находится доставка груза.
Ускорение расчетов. После приемки товара и подписания ЭТрН грузополучателем можно сразу переходить к оформлению денежных переводов.
Экономия места. Документы хранятся в удобном электронном архиве – при необходимости транспортную накладную легко найти.
Простота взаимодействия с ФНС. Во время проверок налоговики могут самостоятельно обратиться в ГИС ЭПД и просмотреть нужную информацию о перевозке. Если возникнут вопросы, ведомство направит вам их через систему. Ответить также можно с помощью ЭДО.
Проверка транспортных накладных со стороны ГИБДД тоже проходит электронно – для этого инспекторы используют мобильное приложение.
Экономьте на бумаге и увеличивайте эффективность бизнес-процессов с Docrobot.
Посмотрите наш видеоролик и за четыре минуты разберитесь, как работает сервис Docrobot.ЭТрН.
Реклама: ООО «Э-КОМ», ИНН: 9715218298, erid: LjN8JwvGH
Начать дискуссию