Все проекты компании – долгосрочные и требуют детального бюджетного планирования. До 2019 года для этого использовался специальный облачный сервис Anaplan – там формировались бюджеты проектов, и туда же вручную подгружались фактические данные из системы управленческого учета на базе Navision.
Но такая инфраструктура не давала достаточной защищенности. Кроме того, бюджет центрального офиса собирали вручную в Excel – в таких условиях получить данные по первичным документам невозможно.
Используемые бюджетные формы приходилось обновлять раз в квартал – добавлять в них новые аналитики и менять состав статей. Это занимало почти 1,5 месяца ручной работы.
Возникла потребность автоматизировать консолидацию бюджетных данных на уровне центрального офиса компании. При этом хотелось сохранить используемую финансовую модель, добавив в нее возможность детализации до первичных документов.
Выбор инструмента
Приняли решение перевести все бюджетирование компании в отдельную базу 1С, чтобы консолидировать в одном месте все этапы работы с подразделениями и подрядчиками – от формирования бюджетных заявок до конечных финансовых форм.
После анализа существующих решений для бюджетирования на 1С был выбран продукт ФинОфис в составе модулей «Табула» и «Консолидатор» – это дало проекту особые преимущества:
- Удобный механизм формирования расчетных показателей: в бюджетных формах «Табулы» можно использовать математические алгоритмы, полностью идентичные формулам в Excel. При этом для одних ячеек «Табулы» можно задать расчетное значение по аналогии с Excel, а для других – заполнение на основе фактических показателей с возможностью расшифровки до документа регистратора.
- Динамические шаблоны: еще одна удобная возможность «Табулы». При добавлении в такой шаблон новой статьи расходов или дополнительной аналитики можно автоматически обновить все зависимые от шаблона бюджетные формы. С помощью специального мастера программа определит, к какой группе относится новая статья, и проставит формулы в выбранных таблицах по аналогии.
- Экспорт бюджетной модели «Табулы» в Excel с листами и формулами: экономисты при необходимости могут работать с моделью в привычной среде.
- Автоматический сбор плановых и фактических данных из различных источников: с помощью «Консолидатора» можно настроить правила сбора данных и хранение собираемых показателей в едином формате.
«Табула» — конструктор финансовых таблиц и формул в 1С
Модуль «Табула» обеспечивает простоту создания таблиц с формулами в 1С, ранее доступную лишь в MS Excel
Результаты внедрения
Изначально проект автоматизации бюджетирования в Tekta Group подразумевал только внедрение целевой модели для консолидации бюджетных данных на уровне центрального офиса компании.
Этот этап проекта стартовал в октябре 2019 года, его можно условно поделить на стадии:
- Техническое задание. В качестве ТЗ по проекту заказчик предоставил финансовую модель в виде Excel-файлов, связанных между собой формулами. Общее количество таких Excel-таблиц в модели – около 200. В их составе – таблицы для ввода плановых данных, таблицы расчета статей БДДС на основе статей БДР, таблицы расчета кредитов, итоговые формы (баланс, ОПиУ, Cash Flow) и прочие вспомогательные отчеты.
- Необходимые доработки. Для приведения структуры решения ФинОфис в соответствие с целевой моделью и синхронизации с системой фактических данных были добавлены дополнительные справочники и два дополнительных регистра с настройками.
- Настройка бюджетных форм. На основе предоставленного ТЗ за три месяца удалось настроить для заказчика в «Табуле» бюджетные формы, практически идентичные привычным Excel-табличкам.
- Настройка правил сбора фактических данных. Еще два месяца потребовалось, чтобы настроить и отладить сбор фактических данных. После этого бюджетирование по одному из проектов полностью переехало в ФинОфис.
- Масштабирование модели на остальные проекты компании. Пилотную модель скопировали для всех проектов заказчика (еще 12 проектов) и провели индивидуальную донастройку под каждый проект.
- Полный переход всей группы компаний на новую платформу бюджетирования. Благодаря общему дереву действий, объединяющему проекты в общую финансовую модель, бюджет центрального офиса теперь собирается автоматически, а за счет оперативного обращения к первичным документам анализ фактических показателей стал значительно эффективнее.
По итогам первого этапа стало очевидно, что ФинОфис способен на более детализированное планирование, поэтому компания запустила второй этап проекта, который подразумевал развитие и оптимизацию модели под новые требования бизнеса.
В результате второго этапа количество разрезов, в которых производится планирование, выросло: в планах появились аналитики по контрагентам, сотрудникам, единицам измерения, автотехнике и т. п. Количество бюджетных форм тоже увеличилось – их стало больше на 15%.
Для более удобной работы с изменениями и внесением данных в бюджетные формы были разработаны:
- Динамические шаблоны, позволяющие оперативно вносить изменения в модель и быстро составлять дополнительные варианты планов.
- Монитор расчета модели – дополнительный модуль, позволяющий в автоматическом режиме в текущем времени следить за изменениями в модели и при необходимости запускать ее частичный пересчет.
- АРМ для внешних субподрядчиков – подразделения и подрядчики теперь могут формировать бюджетные заявки непосредственно в программе через веб-интерфейс, для этого используется специализированное АРМ на базе модуля Табула в изолированном контуре.
Стадии второго этапа внедрения
Схема бюджетирования до проекта автоматизации
В прежней модели ключевые этапы бюджетирования требовали использования Excel – например, информация от подрядчиков и подразделений подгружалась в Anaplan вручную, а также в Excel вручную собирался бюджет центрального офиса из обрывочных данных по подразделениям и проектам. Это приводило к тому, что вероятность ошибок была высокой.
Кроме этого, в Anaplan и Excel отсутствовала возможность детализировать факт до первичных документов. Т. е. проверить достоверность данных оперативно было практически невозможно.
При этом регулярно требовалось обновлять бюджетную модель – это занимало много времени и требовало вовлечения почти всей финансовой службы.
Схема бюджетирования после перехода на ФинОфис
Переход на новую систему бюджетирования совпал с переходом из Navision в 1С:ERP. Это дало совокупный эффект, поскольку теперь все компоненты ИТ-системы – система оперативного учета 1С:ERP, основная система бюджетирования и база для бюджетов субподрядчиков – построены на 1С.
- Для подготовки бюджетов субподрядчиков используется отдельная база «Табулы» с веб-доступом – обеспечивается безопасная работа внешних пользователей в изолированном контуре.
- С помощью модуля «Консолидатор» плановые и фактические данные подгружаются в систему бюджетирования по расписанию – ручные действия при этом не требуются;
- Бюджет центрального офиса собирается в программе ФинОфис автоматически по данным бюджетов подразделений и проектов.
- Есть возможность расшифровки факта до первичных документов – для этого достаточно сделать два клика.
- Система обеспечивает простую настройку и гибкое изменение финансовой модели с автоматическим обновлением всех зависимых бюджетных форм.
В результате автоматизации временные трудозатраты на подготовку бюджетов в целом по компании уменьшились вдвое, при этом состав сотрудников в этом процессе сократился на 15% (было 20, а после внедрения стало 17 человек).
Показатели масштаба
Раньше для финансового планирования каждого проекта в Tekta Group использовалось около 200 бюджетных форм.
По итогам развития и детализации модели на втором этапе внедрения количество форм выросло на 15%.
Общее количество проектов, по которым ведется бюджетирование в Tekta Group, на текущий момент – 14.
Всего для расчета бюджетов по группе компаний используется 2 000 табул – это 60 млн. расчетных ячеек.
О продукте ФинОфис
ФинОфис – это решение на базе 1С, набор независимых модулей, каждый из которых решает отдельную задачу:
- «Табула» автоматизирует бюджетирование и умеет рассчитывать показатели по формулам Excel,
- «Казначей» помогает управлять платежами по заявкам и организовать централизованное казначейство в холдингах, где для обработки платежей используется несколько учетных баз,
- «Консолидатор» собирает данные из различных систем и может выступать как агрегатор фактических данных для бюджетирования, составления консолидированной отчетности и задач управленческого учета,
- а модуль «Процессы» управляет маршрутами бизнес-процессов согласования.
Модули ФинОфис можно использовать вместе или по отдельности – выбрать нужные модули и адаптировать с их помощью любые конфигурации 1С для решения задач бюджетирования, казначейства и консолидированной отчетности.
Или можно организовать из нужных модулей отдельную централизованную систему, куда стекаются данные из других баз.
В кейсе Tekta Group для автоматизации бюджетирования было выбрано именно такое централизованное решение из объединения модулей «Табула» и «Консолидатор».
ФинОфис - контроль и управление финансами
Избавьтесь от рутины в Excel и начните зарабатывать больше!
Начать дискуссию