С 2023 года сотрудники, участвующие в электронном документообороте и действующие от лица компании в информационных системах, для подтверждения своих полномочий должны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД). Для создания и управления МЧД был разработан сервис Айтиком.Доверенности, которым уже пользуется большое количество юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Опыт подключения к сервису компаний разного масштаба и обратная связь от заказчиков позволили нам усовершенствовать решение с учетом реальных потребностей бизнеса. В результате сервис Айтиком.Доверенности дополнился возможностями, о которых поговорим далее.
Создание МЧД менее чем за минуту
Функция автозаполнения позволяет максимально автоматизировать процесс создания МЧД. Доверитель и представитель выбираются из выпадающего списка, а в ручном режиме единожды вводится и навсегда запоминается только дата рождения сотрудника (лица, которому передаются полномочия).
Сведения о доверителе и представителях попадают в систему очень просто:
Руководитель компании первым осуществляет вход в сервис по квалифицированной электронной подписи (КЭП). Регистрация пользователя происходит автоматически. Если данные в КЭП при проверке совпадают со сведениями из Единого государственного реестра юридических лиц или ИП, то пользователю присваивается статус «Доверитель» и предоставляются полные права.
Доверитель (или назначенный администратор) добавляет в сервис сотрудников — с помощью пакетной загрузки или по ссылке-приглашению, которую можно сгенерировать в системе. В дальнейшем при создании МЧД сведения о сотрудниках не придется добавлять вручную.
Руководитель может выступать доверителем в разных компаниях — например, если одновременно является единоличным исполнительным органом юридического лица и владельцем собственного бизнеса (ИП). Тогда при создании МЧД компания-доверитель выбирается из списка доступных у этого пользователя.
Список доверителей облегчает процесс управления МЧД для группы компаний и холдингов.
Передача прав на работу с МЧД ответственному сотруднику
Доверитель может назначить ответственного сотрудника администратором в сервисе и передать ему большую часть задач по работе с МЧД.
Администратор может:
отслеживать срок действия МЧД;
клонировать доверенности (продлевать за один клик);
добавлять в сервис пользователей;
импортировать и экспортировать МЧД;
формировать заявления на отмену МЧД;
создавать и проверять МЧД перед отправкой на подписание;
проверять входящие и исходящие доверенности;
перемещать МЧД в архив;
управлять всеми МЧД группы компаний из одного личного кабинета.
Допускается добавление нескольких администраторов, если в компании много сотрудников, а также есть филиалы и обособленные подразделения.
Ролевая модель гибко настраивается под задачи компании. Так, в схему работы с МЧД можно добавить юриста, чтобы он проверял сформированные доверенности перед отправкой на подписание директору.
Подключайтесь к Айтиком.Доверенности, чтобы ускорить процесс создания и управления МЧД
Подключим к веб-версии сервиса в день обращения. Интегрируем решение с информационной системой вашей компании
Подписание множества МЧД за один раз
МЧД подписывает электронной подписью первое лицо компании, действующее без доверенности — директор организации или индивидуальный предприниматель. Подписывать каждую МЧД отдельно при их большом количестве не всегда удобно, к тому же руководителю в силу занятости может не хватать на это времени. Заверить все МЧД разом позволяет функция множественного подписания.
Доверитель заходит в личный кабинет сервиса и видит все МЧД, требующие подписания, в разделе «На подпись». При выборе множественного подписания можно сразу заверить все МЧД.
Быстрый выбор правильных полномочий
Навигатор полномочий — уникальная функция, которая позволяет передавать представителю правильные полномочия для работы на той или иной площадке. Достаточно ввести в реестре площадок название ресурса, чтобы просмотреть необходимые полномочия:
Также можно быстро выбрать полномочие из группы полномочий для работы с кредитными, страховыми, трудовыми договорами, бухгалтерскими документами, договорами купли-продажи и др.
Проверка доверенностей в личном кабинете сервиса
При обработке входящей и исходящей документации важно проверять каждую МЧД, так как доверенность может оказаться недействительной, а представитель не иметь достаточных полномочий для подписания акта, договора или другого документа. Детализированная проверка любой МЧД, прошедшей регистрацию в распределенном реестре ФНС, доступна в личном кабинете сервиса Айтиком.Доверенности.
Для просмотра статуса и срока действия МЧД, а также полномочий представителя, нужно указать номер доверенности и ИНН компании. Результат появится моментально.
В разделе проверки доверенностей также можно скачать архив МЧД — для этого нужно дополнительно ввести ИНН представителя.
Подключайтесь к Айтиком.Доверенности, чтобы ускорить процесс создания и управления МЧД
Подключим к веб-версии сервиса в день обращения. Интегрируем решение с информационной системой вашей компании
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8KWFvE
Начать дискуссию