Хорошо, если у вас есть цели, задачи и план развития, но на каждый из этих пунктов нужно правильно распределить денежные потоки. Бюджетирование помогает справиться с этой задачей и увидеть, куда компания будет тратить деньги в течение года.
Подробно расскажем, для чего нужно бюджетирование, и как внедрить эту систему, чтобы она работала эффективно.
Как выглядит планирование бюджета
Планирование бюджета выглядит как план действий на предстоящий отчетный период. Только выражают его в количественных и финансовых показателях. Чаще всего срок действия такого плана – один год.
В конце года компания подводит итоги, составляет планы на следующий год, отталкиваясь от предыдущих показателей.
При этом можно учесть, что у компании остались средства с предыдущего года – профицит, или образовался дефицит бюджета – тогда расходы придется пересматривать и урезать.
В крупных предприятиях планирование бюджета может включать сразу несколько производственно-финансовых планов: долгосрочных или краткосрочных, в зависимости от задач.
Какие задачи решает бюджетирование
В разных компаниях и проектах цели и задачи бюджетирования могут отличаться. Кто-то может рассматривать бюджетирование только с точки зрения финансирования, кто-то выделяет этот процесс как ключевой в развитии предприятия.
Чтобы добиться нужного результата необходимо сосредоточиться на важных для вашего бизнеса задачах.
Например:
разработать и достичь целей развития предприятия,
определить наиболее эффективный вариант развития;
определить размеры денежных ресурсов для развития предприятия с разбивкой по каждому структурному подразделению и направлению;
оптимально использовать ресурсы, измерять и оценивать результаты текущей деятельности структурных подразделений и предприятия в целом;
обеспечить финансовую стабильность предприятия;
устранить субъективность при принятии управленческих решений.
Подходы к внедрению бюджетирования
Внедрять бюджетирование можно двумя подходами.
Первый подход – руководство компании самостоятельно определяет цели на год и передает их сотрудникам, участвующим в процессе бюджетирования. Это могут быть финансисты, руководители отделов, менеджеры. Их задача – спланировать работу подразделений так, чтобы предприятие в целом вышло на заданные руководством показатели.
Второй подход – ответственные за бюджетирование сотрудники планируют показатели сами. Анализируют рынок, продажи, дают собственные прогнозы. Руководство получает уже готовые данные и может вносить свои поправки.
Главное, чтобы каждый из подходов преследовал основную цель – обеспечивал предсказуемость и управляемость работы предприятия.
Предприятиям и крупным проектам часто нужно не просто управлять бюджетом, нужна система бюджетирования: отлаженные регламенты взаимодействия между разными подразделениями и отделами, четко прописанные полномочия и зоны ответственности каждого подразделения в освоении бюджета.
Инструменты: где вести бюджет
Внедрять бюджетирование можно своими силами, а можно отдать этот процесс на аутсорс. Сторонние специалисты помогут разработать план внедрения, учесть структуру предприятия и подобрать ИТ-систему. Многое зависит от того, в какой программе планируется бюджет, и есть ли в компании собственный ИТ-отдел.
Например, вести планирование бюджета можно в MS Excel. К этой программе можно прибегать на начальных этапах: когда управленческий учет и планирование только внедряется в небольшой компании. MS Excel позволяет вводить формулы, строить взаимосвязи и прогнозы, формировать различные виды отчетов. Информацию в Excel можно импортировать и большинства сторонних программ, в нем легко вводить данные.
Но есть и минусы: сложно вносить изменения одновременно, всегда будет риск потери данных. Кроме того, в MS Excel нельзя разграничить права доступа, и вся информация будет доступна каждому, кто имеет доступ к документу.
Система бюджетирования ФинОфис предоставляет возможность гибко рассчитывать показатели по формулам, аналогичным Excel, добавляя к этому системность и возможность работы с общими справочниками. При этом данные ФинОфиса могут автоматически синхронизироваться с учетными базами 1С, чтобы оперативно предоставлять качественную информацию для принятия управленческих решений.
Большим компаниям нужны более продвинутые системы. Например, конфигурация «1С:ERP Управление предприятием» включает инструменты финансового планирования. В части бюджетирования пользователь может моделировать финансовые планы предприятия, контролировать расходы денежных средств и составлять планы закупок.
Во всех случаях внедрять бюджетирование нужно в несколько этапов:
Сформировать стратегический план, определить цель работы предприятия в долгосрочной перспективе.
Обеспечить четкую финансовую структуру – определить кто за что должен отвечать, и как учитывать.
Определить показатели и формы отчетности для всех задействованных структурных подразделений.
Разработать положение о бюджетировании и связать его с учетной политикой.
Автоматизировать процесс бюджетирования.
Бюджетирование с ФинОфис
Бесплатное тестирование 30 дней
Профит и проблемы на этапе внедрения
Внедрение бюджетирования может иметь свои проблемы и преимущества. И то, и другое компания осознаёт в процессе.
Преимущества:
налаживаем коммуникацию между структурными подразделениями и сплачиваем коллектив;
эффективно распределяем и используем финансовые ресурсы;
повышаем значимость управленческих решений;
своевременный анализ состояния предприятия: получаем правдивую информацию об объеме доходов и расходов с разбивкой по периодам и структурным подразделениям (сравнение плана и факта, учет опыта предыдущих периодов).
мотивация персонала: включаем в бюджет поощрения за достижение высоких результатов.
Проблемы:
нереалистичные цели: например, завышенный годовой KPI;
возможность конфликтных ситуаций: например, когда бюджет разрабатывается в отрыве от стратегии компании, не учитывает возможности подразделений;
отсутствие четких критериев и законодательной базы, что влечет разные понимания системы на уровне разработки и исполнения;
потребность в больших финансовых и профессиональных затратах.
Проблемы, как правило – временное явление, связаны с этапами разработки и внедрения. Зато плюсы носят постоянный характер и останутся с вами даже тогда, когда внедрение бюджетирования состоится.
Бюджетирование вместе с ФинОфис
Тестируйте продукт бесплатно 30 дней!
Бесплатное тестирование ФинОфис
Оставьте заявку
Начать дискуссию