Теперь при подписании электронных документов от лица компании сотрудник применяет электронную подпись физического лица, а значит должен как-то подтверждать свои полномочия. Если в бумажном документообороте для этих целей подходит бумажная доверенность, то в цифровой среде лицо подтверждает полномочия МЧД, которая представляет собой файл в формате xml.
Новая схема «цифрового» доверия на первый взгляд кажется понятной и удобной. Однако на деле у доверителей и представителей возникают определенные сложности, о которых и поговорим в данной статье.
Схема работы с МЧД
Основные этапы работы с МЧД выглядят так:
Руководитель компании (доверитель) создает МЧД, указывает в ней полномочия представителя и возможность передоверия.
Доверитель подписывает МЧД своей электронной подписью.
После подписания доверенность отправляется на регистрацию в распределенный реестр ФНС.
После регистрации в реестре ФНС доверитель передает представителю номер или файл с МЧД.
При подписании и отправке документов представитель прикладывает саму МЧД или ее номер для подтверждения своих полномочий.
Казалось бы, все просто. Однако важно сразу правильно организовать работу с МЧД, чтобы оптимизировать процессы, а не затормозить их.
Сложности перехода на МЧД
Когда компании внедряют МЧД в рабочие процессы, сразу возникает несколько важных вопросов:
Где создавать и подписывать МЧД?
Как отслеживать статус и срок действия доверенностей?
Как разгрузить руководителя, чтобы он только подписывал доверенности, но не создавал их?
Как быстро отменить МЧД, если сотрудник уволился или возникли другие обстоятельства?
Как проверить полномочия представителей при обработке входящей документации?
Какой формат МЧД использовать для той или иной электронной площадки?
Где хранить МЧД, чтобы они всегда были под рукой?
Как наладить работу с МЧД, если у компании есть филиалы?
И это далеко не полный перечень вопросов, которыми задаются компании при переходе на электронные доверенности. Но их можно решить — как именно, расскажем далее.
МЧД и информационные системы
Обмен электронными документами и МЧД осуществляется в информационной системе, будь то ЭДО или торговая площадка.
Любая система должна автоматически «считать» МЧД — проверить статус, полномочия представителя, соответствие данных представителя в МЧД и данных владельца электронной подписи.
Автоматическая проверка возможна не всегда, потому что:
Ряд полномочий приходится прописывать вручную, так как некоторых позиций еще нет в классификаторе полномочий для B2B сферы. Системы не могут считать такие полномочия, а значит их нужно будет проверять в ручном режиме.
У каждой системы свои требования к МЧД. Например, где-то необходимо прикладывать номер, а где-то файл доверенности. В некоторых системах нужно указывать только определенные полномочия. Если представитель взаимодействует с разными площадками, то, скорее всего, придется создавать доверенность для каждой.
Если с первым пунктом пока нельзя ничего сделать, то во втором случае можно столкнуться даже с финансовыми потерями. Пока компания разбирается в алгоритмах конкретной площадки, может сорваться выгодный контракт — например, на торгах.
Как начать работать с МЧД
В настоящий момент уже разработано немало сервисов, которые призваны упростить работу с МЧД. Основной функционал таких решений включает создание, подписание, регистрацию, импорт и экспорт электронных доверенностей.
Компания Айтиком также разработала сервис Айтиком.Доверенности и получила статус оператора МЧД (оператора узла распределенного реестра блокчейн ФНС). Мы не стали останавливаться только на базовых функциях, а продолжили совершенствовать сервис, чтобы пользователи могли оперативно закрывать все свои потребности. Хотелось бы отметить, что доработки не «утяжеляют» продукт, а делают его удобнее. Интерфейс сервиса остается простым и интуитивно понятным.
С Айтиком.Доверенности внедрить МЧД в процессы можно уже в день обращения — в том числе и интегрировать решение в информационную систему компании, чтобы работать с доверенностями в привычном интерфейсе.
Возможности Айтиком.Доверенности
В сервисе можно управлять полным жизненным циклом МЧД — от создания и подписания, до скачивания архива и структурированного хранения с доступом к доверенностям в режиме 24/7.
Что еще можно делать в сервисе:
формировать МЧД в разных форматах, в том числе и универсальном 003 с возможностью передоверия;
экономить время и загружать данные на представителей массово (пакетом);
быстро вносить данные в МЧД с функцией автозаполнения;
безошибочно создавать доверенности для разных площадок, так как в сервисе есть список информационных систем с описанием полномочий для каждой из них;
делегировать мультиадминистратору все процессы управления МЧД по группе компаний.
Оставить заявку на подключение к сервису можно по ссылке.
Компания Айтиком является аккредитованным Удостоверяющим центром и поставляет комплексные цифровые решения для бизнеса любого масштаба.
У нас можно заказать все виды электронных подписей, защищенные носители (токены), подключиться к системе ЭДО, сервису электронной отчетности, а также сервису по работе с электронными перевозочными документами Айтиком.Логистика.
Можно ли обойтись без МЧД?
В заключении хотелось бы добавить, что совсем скоро МЧД станут обязательными для всех без исключения — при условии, что компания участвует в электронном взаимодействии и имеет сотрудников, которые подписывают электронные документы от лица компании.
На данный момент сотрудники вправе работать без МЧД, если они все еще применяют электронную подпись представителя юридического лица. Действующими сертификатами таких подписей разрешено пользоваться до окончания срока их действия, но максимум до 31 августа 2024 года.
С 1 сентября 2024 года электронные подписи сотрудника полностью исчезнут как понятие, а подписывать документы от лица компании можно будет только электронной подписью физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью.
Айтиком.Доверенности – сервис вашего доверия
Поддержка форматов 002/003 с возможностью передоверия
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8Jvgfe
Начать дискуссию