Логика построения учета в 1С:ERP
В данной статье мы не будем рассматривать возможность формирования корпоративной отчетности с применением подсистемы бюджетирования.
Для начала разберёмся с логикой построения учета в 1С:ERP.
Факты хозяйственной жизни регистрируются в системе как первичные документы, на основании которых формируются движения в регистрах оперконтура (Рисунок 1). И уже из оперконтура данные транслируются в разные виды учёта.
Статьи активов и пассивов как упрощенный план счетов для формирования корпоративной отчетности
В системе есть справочник, который называется «Настройки Хозяйственных операций» (Рисунок 2).
Этот справочник содержит все хозяйственные операции, которые могут отражаться в системе.
Если открыть хозяйственную операцию, например, «Закупка у поставщика», то на вкладке «Связанные документы» увидим, какими документами данная операция может оформляться в системе (Рисунок 3):
Разберём отражение документа «Приобретение товаров и услуг» в учёте (Рисунок 4).
Данный документ отражается в системе как хозяйственная операция «Закупка у поставщика» и формирует движения по номенклатуре в связке с задолженностью перед контрагентом (Рисунок 5).
Документ регистрирует движения в регистре накопления «Активы и пассивы» (Рисунок 6).
Таким образом, в оперативном контуре при вводе первичных документов (хозяйственных операций) в движениях регистров уже заложен принцип двойной записи, т.е. регистрируется проводка в регистре накопления «Активы и пассивы».
В данном примере мы видим увеличение по статье активов «Товары на оптовых складах» (Приход) и увеличение задолженности перед контрагентом в пассиве по статье «Задолженность поставщикам» (Расход). Будем считать, что предоплата поставщику не производилась.
Статьи активов и пассивов являются предопределенными элементами системы. Предопределенный элемент в 1С — готовый элемент справочника, с которым можно работать в режиме предприятия. Признак предопределенности обозначен желтым кружком
— это означает, что элемент жестко зашит в программе. Поэтому скорректировать проводки в управленческом учете по статьям активов и пассивов нельзя. Но можно, при необходимости, добавлять новые статьи активов и пассивов (Рисунок 7).
По сути справочник «Статьи активов и пассивов» — это упрощённый план счетов без нумерации.
По движениям документов с отражением на статьях активов и пассивов можно строить оборотно-сальдовую ведомость (Рисунок 8) и при необходимости управленческий баланс.
Для средних предприятий применение механизма формирования отчетности на статьях активов и пассивов с целью составления отчетности по корпоративным стандартам, бывает вполне достаточно для оперативного управления деятельностью предприятия.
Управленческий учёт на плане счетов регламентированного учёта
Если всё же у предприятия возникает потребность в применении типового плана счетов, то в системе предусмотрен функционал отражения хозяйственной деятельности для целей управленческого учета на едином плане счетов регламентированного учёта (Рисунок 9). При этом хозяйственные операции в управленческом учёте можно отражать на отличных от регламентированного учёта счетах.
В сформированной оборотно-сальдовой ведомости и других стандартных бухгалтерских отчётах появляется возможность анализировать данные отраженные в бухгалтерском (БУ), налоговом (НУ) и управленческом (УУ) учётах (Рисунок 10).
Однако «упрощённый план счетов» или применение единого типового плана счетов может не покрывать потребность бизнеса в глубине детализации внутригрупповой корпоративной отчётности, в т.ч. с учётом новых ФСБУ.
Сопровождение и консультации по 1C:ERP
Столкнулись с необычной задачей учета? Нужно обучить специалистов или разобрать существующие в ERP решения? Мы придем на помощь!
Применение расширенного типового плана счетов регламентированного учета и плана МФУ (УНИПЛАНА) для формирование внутригрупповой корпоративной отчётности
В случае, когда у организации имеются обособленные подразделения с выделенным имуществом на отдельном балансе, которые осуществляют деятельность, отличную от деятельности головного подразделения, или когда в программе ведётся учёт по разным юридическим лицам одной группы компаний, может потребоваться применение расширенного плана счетов по РСБУ. Для этого, либо дорабатывается типовой план счетов, либо применяется УНИПЛАН, реализованный в блоке «Международного финансового учёта». У обоих способов организации учёта есть свои преимущества и недостатки, которые описаны ниже.
Момент формирования данных в оперконтуре и момент формирования проводок бухгалтерского, налогового и управленческого учёта в системе разнесены. Проведение документа в системе делает только записи в регистрах оперконтура.
Проводки в системе появляются позже:
когда бухгалтер нажимает кнопку,
при применении типового плана счетов РСБУ;
когда бухгалтер нажимает кнопку,
при применении УНИПЛАНА (плана счетов МФУ);
когда система автоматически по расписанию сформирует их.
После этого предварительные проводки появятся в оборотно-сальдовой ведомости и прочих стандартных бухгалтерских отчётах.
Получение окончательного варианта проводок по всем операциям оперативного учёта возможно только в случае формирования проводок в рамках процедуры закрытия месяца.
Таким образом, методика двойной записи позволяет транслировать данные синхронно по разным видам учёта.
Теперь подробнее поговорим об УНИПЛАНЕ.
Подсистема Международного финансового учёта предусмотрена не только для ведения учёта по правилам МСФО, но и для ведения внутреннего корпоративного учёта (Рисунок 12).
Подсистема МФУ позволяет создавать несколько планов счетов, в том числе и по РСБУ (Рисунок 13). При разработке внутреннего корпоративного плана счетов можно взять за основу типовой план счетов и расширить его до необходимой детализации.
Таким образом в 1С:ERP можно построить учёт одновременно и на плане счетов МСФО, и на плане счетов внутреннего (корпоративного) учёта.
В подсистеме МФУ предусмотрено два основных способа настройки формирования проводок (Рисунок 14):
По данным оперативного учёта;
По объектам учёта и их корреспонденциям;
По хозяйственным операциям;
2. По данным регламентированного учёта.
Формирование проводок по данным регламентированного учёта
При трансформации данных из «проводок» регламентированного учёта отражение хозяйственных операций и формирование проводок по правилам РСБУ происходит с последующим перекладыванием их на план счетов МФУ.
Данная процедура существенно увеличивает время закрытия периода, так как пока данные не сформируются в подсистеме регламентированного учёта, они не могут быть отражены в подсистеме МФУ.
Формирование проводок по данным оперативного учёта
Разработанный механизм формирования проводок по данным оперативного контура на основании плана МФУ (УНИПЛАНа) позволяет формировать проводки непосредственно из регистров оперативного контура. Это означает, что система синхронно и гораздо быстрее будет обрабатывать информацию при закрытии месяца.
Для настройки формирования проводок необходимо зайти в раздел Международный финансовый учёт — Настройки формирования проводок, нажать на команду «Создать» (Рисунок 15, Рисунок 16).
В форме настройки формирования проводок необходимо зайти по гиперссылке «Настройка проводок по данным оперативного учёта» и, выбрав необходимую хозяйственную операцию, нажать на команду «Создать» (Рисунок 17).
Механизм формирования проводок по хозяйственным операциям является самым трудоемким, так как хозяйственных операций очень много и для каждой нужно произвести настройку двойной записи (проводки) и правила заполнения субконто. Поэтому разработчики и эксперты 1С рекомендуют применять механизм формирования проводок по объектам учёта (Рисунок 20).
Для создания шаблона проводки по хозяйственной операции (Рисунок 18):
указываются счета (по умолчанию) для дебета и кредита проводки;
выбирается Источник уточнения счетов дебета и кредита (данные регистров оперконтура в разрезе хозяйственных операций, привязанных к документам системы);
выбирается Источник заполнения подразделения для дебета и кредита;
выбирается Источник направления деятельности;
выбирается Источник валютной суммы;
выбирается Источник балансовой суммы.
В форме шаблона есть возможности:
перехода к настройке уточнения счетов учёта по группе финансового учёта с возможностью уточнения счёта по списку групп финансового учёта в справочнике,
создания новой Группы финансового учёта в справочнике,
перехода к форме настройки уточнения счетов в шаблоне, выбора какой-либо группы финансового учёта и просмотра списка всех шаблонов проводок, использующих данную группу в своих настройках.
«Источник валютной суммы» представляет собой сумму хозяйственной операции для заполнения валютной суммы проводки по дебету и кредиту счетов.
Заполнение поля «Источник валютной суммы» является обязательным в шаблонах проводок, при настройке которых выбраны счета с установленным флагом «Валютный».
Сумма хозяйственной операции, отражаемая по дебету и кредиту счетов бухгалтерской проводки, является балансовой суммой операции.
«Источник балансовой суммы» представляет собой данные аналитических регистров управленческого учёта, которые формируются в момент проведения документов в оперативном учёте.
В случае установленного флага «Изменять знак операции при отражении в учёте» сумма проводки отражается на счетах учёта с минусом.
Объекты учёта — это встроенный механизм 1С:ERP, представляющий собой перечисления (классификатор) активов и обязательств организации. При механизме формирования проводок по объектам учёта, к классификатору активов и пассивов привязываются счета учёта.
Проводка привязывается не к каждой хозяйственной операции, а, например, к активу «Денежные средства на банковских счетах» и соотносится с определенным счетом учета МФУ, т.е. хозяйственные операции, которые работают с данным активом система будет автоматически перекладывать на проводки, которые формируются по УНИПЛАНу. Таким образом настройка формирования проводок по объектам учёта намного проще.
Не рекомендуется в течении года менять способ формирования проводок.
В системе предусмотрена возможность выгрузки/загрузки шаблона настроенных проводок, что позволяет настроить шаблон проводок один раз и применить его к учёту других предприятий, состоящих в одной группе.
Преимущества и недостатки применения расширенного единого плана счетов и УНИПЛАНА для целей формирования внутригрупповой корпоративной отчётности
В каждом из описанных выше способов реализации отражения данных в управленческом учёте для целей формирования сводной отчётности с применением расширенного плана счетов регламентированного учёта и плана счетов МФУ есть свои преимущества и недостатки.
Расширение типового плана счетов регламентированного учёта
Преимущества:
отражение информации в бухгалтерском, налоговом и управленческом учёте на едином плане счетов и вывод данных в единых стандартных бухгалтерских отчётах, что значительно облегчает сверку и анализ данных.
Недостатки:
трудоемкость доработки, так как требуется учесть данные, собираемые по оборотам и на остатках добавленных счетов, при формировании себестоимости товаров и финансового результата в бухгалтерском и управленческом учёте, донастроить правила формирования бухгалтерской отчётности;
информация, отражаемая на добавленных счетах и субсчетах должна учитываться при формировании налогов и показателей налоговой отчётности. А для этого требуется глубокие знания не только предметной области, но и функционала системы на уровне разработчиков вендора (компании 1С).
состав показателей управленческой отчётности, значения которых формируются автоматически не расширяется. Алгоритм формирования значения этих показателей отчётности не изменяется. Это формирует потребность в доработке отчётов;
жёсткость модели и её ограниченность в изменении статей активов и пассивов.
В данном случае риск получения некачественной системы управления предприятием в результате расширения плана счетов является достаточно высоким.
Применение УНИПЛАНА (плана счетов МФУ)
Преимущества:
оперативное получение данных в аналитических и синтетических разрезах, необходимых для формирования внутригрупповой корпоративной отчётности;
нет зависимости от времени отражения данных в регламентированном учёте;
возможность тиражирования сформированной настройки проводок для других компаний одной группы.
Недостатки:
высокая трудоёмкость при настройке УНИПАЛАНА и высокий уровень знания системы для тех же настроек проводок. Самостоятельно, без специалистов 1С такую настройку сделать сложно;
трудоёмкость сверки данных, сформированных в отчётности, составленной на плане счетов МФУ с данными стандартных регламентированных отчётов;
отсутствие в отчётах, построенных с применением плана счетов МФУ, данных налогового учёта.
При всей ясности системы и заложенным принципам работы важно понимать, что внедрение 1C:ERP относят к разряду самых сложных технических операций.
Для выполнения проекта необходима команда профессионалов, которая не просто имеет представление о продукте, но умеет найти индивидуальный подход к каждому клиенту, может реализовать гибкость и полноту всех видов учёта в системе. Именно такой командой являются эксперты ИТРП. Кроме этого, компания ИТРП успешно реализовала не один проект по восстановлению учёта после неудачного внедрения 1С:ERP другими интеграторами. Мы всегда готовы вам помочь в автоматизации вашего бизнеса и восстановлении учёта.
Автор: Ольга Гагулина, ведущий эксперт-методист ООО ИТРП
Внедрение ERP-системы по полному проектному циклу
Вам нужен полный проектный цикл, если ваше предприятие не планирует выполнять проект автоматизации собственными силами
Реклама: ООО «ИТРП», ИНН 7701258843, erid: LjN8KT91s
Начать дискуссию