В статье расскажем, почему важно проверять действительность МЧД и полномочия представителя, а также как это можно сделать проще всего.
Когда применяется МЧД
МЧД необходимы всем лицам, которые подписывают документы от имени компании электронной подписью физического лица. С помощью машиночитаемой доверенности сотрудник (представитель) подтверждает свои полномочия, для чего прикрепляет к подписанному документу номер доверенности или сам xml-файл.
Ранее для подписания документов компании использовались электронные подписи представителя юридического лица, которые включали в себя информацию об ИП или организации. В связи с законодательными изменениями с 1 сентября 2023 года подписи сотрудников больше не выпускаются.
Теперь сотрудники для подписания рабочих документов применяют личные электронные подписи физического лица, а значит без МЧД не обойтись.
Пришел документ с МЧД — на что стоит обратить внимание
Представим, что вы отправили контрагенту акт выполненных работ и он вернулся с подписью уполномоченного представителя и МЧД. Вы считаете, что качественно выполнили работы, а заказчик их принял и претензий не имеет.
Проходит какое-то время, а деньги за данные работы так и не поступают. Вы звоните заказчику и с удивлением узнаете, что он не будет оплачивать работы, потому что (по его мнению) они еще не выполнены в полном объеме. «А как же акт?» — спросите вы. «Какой еще акт?» — возмутится заказчик. Вот тут может выясниться, что компания не подписывала акт, а за действия неуполномоченного лица она отвечать не собирается.
Подобная ситуация может произойти, если на момент подписания электронного документа представителем:
закончился срок действия МЧД;
МЧД была отозвана доверителем;
в перечне полномочий не значилось подписание такого рода документов.
Срок действия, актуальный статус и полномочия представителя — важные параметры, на которые нужно обращать внимание при проверке МЧД.
Хотелось бы отметить, что участникам взаимодействия обязательно нужно проверять каждую МЧД. Когда на сотрудника оформлено несколько МЧД, то вполне возможно перепутать доверенность при подписании документа. Контрагент также может перепутать МЧД — прикрепить недействительную или вообще чужую. Тогда документ или сделка будут считаться недействительными.
Проверка МЧД лежит в зоне ответственности принимающей стороны.
Система ЭДО, по которой передаются документы, не отвечает за содержание данных документов и не следит за достоверностью передаваемой информации — как не отвечает почта или курьерские службы за содержимое конвертов и посылок.
Если документ будет подписан неуполномоченным лицом, то разбираться в последствиях будут только две стороны, без участия оператора ЭДО.
Айтиком.Доверенности — сервис вашего доверия
Решение для создания и управления машиночитаемыми доверенностями
Зачем проверять полномочия
Приведем в качестве примера некоторые последствия, которые могут наступить при подписании договоров неуполномоченным лицом:
самозанятый добросовестно оказал услуги на условиях постоплаты, но не получил деньги за свои старания;
компания заключила договор аренды, заплатила за три месяца вперед, перевезла объемное оборудование в арендуемое помещение, но арендодатель потребовал освободить помещение, так как (с его слов) не знал о договоре аренды и не получал никаких денег от арендатора;
организация выиграла торги, тендерный специалист подписал контракт (не имея права вообще подписывать контракты, либо контракты на определенные суммы), в итоге компанию включили в реестр недобросовестных поставщиков;
контрагент обнаружил, что договор подписан неуполномоченным сотрудником, поэтому оставил отрицательные отзывы на различных ресурсах с обвинением в мошеннических действиях.
Если говорить в общем, то любое «сотрудничество» с неуполномоченным лицом может привести к:
финансовым и временным потерям;
непоступлению своевременной оплаты по исполненным обязательствам;
длительным судебным разбирательствам;
потере деловой репутации;
уголовной ответственности.
Кроме того, недействительные и ничтожные договоры и «фиктивные» закрывающие документы, используемые в налоговом и бухгалтерском учете, могут вызвать вопросы со стороны контролирующих органов. В результате компания рискует получить штраф или принудительно приостановить свою деятельность.
Как быстро проверить МЧД
В сервисе Айтиком.Доверенности менее чем за минуту можно проверить любую МЧД — в том числе созданную в стороннем сервисе. Для этого нужно войти в личный кабинет, кликнуть по вкладке «Проверка доверенности» и в открывшемся окне (в соответствующем поле) ввести номер МЧД. Перед вами сразу высветится срок действия доверенности и актуальный статус. Это первый этап проверки, которому следует уделить внимание.
Также в сервисе при введении дополнительного реквизита (ИНН доверителя) доступно скачивание архива МЧД (файла в формате xml). Данный файл можно открыть через браузер Chrome или приложение Блокнот, чтобы ознакомиться со списком текстовых или машиночитаемых полномочий.
Проверяйте МЧД, чтобы минимизировать свои риски. Пользуйтесь только надежными цифровыми продуктами.
Сервис Айтиком.Доверенности является собственной разработкой компании Айтиком — оператора узла распределенного реестра блокчейн ФНС. Решение зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения и аттестовано по 152-ФЗ. Это значит, что работа в сервисе абсолютно безопасна для всех участников процесса.
Айтиком.Доверенности — сервис вашего доверия
Решение для создания и управления машиночитаемыми доверенностями
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8Jzcy6
Начать дискуссию