Учет можно восстановить за несколько часов. Да ну, бред какой-то! Или...?

Восстановление учета — это для бухгалтера мигрень и страшный сон в одном флаконе. В прямом смысле. Разбирать завалы бумаг приходится без выходных, праздников и даже ночами. Потому что за восстановлением часто приходят тогда, когда чей-то бизнес сильно припекло. Получается сделать работу нужно уже вчера, а как, если перед тобой только авансовых отчетов штук 50?

Причем заниматься восстановлением можно в двух случаях — добровольно, когда к вам пришел клиент:

• ИП, который хочет заполнить КУДиР за год;
• Директор с заблокированным счетом ООО из-за несдачи отчетов;
• Новый собственник — купил фирму «чистую и пушистую», которая оказалась той еще помойкой;
• Учредитель-подснежник (он же руководитель) — компания как-то фунциклировала годами, «рисовала» отчетность, но вдруг на нее снизошла выездная проверка и собственника осенило — нам нужен нормальный учет;
• Слетевшие со спецрежимов — они обычно вообще в панике и ужасе от происходящего, потому что работали и платили налоги с полувиртуальных доходов и вдруг на них обрушивается НДС, налог на прибыль или НДФЛ и, внезапно, нужно учитывать расходы;
• В начале 2021 года появится еще один тип — проспавшие переход с ЕНВД, Те, кто вовремя не подсуетился и не перешел на УСН или патент.

Второй случай прозаичнее — вы пришли работать в организацию, где до вас конь не только не валялся, но даже овса не ел. Скорее всего, вас об этом даже не предупредят. Как говорил один сатирик в своем монологе — «Сюрприз будет!».

В этом случае все намного хуже — вам придется и вести текущие дела, и параллельно заниматься восстановлением, причем за одну зарплату.

Без паники! Для начала, если уж вы взвалили на себя эту ношу, нужно проверить все ли документы вам передали. Сразу смотрим есть ли в наличии:

• Устав (или хотя бы его копия);
• Учетная политика — по БУ и НУ;
• Внутренние положения — о командировках, отпусках, заработной плате, подотчетных лицах и т.д.;
• Сведения о трудоустроенных сотрудниках (это, как минимум, директор, если речь об организации) и документы по ним.

Без этого даже нельзя начать работать. Ведь без учетной политики, например, неизвестно, по каким правилам учитывать основные средства, без Положения по подотчетникам — в какие сроки сдаются авансовые отчеты, какие суточные получают сотрудники в командировках и т.д.

Хорошо, если вам повезло и есть база в 1С, где можно подсмотреть — что и как велось раньше. Но такое счастье выпадает не каждому. Иногда база полупустая, потеряна или предыдущий главбух вместе с ней отбыл в неизвестном направлении. Так что работать приходится просто с набором макулатуры, которую вам отдаст директор.

Скорее всего, разработкой УП и положений придется заняться самостоятельно.

Допустим, что вы основные документы проверили или подготовили. На это ушло какое-то время, а ведь перед вами еще вагон первички. С чего начать?

1.Сортируем документы по видам — чеки, накладные поставщиков, выписки и т.д.

Мы верим в лучшее, но по опыту знаем — те же ИП, которые решили, что год кончается, значит пора формировать КУДиР, привозят документы просто в коробках — на бухгалтер радуйся, как будто это все равно, что подарки из под елки доставать;

2.Потом в каждой группе проводим еще одну сортировку — по датам, раскладываем документы в хронологическом порядке;

3.Электронные документы (обычно это выписки банка, данные ОФД по розничным продажам), можно подгрузить в программу сразу.

Уже на этом этапе вы можете заметить проблемы. Например, отсутствие каких-то отчетов, копии документов, вместо оригиналов, договор ГПХ с физиком, который не фигурирует в данных СЗВ-М и т.д. Разбираться с этим сразу или потом, когда забьете всю первичку? Правильно — сразу, но в затылок дышит босс — восстановить учет нужно как можно быстрее, поэтому такие вопросы откладываем на потом.

Вот вы уже и готовы, наконец, заносить данные в 1С. Как оперативно это сделать?

Можно отсканировать все документы и с помощью распознавания завести в программу.

Плюсы:

• это быстрее, чем руками.

Минусы:

• распознавание не всегда хорошо работает;
• часто возникают ошибки и задвоения в номенклатуре, ведь такие сервисы не заточены под особенности вашего учета;
• после загрузки нужно проверить внесенные документы на ошибки (9 из 10, что вы их найдете).

Что еще? Можно нанять пару операторов, которые будут вручную заносить данные в программу, хотя бы самые объемные, типа авансовых отчетов и накладных на поставку и отгрузку.

Плюсы:

• опытный оператор будет работать быстро и разнесет все как надо;
• у вас освободится время на решение других задач.

Минусы:

• работникам платить нужно, рабство отменили, а за доширак работать никто не хочет;
• если программа не рассчитана на работу с несколькими пользователями одновременно, то придется работать посменно;
• если нанять персонал подешевле, типа студентов, то придется все равно за ними перепроверять.

Конечно, можно заняться мазохизмом и самостоятельно вносить все данные. А стоит ли приносить себя в жертву?

Вообще-то нет. Достаточно передать внесение первички тем, кто это умеет делать быстро, в больших объемах и без ошибок — роботам.

Не закатывайте глаза (мы все видим), речь не о банальных распознавалках и сканировании, а об интеллектуальном сервисе, который, к тому же, страхуют операторы — люди. Да, робот не боится попросить помощи, если сомневается в своих действиях.

Интересно?

Тогда рассказываем, как работает такой робот-бухгалтер:

• Вы собираете все ваши документы, разбирать и сортировать их не нужно;
• Сканируете, делаете фото, пересылаете в электронном виде — не важно;
• Пишете комментарии, если требуется, например, уточняете, что вот эти чеки по авансовому отчету директора;
• Идете на обед, пьете кофе, решаете рабочие задачи, не связанные с первичкой;
• Дзинь! Это вам сообщение пришло, что все документы обработаны и загружены в 1С. Прошло 3-4 часа.

Не может быть? Очень даже может, дорогие наши бухгалтеры! В конце концов сервис создавался для облегчения именно вашего труда. Он работает круглые сутки, в отличие от вас и ваших подчиненных, и способен обрабатывать гораздо больший объем информации в единицу времени, чем человек.

Что-то не понятно? Заходите посмотреть демо о сервисе КНАП на сайте. Там все очень наглядно.

Кстати, документы не просто загружены, по ним также сформированы проводки, а сами документы в виде pdf-файла сохранены в электронном архиве. Не верите? Хотите попробовать сами и убедиться, что все это правда?

Регистрируйтесь в сервисе КНАП и не платите за 100 документов в первый месяц использования! А потом заходите в комментарии и рассказывайте о впечатлениях. Ждем с нетерпением.

Умный робот для вашей первички

Понимает что и как нужно разнести в программе, учится, в чем ему помогает оператор - человек.

Не хотите вбивать первичку руками?

Оставьте ваши контанты в форме ниже, мы с вами свяжемся, проконсультируем и поможем подключиться к сервису:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение