Что такое электронный документооборот и почему он так необходим современному бизнесу

Электронный документооборот позволяет обмениваться, обрабатывать и хранить документы без бумажных носителей. По сути, он предполагает отказ от бумажных документов в пользу электронных. Переход на ЭДО способен ускорить все процессы, связанные с документацией. Система обеспечивает моментальную передачу данных не только внутри компании, но и при взаимодействии с другими организациями и ведомствами.

Ключевой принцип ЭДО — конфиденциальность при передаче документов. Как это возможно? Благодаря тому, что содержимое документа при передаче через систему ЭДО надежно шифруется, даже при попадании файла к третьим лицам изучить его содержимое не удастся без расшифровки. 

Преимущества электронного документооборота

Среди плюсов ЭДО:

• Ускорение бизнес-процессов. Моментальная передача документов, высокая скорость подписания позволяют существенно сократить время на выполнение текущих задач. Работа с документацией оптимизируется как внутри компании, так и при взаимодействии с другими организациями и ведомствами.

• Высокий уровень безопасности. Аутентификация и шифрование надежно защищают информацию от несанкционированного доступа, а электронная подпись гарантирует, что в документ после подписания не вносились изменения.

• Структурированное хранение документов. Система используется как хранилище, благодаря чему электронный документ (в отличие от бумажного) не затеряется в архиве.

• Экономичность. Внедрение ЭДО — это не только удобно, но и выгодно. Электронный документооборот существенно сокращает издержки: нет необходимости тратиться на бумагу, канцелярские принадлежности, доставку документации и т.д.

• Экологичность. Не самое очевидное, но невероятно важное преимущество ЭДО — снижение объемов использования бумаги, для производства которой используется древесина. Исключив (или существенно сократив) количество бумажных документов, можно внести заметный вклад в сохранение лесов.

• Минимизация «человеческого фактора». Утеря документов или их порча — ситуации, к которым всегда нужно быть готовым при работе с бумажными носителями. При электронном документообороте потерять или испортить документ практически невозможно. 

Еще один важный плюс ЭДО — гибкость таких систем. Рост компании и сопутствующие изменения, а также появление новых задач часто требуют преобразования системы. Перенастройка ЭДО, как правило, не вызывает сложностей: системы без труда адаптируются под задачи пользователей и расширяются при увеличении потребностей.

Положительные изменения при переходе на ЭДО отмечают практически все компании: эффективность работы с документацией существенно повышается, при этом сам процесс заметно упрощается. В конечном итоге это позитивно сказывается на всей деятельности организации.

А если ли у данного решения недостатки? Пока еще не все компании перешли на ЭДО, поэтому могут встречаться организации, продолжающие использование бумажной документации. В этом случае даже после внедрения системы ЭДО придется работать с бумажными носителями при взаимодействии с такими компаниями.

Для того, чтобы оптимизация документооборота была по-настоящему эффективной, необходимо определиться с тем, какие виды ЭДО нужны конкретной компании. Чаще всего ЭДО подразделяют на внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО, как понятно из названия, применяется для работы с внутренней документацией, то есть партнеры и клиенты в этом процессе не участвуют. С его помощью повышается эффективность обмена документами между сотрудниками в рамках одного отдела, а также между различными отделами и филиалами. 

Для обмена документами с клиентами, партнерами и ведомствами потребуется внешняя система.

Помимо внутреннего и внешнего ЭДО можно воспользоваться отраслевыми решениями, которые разработаны с учетом специфики конкретной сферы:

• Кадровый ЭДО. Используется для работы с документацией в сфере трудовых отношений. Внедрение кадрового документооборота позволяет моментально обмениваться кадровыми документами и в целом оптимизирует такие процедуры, как прием на работу и увольнение сотрудников, оформление отпуска и т.д.

• Международный ЭДО. Этот вид электронного документооборота востребован компаниями, работающими с зарубежными партнерами. Он позволяет без проблем обмениваться документами вне зависимости от местонахождения сторон. Обязательным условием является соответствие системы ЭДО международным стандартам защиты данных.

• Транспортный ЭДО. Обмен транспортной документацией (например, путевыми листами) — неотъемлемая часть работы логистических и транспортных компаний. Транспортный ЭДО оптимизирует этот процесс и обеспечивает прозрачность работы.

• Для маркетплейсов. Большинство маркетплейсов не использует бумажную документацию — все делопроизводство ведется онлайн. Этот вид ЭДО разработан специально для обмена документами между поставщиками и маркетплейсами, поэтому в нем учтены все особенности взаимодействия именно с торговыми онлайн-платформами. В системе ЭДО для маркетплейсов можно найти не только шаблоны нужной документации, но и другие полезные функции.

• Для электронных торгов. Подойдет организациям, ИП и физлицам, которые участвуют в торгах. Как и в случае с другим отраслевыми решениями, пользователи имеют возможность получать документы в электронном виде, обмениваться файлами и т.д. 

Для начала нужно обратиться к оператору ЭДО — компании, предоставляющей услуги обмена электронными документами. Сам процесс внедрения ЭДО состоит из нескольких шагов:

1. Выбор вида ЭДО. В зависимости от имеющихся задач и сферы бизнеса можно выбрать как одно решение, так и совместить несколько систем.

2. Получение электронной подписи. Выпуск ЭП в Удостоверяющем центре ITСОМ займет не более получаса. Тем, у кого есть действующая электронная подпись или биометрический загранпаспорт, доступен дистанционный выпуск подписи.

3. Формирование машиночитаемой доверенности. Для того чтобы сотрудник имел право подписывать документы от лица компании, ему потребуется МЧД — машиночитаемая доверенность. С созданием и управлением доверенностей поможет сервис Айтиком.Доверенности.

4. Подключение к ЭДО. Сотрудники ITСОМ выполнят настройку системы ЭДО и проведут обучение персонала. 

Обратите внимание: для подписания электронных документов чаще всего используется квалифицированная электронная подпись (КЭП). По своей юридической силе КЭП абсолютно аналогична подписи собственноручной. При этом электронная подпись пригодится не только для работы с ЭДО, но и для получения множества государственных услуг.

Айтиком.Логистика помогает наладить эффективный электронный документооборот компаниям из транспортной и логистической сферы. Внедрение сервиса электронных перевозочных документов (ЭПД) — доступный способ оптимизации бизнес-процессов, который позволяет сделать работу компании более комфортной и при этом сократить расходы. 

Среди преимуществ Айтиком.Логистика:

• Удобный интерфейс. Использование сервиса не вызывает сложностей — понятный интерфейс делает работу максимально комфортной.

• Гибкие тарифы. Отправляйте столько документов, сколько нужно вам,  не переплачивая за ненужный объем.

• Техническая и консультационная поддержка. Специалисты подключат к веб-версии сервиса или интегрируют решение с информационной системой компании, внедрят нужные сценарии работы с ЭПД, обучат пользователей.

Возможности Айтиком.Логистика 

• Поддержка всех форматов ЭПД. В сервисе можно работать с электронными путевыми листами, транспортными накладными, сопроводительными ведомостями и другими перевозочными документами

• Реализация разных сценариев работы с ЭПД. Сервис поддерживает любые сценарии оформления перевозочных документов, в том числе прохождение предрейсовых (предсменных) медосмотров с использованием телемедицины, привлечением медицинских работников сторонних лицензированных медицинских организаций и пр.

• Параллельное и последовательное подписание ЭПД. Некоторые разделы перевозочного документа ответственные лица могут заполнять и подписывать одновременно — например, титулы о прохождении медосмотра и контроля технического состояния транспортных средств.

• API-интеграция. Решение можно интегрировать с 1С или любой информационной системой в срок от 7 дней.

Пользователи Айтиком.Логистика работают в личном кабинете. Можно зарегистрировать ЛК для юридического лица, ИП или физического лица, а также добавить сотрудников с разграничением их прав.

Для подключения к системе ЭДО, выпуска электронной подписи или получения консультации оставьте заявку на сайте. 

Чтобы получить консультацию и подключить наш сервис, оставьте заявку

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8K7Tv5