ITCOM
ЭДО

Оптимизация документооборота: как упростить и ускорить работу с документами в компании

Документооборот — важный процесс в любом бизнесе. Руководители и сотрудники работают с большим объемом документов: это занимает много времени, увеличивает затраты на хранение и обработку информации. Расскажем, как упростить и ускорить работу с документами с помощью электронного документооборота (ЭДО).
Оптимизация документооборота: как упростить и ускорить работу с документами в компании
Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Когда и кому нужно оптимизировать документооборот

Оптимизировать документооборот важно любой организации, особенно актуально для компаний, которые:

  • Работают с большим количеством документов. Ручная обработка бумажных носителей требует времени, физических затрат, не исключает задержек и ошибок.

  • Имеют сложные процессы документооборота. Утверждение и согласование бумажных документов будет, скорее всего, длительным и трудоемким процессом.

  • Работают с сотрудниками или филиалами удаленно. Бумажный документооборот в данном случае неэффективен: неизбежно будут потери документов, трата времени. 

  • Хотят повысить качество обслуживания. Быстрый доступ к данным покупателя, поставщика, предыдущих взаимодействиях с ними позволяет компаниям улучшить уровень сервиса.

  • Повысить безопасность при работе с документами. Ряд отраслей должны обеспечивать высокий уровень безопасности хранения и обработки документов.

Оптимизация документооборота полезна разным отделам организации:

  • Финансовый отдел ускорит обработку отчетных документов с контрагентами и других финансовых документов.

  • Отдел продаж сможет эффективнее управлять договорами.

  • Отдел закупок автоматизирует работу с госзакупками.

Документооборот без бумаги 

Ключевой способ оптимизировать документооборот — автоматизировать его. Это можно сделать с помощью системы ЭДО, которая позволяет создавать, хранить, передавать и обрабатывать документы в электронном виде.

Использование систем ЭДО позволяет упростить процесс обработки документов, сократить время на их передачу и обработку, а также снизить вероятность ошибок. 

Плюсы электронных документов:

  • не занимают место при хранении;

  • защищены от утери и хищения;

  • передача происходит в доли секунды;

  • если возникнут вопросы по работе с программами, поможет техподдержка;

  • не нужно покупать бумагу, конверты и расходники для принтера.

При использовании ЭДО документ заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает личность подписавшего и гарантирует неизменность файла поле подписания. 

Такой документ юридически эквивалентен своему бумажному аналогу. 

OLY DOC — современная, понятная и удобная система ЭДО

Сократите издержки и оптимизируйте бизнес-процессы, используя простой и удобный сервис электронного документооборота

Частые ошибки при оптимизации документооборота 

Процедура оптимизации зачастую не обходится без ошибок. Разберем, что может пойти не так:

  • Обмен документами включает ряд ненужных операций. Сотрудникам отделов трудно взаимодействовать друг с другом.

  • Часть работы осталась в традиционном бумажном виде. Сотрудникам приходится выполнять двойную работу. 

  • Нет понимания, кто может использовать ЭДО в работе. 

  • Поставщики, партнеры, клиенты не хотят или не могут перейти на ЭДО. Это увеличивает время выполнения задач, снижает эффективность работы. 

  • Работа переведена в электронный формат для вида. Сотрудники предпочитают пользоваться бумажными документами. 

Ошибки решаются с помощью грамотного внедрения удобной и понятной всем системы электронного документооборота, например, — такой, как OLY DOC от компании ITCOM. Работать в ней так же просто — как в обычной электронной почте. Вы можете подобрать оптимальный тариф под потребности вашей организации.

Оставить заявку

Как внедрить ЭДО в компании

Чтобы внедрить систему ЭДО, понадобится выполнить несколько шагов:

  1. Определить цели и задачи внедрения ЭДО. На этом этапе необходимо уточнить, какие бизнес-процессы будут автоматизированы с помощью системы электронного документооборота, какие документы будут переведены в электронный вид, какие задачи будут решаться с помощью внедрения системы.

  2. Выбрать систему ЭДО. Она должна включать все необходимые функции для работы с документами, включая создание, редактирование, подписание, отправку и хранение документов.

  3. Настроить систему. На этом этапе происходит настройка системы под нужды компании, создание шаблонов документов, настройка прав доступа пользователей и т.д.

  4. Обучить сотрудников. После того как систему настроили, нужно провести обучение сотрудников работе с ней, разъяснить им порядок создания, редактирования и подписания документов.

  5. Уведомить контрагентов. Для этого отправьте приглашения для начала обмена в сервисе ЭДО.

  6. Установить роуминговое соединение для клиентов, партнеров, поставщиков, подключенных к другим операторам.

OLY DOC — простая и удобная система для приема и отправки электронных документов, разработанная компанией ITCOM. Преимущества системы:

  • удобный и интуитивно понятный интерфейс; 

  • быстрая интеграция с 1С; 

  • возможность использования шаблонов для создания документов;

  • гибкие тарифы;

  • мгновенное получение и отправка документа; 

  • экономия на расходниках для печати и почтовых отправлениях;

  • безопасное хранение; 

  • бесплатная круглосуточная техническая поддержка.

Сомневаетесь в выборе? Получите один месяц безлимитного доступа к сервису ЭДО. Воспользуйтесь бесплатным полнофункциональным тестовым периодом, чтобы оценить все преимущества и возможности OLY DOC.

OLY DOC — современная, понятная и удобная система ЭДО

Сократите издержки и оптимизируйте бизнес-процессы, используя простой и удобный сервис электронного документооборота

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8KARb5

Начать дискуссию