Электронная подпись сотрудника организации в 2024 году: какую выбрать, как выпустить, когда нужно оформлять МЧД

Какую электронную подпись называют подписью сотрудника

Электронной подписью сотрудника традиционно называют квалифицированную электронную подпись (КЭП) представителя юридического лица. В сертификате КЭП содержатся данные компании и сотрудника, а значит при применении такой подписи можно точно определить, от лица какой организации действует подписант.

После ряда поправок, внесенных в закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», с 1 сентября 2023 года прекращен выпуск КЭП сотрудника. Принцип работы представителей компаний в электронной среде полностью изменился. Теперь сотрудники должны в рабочих целях:

• использовать электронную подпись физического лица;

• при применении КЭП физлица подтверждать свои полномочия машиночитаемой доверенностью (МЧД).

С 1 сентября 2024 года КЭП сотрудника перестанут существовать, а под понятием «электронная подпись сотрудника» будет подразумеваться КЭП физического лица с применением МЧД.

КЭП или НЭП? Какую подпись выбрать 

Квалифицированная электронная подпись физического лица, как полный аналог собственноручной подписи, чаще всего используется сотрудниками для решения рабочих задач. С такой подписью можно представлять компанию в различных информационных системах, сдавать отчетность в Социальный фонд России и ФНС, отчитываться в Росстат и многое другое.

Важные факты о КЭП физлица:

• квалифицированная подпись имеет максимальную степень защищенности — при ее создании используются криптографические средства, сертифицированные ФСБ;

• сотрудники могут использовать КЭП физлица не только в работе, но и для личных целей — например, получения государственных услуг;

• работодатель выпускает подпись сотруднику за счет своих средств, однако если у сотрудника есть собственная электронная подпись, то ее также можно применять для работы (ст. 22.2 ТК);

• для ряда систем может потребоваться выпуск отдельных КЭП — например, для электронных закупочных процедур на некоторых коммерческих площадках;

• при использовании КЭП физлица представитель обязательно подтверждает свои полномочия машиночитаемой доверенностью — указывает ее номер или прикрепляет файл с МЧД.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) используется реже из-за ряда ограничений. Так, с НЭП сотрудника нельзя:

• обмениваться юридически-значимыми документами в рамках внешнего ЭДО без соглашения между сторонами о признании юридической силы такой подписи;

• взаимодействовать с СФР, ФНС и другими ведомствами и контролирующими органами;

• работать в некоторых системах — например, Честном знаке;

• участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;

• подписывать акты, счет-фактуры и еще ряд документов.

НЭП подходит для кадрового ЭДО, внутреннего документооборота, внешнего ЭДО при наличии соглашения между сторонами об использовании для подписания документов НЭП. 

При выборе подписи для сотрудников важно понимать, какой тип задач будет решать тот или иной представитель. Для внутреннего документооборота может подойти НЭП, в то время как бухгалтеру для сдачи отчетности необходима КЭП.

Как выпустить электронную подпись для сотрудника

Сотруднику для выпуска КЭП физического лица нужно обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр. Для связи со специалистом достаточно оставить заявку на официальном сайте. Перевыпустить подпись за несколько минут можно самостоятельно в онлайн-сервисе Айтиком.

Получить дистанционно подпись физического лица в УЦ Айтиком можно при наличии:

• КЭП физлица, срок действия которой еще не закончился;

• биометрического загранпаспорта.

В остальных случаях сотруднику необходимо посетить офис УЦ или представительство Айтиком лично. Для выпуска подписи понадобится паспорт, номера СНИЛС и ИНН. 

Корпоративный удостоверяющий центр для выпуска подписей сотрудникам организации

Если в компании большой штат сотрудников, то оформить необходимое количество НЭП или КЭП физлица можно через сервис Корпоративный Удостоверяющий центр. Сервис позволяет организовать полностью управляемый выпуск подписей для сотрудников. 

Решение позволяет:

• экономить время сотрудников и средства компании на выпуске электронных подписей;

• управлять выпущенными сертификатами — отслеживать срок действия, продлевать действующие электронные подписи.

Где взять машиночитаемую доверенность

Машиночитаемая доверенность оформляется в специальном сервисе — таком, как Айтиком.Доверенности. В сервисе можно сформировать МЧД для СФР, ФТС, ФНС, Центробанка, Росстата и других систем. 

В отдельных случаях машиночитаемая доверенность создается в той системе, где сотрудник будет представлять компанию. Например, это правило распространяется на ЕИС (единую информационную систему закупок).

Переход на МЧД кажется сложным только на первый взгляд. На деле операторы МЧД создают условия и инструменты для удобной работы с доверенностями. Компания Айтиком, оператор МЧД (узла распределенного реестра блокчейн ФНС), предлагает клиентам:

• Оформить одну, две или несколько МЧД без подключения к сервису. Каждая третья МЧД выдается бесплатно.

• Подключиться к годовому безлимитному тарифу сервиса Айтиком.Доверенности, чтобы создавать и проверять любое количество доверенностей.

• Интегрировать сервис с информационной системой компании. В этом случае функционал сервиса переносится в информационную среду компании-заказчика.

Коротко о главном

1. Квалифицированная электронная подпись представителя компании — или подпись сотрудника, как ее обычно называют — перестанет действовать с 1 сентября 2024 года. С этой даты сотрудники должны использовать в рабочих целях электронную подпись физического лица и МЧД.

2. Чтобы не нарушить рабочие процессы, необходимо заранее перевести персонал на КЭП физического лица. Для отдельных задач подойдут НЭП сотрудника — например, для внутреннего ЭДО.

3. КЭП физлица и НЭП сотрудника можно выпустить в Удостоверяющем центре Айтиком. Выпуск занимает в среднем 20–30 минут. Квалифицированную электронную подпись можно получить дистанционно по действующей КЭП или биометрическому загранпаспорту, НЭП — при наличии подтвержденной учетной записи на Госуслугах.

4. Крупные компании могут организовать систематический выпуск КЭП и НЭП для сотрудников в стенах своей организации при подключении к сервису Корпоративный Удостоверяющий центр.

5. Машиночитаемые доверенности формируются в специальных сервисах, в отдельных случаях — в личном кабинете конкретного ресурса, такого как ЕИС.

6. В Айтиком можно безошибочно сформировать одну или несколько МЧД, либо подключиться к безлимитному годовому тарифу сервиса Айтиком.Доверенности. Начать работу в сервисе можно уже в день обращения.

Остались вопросы? Оставьте заявку, и мы вам перезвоним

Оставить заявку

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8K2xWW