Как перейти на электронный кадровый документооборот

В статье рассмотрим, в чем заключаются преимущества перехода на электронный кадровый документооборот.

К типовым кадровым документам обычно относят: приказы, графики, заявления, инструкции и др.

Например типовая схема кадрового документооборота при оформлении отпуска состоит из следующих действий:

1. Сотрудник пишет заявление на отпуск и передает его руководителю на подпись.

2. Руководитель должен свериться с графиком отпусков, и затем подписать заявление.

3. Сотрудник лично относит подписанное заявление в кадровую службу. При написании заявлений часто допускаются ошибки. Они существенно удлиняют процесс и съедают больше времени на оформление. При обнаружении ошибок кадровым специалистом все надо будет начинать сначала

4. Если с заявлением все хорошо — сотрудник должен будет посетить кадровую службу еще раз и подписать приказ об отпуске.

5. Готовый пакет документов передается директору на подпись, после чего направляется в бухгалтерию на выплату.

6. После выплаты пакет документов передается в кадровую службу на хранение в бумажном архиве.

Обычно такой процесс затягивается нескольких дней.

Этот же процесс в электронном виде можно пройти значительно быстрее. Сотрудник, заполнит в системе электронный документ, подпишет его электронной подписью и отправит на согласование. В этом случае не требуется печатать бумажный документ, ходить с ним по кабинетам, а если сотрудник переведен на дистанционный режим работы отправлять документ курьером.

Система автоматически согласно настроенному маршруту отправит документ на согласование непосредственному руководителю, кадровому специалисту После подготовки кадровым специалистом приказа система автоматически направит его сотруднику на подписание. Готовый пакет система отправит директору на подпись и затем сохранит подписанные документы в электронном архиве. Найти их в случае необходимости можно за секунду.

Кадровый ЭДО позволяет ускорить и упростить процесс обработки документов, что ведет к существенной экономии рабочего времени. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.

Пандемия так же внесла свой вклад — заставила многие компании изменить привычный режим переведя сотрудников на дистанционный режим. В таком случае, Кадровый ЭДО необходимый инструмент для решения кадровых вопросов.

Для решения данного вопроса можно разработать собственное решение или использовать готовое из доступных на рынке. Одним из таких оптимальных вариантов для автоматизации кадрового ЭДО является EnDocs Cloud.

Его преимуществами являются:

• Готовое решение. Отсутствие затрат на разработку и внедрение. Быстрый запуск.

• Поддержка КЭП позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге

• Интеграция с учетными системами. Решение уже содержит встроенную интеграцию с 1С

• Доступ к системе 24/7 с любых устройств.

Подробнее о решении «Кадровый ЭДО» смотрите на странице решения 

EnDocs Cloud

Управление документами и бизнес-процессами

Отправить