ЭДО

Как перейти на ЭДО с контрагентами: практическое руководство

ЭДО за последние несколько лет стал маст-хэвом для успешных компаний. Безбумажный документооборот экономит бюджет организации на расходники: бумагу, картриджи, канцелярию, делает взаимодействие с контрагентами быстрым и безопасным.
Как перейти на ЭДО с контрагентами: практическое руководство

К тому же, большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не всегда заинтересованы подстраиваться под чей-то бумажный документооборот.

Давайте сразу условимся: ЭДО это не про «отправляем документы электронной почтой, а копии храним в архиве несколько лет».

Я обмениваюсь с контрагентами документами по e-mail – разве это не электронный документооборот?

Электронный документооборот — система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги. 

В этой статье рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот. 

Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию.

Настоящий ЭДО дает гораздо больше возможностей бизнесу:

  • Полная автоматизация документооборота

  • Передача любых видов документов напрямую. Не нужно тратить время на поиск нужных документов

  • Сводиться к минимуму риск ошибки из-за человеческого фактора: опечатка, не та печать и так далее

  • Документы невозможно потерять или случайно испортить пролитым кофе. За сохранность отвечает облачный сервис.

  • Защита от претензий, в том числе и судебных. ЭДО фиксирует все «ходы и выходы»: любые действия с документами, отправку, доставку, корректировку и другое

  • Документы защищены от подделок квалифицированной ЭЦП

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Показатель

ЭДО

Бумага

Стоимость

Прием документов — бесплатно, стоимость отправки зависит от оператора, обычно 5 — 9 рублей.

Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4. Отправка документов по почте — 50-100 рублей. Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения).

Хранение

Хранение документов практически бесплатно.

Для бумажного архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения.

Сроки обработки и доставки

Сильно сокращается время на обработку и ввод документов в учетную систему.

Требуется вручную “вбивать” все документы или пользоваться дорогостоящим распознаванием.

Сроки доставки

Доставка документа происходит мгновенно

Срок зависит от пункта назначения. При этом документ еще должен попасть нужному сотруднику.

Теперь поговорим о том как правильно перейти на ЭДО с контрагентами:

Шаг 1: Строим схему документооборота

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

  • Определить список документов, которые подлежат переводу в электронный вид

  • Определить сколько сотрудников работает с документами

  • Зафиксировать процесс обработки документами и определить согласующих

  • Назначить ответственных за подписание и отправку документов

Шаг 2: Выбираем оператора ЭДО

Для выбора оператора ЭДО нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько критериев на которые стоит обратить внимание:

  • Какого оператора ЭДО использует большинство ваших контрагентов

  • Наличие роуминга. Он необходим, если часть ваших партнеров работают с другим сервисом

  • Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации

  • Стоимость

Шаг 3: Выбираем техническое решение

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый — с помощью сайта оператора ЭДО. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок достаточно простой:

  1. Сотрудник загружает файл на сайт оператора ЭДО;

  2. Документ проверяется ответственными;

  3. Руководитель подписывает документ ЭЦП;

  4. Документ отправляется контрагенту.

Для входящих документов процесс похожий — сотрудник периодически проверяет наличие новых документов, просит ответственных проверить эти документы, а руководителя их подписать, и затем вносит их в учетную систему.

Другой вариант — собственная СЭД. Компания покупает систему электронного документооборота, которая интегрируется с учетной системой и оператором ЭДО. СЭД позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. 

Шаг 4: Получаем электронную подпись

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно подписывать договоры, бухгалтерские документы по поступлениям и реализациям, подавать отчетность ФНС и другое. 

С использованием СЭД работа с документами выглядит очень просто:

  • Электронные документы от поставщиков автоматически загружаются в СЭД

  • Каждому документу СЭД автоматически формируется задание на обработку документа. Устанавливаются сроки и ответственные. Всегда есть информация о состоянии документа и ответственного

  • После завершения обработки документ подписывается электронной подписью прямо в СЭД

  • Подписанный документ автоматически отправляется контрагенту и в вашу учетную систему для формирования правок

Таким образом у СЭД значительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

  • Удаленный доступ нескольких пользователей к документам

  • Функции автоматической постановки и контроля задач

  • Распознавание бумажных документов. Так как на практике не все контрагенты готовы работать по ЭДО

  • Контроль сроков обработки документов и т.п.

Что осталось сделать, чтобы полностью перейти ЭДО?

Перед переходом на ЭДО нужно предупредить об этом партнеров и контрагентов, чтобы полноценно обмениваться документами. При этом необязательно, чтобы у вас и вашего контрагента был один и тот же оператор.

Переход на ЭДО с контрагентами — одно из лучших решений, которое сделает работу вашей компании эффективнее. Этот процесс таит много нюансов. Команда EnDocs более 10 лет занимается автоматизацией электронного документооборота. Среди наших клиентов: Яндекс, Royal Canin, СТС и другие. На бесплатной консультации мы рассказываем, как эффективно наладить ЭДО с контрагентами именно в вашем бизнесе. 

Оставить заявку

Реклама: ООО «Энсол софт», ИНН: 7723410700, erid: LjN8KYKcL

Начать дискуссию