Сразу о главном: обязательно ли переходить на ЭПД?
На момент написания статьи закона, который обязывал бы использовать электронные перевозочные документы, нет. Исключение составляют участники оборота алкогольной продукции — для них ЭПД станут обязательными в 2026 году. Однако в разработанной Минтрансом стратегии цифровизация документооборота названа одним из приоритетных векторов развития, поэтому ожидать изменений стоит в обозримом будущем.
Начать процесс перехода на ЭПД можно в любой момент. Это поможет бизнесу:
автоматизировать рутинные операции при выпуске транспортных средств;
ускорить и упростить обмен документами между участниками перевозок;
систематизировать хранение перевозочных документов;
снизить расходы на ведение документооборота.
Однако стоит учитывать, что переход компании на электронные перевозочные документы требует изменения привычных бизнес-процессов. Поэтому лучше внедрить ЭПД заранее, чтобы оставить себе время для корректировок и адаптации.
Как перейти на ЭПД в 2024 году
Процесс перехода можно разделить на 4 этапа:
1. Выбор оператора ИС ЭПД и заключение договора с ним.
В России уже работает единая информационная система для обмена и хранения перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Компании должны передавать все ЭПД на регистрацию в государственную систему, но сделать это можно только через аккредитованных Минтрансом операторов.
Каждый оператор разрабатывает собственную систему для работы с ЭПД, в которой кроме оформления документов могут быть реализованы дополнительные возможности. Так, в сервисе Айтиком.Логистика пользователям доступны:
Автоматическое заполнение данных. Данная функция сокращает время работы с документами в несколько раз.
Постановка задач ответственным сотрудникам. При формировании документов задачи на заполнение титулов автоматически отправляются механику, медработнику и другим сотрудникам.
Мобильная версия для водителей. ЭПД не нужно дублировать на бумаге, а электронный документ нельзя испортить или потерять.
От возможностей системы зависит то, насколько удобно вам будет работать с документами.
2. Выпуск электронных подписей для руководителя компании и сотрудников, работающих с ЭПД.
Для работы с электронными перевозочными документами используются неквалифицированные электронные подписи (НЭП) Госключ и квалифицированные электронные подписи (КЭП). Каждый вид электронной подписи имеет свои особенности:
НЭП Госключ сотрудник может создать сам при наличии аккаунта на Госуслугах и смартфона с приложением «Госключ», либо заказать в Удостоверяющем центре. С помощью НЭП Госключ можно подписывать некоторые разделы перевозочных документов — например, титул с показаниями одометра.
КЭП физического лица сотрудник может получить только в аккредитованном Удостоверяющем центре после сверки личности. Преимущество квалифицированной электронной подписи перед другими видами ЭП состоит в том, что она имеет такую же юридическую силу, что и обычная подпись. С помощью КЭП можно заверить любой титул ЭПД.
Квалифицированную электронную подпись руководителя можно получить только в подразделениях ФНС или в аккредитованных Удостоверяющих центрах, где присутствует доверенное лицо ФНС, при личном посещении. КЭП позволяет заверять электронные документы, а также используется для подписания электронных доверенностей.
3. Оформление машиночитаемых доверенностей (МЧД) для сотрудников компании.
При подписании перевозочных документов сотрудникам нужно подтверждать полномочия с помощью электронных доверенностей. МЧД представляют собой файлы определенного формата, включающие информацию о:
доверителе (выдавшей компании);
представителе (сотруднике);
полномочиях, которыми доверитель наделяет представителя.
При подписании документов КЭП физического лица информационные системы автоматически проверяют наличие МЧД, а при реализации соответствующего функционала сверяют данные доверенности:
срок действия;
статус;
список полномочий.
Выпускать МЧД можно, например, на сайте ФНС, но специальные сервисы содержат дополнительный функционал. Так, сервис Айтиком.Доверенности позволяет:
хранить и отслеживать выпущенные МЧД;
массово подписывать доверенности;
подбирать правильные полномочия для каждой площадки.
Сервис для создания МЧД можно использовать отдельно или интегрировать с информационной системой компании.
4. Обучение по работе с ЭПД.
Чтобы использовать все возможности информационной системы ЭПД и работать с электронными перевозочными документами без ошибок, рекомендуем пройти специальное обучение.
Для плавного и грамотного перехода на ЭПД пройдите курс «Электронные перевозочные документы» от Учебного центра Айтиком. Программа курса подготовлена экспертами отрасли совместно с разработчиками сервиса Айтиком.Логистика. После обучения у вас будут необходимые знания и практические навыки для работы с электронными перевозочными документами, а также удостоверение о повышении квалификации установленного образца.
Узнать больше о курсе и оставить заявку на обучение вы можете здесь.
Как упростить переход на ЭПД с Айтиком
Компания Айтиком — аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД и разработчик программных решений для бизнеса. С помощью наших сервисов вы сможете перевести рабочие процессы в цифровую среду без лишних сложностей. Наши сотрудники помогут вам:
собрать данные для настройки сервисов под ваши бизнес-процессы и подключиться к Айтиком.Логистика;
выпустить электронные подписи в Удостоверяющем центре Айтиком или с помощью сервиса Корпоративный Удостоверяющий центр;
оформить МЧД разово или подключиться к сервису Айтиком.Доверенности.
Хотите оценить возможности Айтиком.Логистика?
Оставьте заявку на подключение до 31 августа 2024 года и получите бесплатный доступ к полнофункциональной версии сервиса на 4 месяца
При переходе на платную версию сервиса в первый месяц предоставляем скидку 20% на любой годовой тариф
Для связи со специалистами по ЭПД компании Айтиком оставьте заявку
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8K7gEw
Начать дискуссию