Главное об ЭДО
Электронный документооборот позволяет обмениваться, обрабатывать и хранить документы без бумажных носителей. По сути, он предполагает отказ от бумажных документов в пользу электронных. Переход на ЭДО способен ускорить все процессы, связанные с документацией. Система обеспечивает моментальную передачу данных не только внутри компании, но и при взаимодействии с другими организациями и ведомствами.
Ключевой принцип ЭДО — конфиденциальность при передаче документов. Как это возможно? Благодаря тому, что содержимое документа при передаче через систему ЭДО надежно шифруется, даже при попадании файла к третьим лицам изучить его содержимое не удастся без расшифровки.
Формирование документа происходит в специальной программе, а для подписания и придания ему юридической силы используется электронная подпись. Такие документы невозможно каким-либо образом изменить.
Преимущества электронного документооборота
Среди плюсов ЭДО:
Ускорение бизнес-процессов. Моментальная передача документов, высокая скорость подписания позволяют существенно сократить время на выполнение текущих задач. Работа с документацией оптимизируется как внутри компании, так и при взаимодействии с другими организациями и ведомствами.
Высокий уровень безопасности. Аутентификация и шифрование надежно защищают информацию от несанкционированного доступа, а электронная подпись гарантирует, что в документ после подписания не вносились изменения.
Структурированное хранение документов. Система используется как хранилище, благодаря чему электронный документ (в отличие от бумажного) не затеряется в архиве.
Экономичность. Внедрение ЭДО — это не только удобно, но и выгодно. Электронный документооборот существенно сокращает издержки: нет необходимости тратиться на бумагу, канцелярские принадлежности, доставку документации и т.д.
Экологичность. Не самое очевидное, но невероятно важное преимущество ЭДО — снижение объемов использования бумаги, для производства которой используется древесина. Исключив (или существенно сократив) количество бумажных документов, можно внести заметный вклад в сохранение лесов.
Минимизация «человеческого фактора». Утеря документов или их порча — ситуации, к которым всегда нужно быть готовым при работе с бумажными носителями. При электронном документообороте потерять или испортить документ практически невозможно.
Еще один важный плюс ЭДО — гибкость таких систем. Рост компании и сопутствующие изменения, а также появление новых задач часто требуют преобразования системы. Перенастройка ЭДО, как правило, не вызывает сложностей: системы без труда адаптируются под задачи пользователей и расширяются при увеличении потребностей.
Положительные изменения при переходе на ЭДО отмечают практически все компании: эффективность работы с документацией существенно повышается, при этом сам процесс заметно упрощается. В конечном итоге это позитивно сказывается на всей деятельности организации.
А если ли у данного решения недостатки? Пока еще не все компании перешли на ЭДО, поэтому могут встречаться организации, продолжающие использование бумажной документации. В этом случае даже после внедрения системы ЭДО придется работать с бумажными носителями при взаимодействии с такими компаниями.
Виды ЭДО: какая система подойдет вашему бизнесу
Для того, чтобы оптимизация документооборота была по-настоящему эффективной, необходимо определиться с тем, какие виды ЭДО нужны конкретной компании. Чаще всего ЭДО подразделяют на внутренний и внешний.
Внутренний ЭДО, как понятно из названия, применяется для работы с внутренней документацией, то есть партнеры и клиенты в этом процессе не участвуют. С его помощью повышается эффективность обмена документами между сотрудниками в рамках одного отдела, а также между различными отделами и филиалами.
Для обмена документами с клиентами, партнерами и ведомствами потребуется внешняя система.
Помимо внутреннего и внешнего ЭДО можно воспользоваться отраслевыми решениями, которые разработаны с учетом специфики конкретной сферы:
Кадровый ЭДО. Используется для работы с документацией в сфере трудовых отношений. Внедрение кадрового документооборота позволяет моментально обмениваться кадровыми документами и в целом оптимизирует такие процедуры, как прием на работу и увольнение сотрудников, оформление отпуска и т.д.
Международный ЭДО. Этот вид электронного документооборота востребован компаниями, работающими с зарубежными партнерами. Он позволяет без проблем обмениваться документами вне зависимости от местонахождения сторон. Обязательным условием является соответствие системы ЭДО международным стандартам защиты данных.
Транспортный ЭДО. Обмен транспортной документацией (например, путевыми листами) — неотъемлемая часть работы логистических и транспортных компаний. Транспортный ЭДО оптимизирует этот процесс и обеспечивает прозрачность работы.
Для маркетплейсов. Большинство маркетплейсов не использует бумажную документацию — все делопроизводство ведется онлайн. Этот вид ЭДО разработан специально для обмена документами между поставщиками и маркетплейсами, поэтому в нем учтены все особенности взаимодействия именно с торговыми онлайн-платформами. В системе ЭДО для маркетплейсов можно найти не только шаблоны нужной документации, но и другие полезные функции.
Для электронных торгов. Подойдет организациям, ИП и физлицам, которые участвуют в торгах. Как и в случае с другим отраслевыми решениями, пользователи имеют возможность получать документы в электронном виде, обмениваться файлами и т.д.
Беспокоиться о том, будут ли такие документы обладать юридической силой, не стоит: по своим характеристикам они равнозначны бумажным. Сейчас электронные документы можно подавать и в налоговую, и в судебные органы.
Переходим на ЭДО: как внедрить систему для бизнеса
Для начала нужно обратиться к оператору ЭДО — компании, предоставляющей услуги обмена электронными документами. Сам процесс внедрения ЭДО состоит из нескольких шагов:
Выбор вида ЭДО. В зависимости от имеющихся задач и сферы бизнеса можно выбрать как одно решение, так и совместить несколько систем.
Получение электронной подписи. Выпуск ЭП в Удостоверяющем центре ITСОМ займет не более получаса. Тем, у кого есть действующая электронная подпись или биометрический загранпаспорт, доступен дистанционный выпуск подписи.
Формирование машиночитаемой доверенности. Для того чтобы сотрудник имел право подписывать документы от лица компании, ему потребуется МЧД — машиночитаемая доверенность. С созданием и управлением доверенностей поможет сервис Айтиком.Доверенности.
Подключение к ЭДО. Сотрудники ITСОМ выполнят настройку системы ЭДО и проведут обучение персонала.
Обратите внимание: для подписания электронных документов чаще всего используется квалифицированная электронная подпись (КЭП). По своей юридической силе КЭП абсолютно аналогична подписи собственноручной. При этом электронная подпись пригодится не только для работы с ЭДО, но и для получения множества государственных услуг.
Айтиком.Логистика: сервис обмена электронными перевозочными документами
Айтиком.Логистика помогает наладить эффективный электронный документооборот компаниям из транспортной и логистической сферы. Внедрение сервиса электронных перевозочных документов (ЭПД) — доступный способ оптимизации бизнес-процессов, который позволяет сделать работу компании более комфортной и при этом сократить расходы.
Среди преимуществ Айтиком.Логистика:
Удобный интерфейс. Использование сервиса не вызывает сложностей — понятный интерфейс делает работу максимально комфортной.
Гибкие тарифы. Отправляйте столько документов, сколько нужно вам, не переплачивая за ненужный объем.
Техническая и консультационная поддержка. Специалисты подключат к веб-версии сервиса или интегрируют решение с информационной системой компании, внедрят нужные сценарии работы с ЭПД, обучат пользователей.
Возможности Айтиком.Логистика
Поддержка всех форматов ЭПД. В сервисе можно работать с электронными путевыми листами, транспортными накладными, сопроводительными ведомостями и другими перевозочными документами
Реализация разных сценариев работы с ЭПД. Сервис поддерживает любые сценарии оформления перевозочных документов, в том числе прохождение предрейсовых (предсменных) медосмотров с использованием телемедицины, привлечением медицинских работников сторонних лицензированных медицинских организаций и пр.
Параллельное и последовательное подписание ЭПД. Некоторые разделы перевозочного документа ответственные лица могут заполнять и подписывать одновременно — например, титулы о прохождении медосмотра и контроля технического состояния транспортных средств.
API-интеграция. Решение можно интегрировать с 1С или любой информационной системой в срок от 7 дней.
Пользователи Айтиком.Логистика работают в личном кабинете. Можно зарегистрировать ЛК для юридического лица, ИП или физического лица, а также добавить сотрудников с разграничением их прав.
Для подключения к системе ЭДО, выпуска электронной подписи или получения консультации оставьте заявку на сайте.
Чтобы получить консультацию и подключить наш сервис, оставьте заявку
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8K7Tv5
Начать дискуссию