Как создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажной первички, и сколько это стоит

Обязательный ЭДО это не такой уж и миф. Не верите? Смотрите — в некоторых сферах торговли без него вообще никак: ветеринарные документы или УПД по маркированным товарам только электронно; по кадровому документообороту идет эксперимент; по НДС проще с ЭДО — автоматизировать легче, чем вводить и сверять вручную. В банке вы когда последний раз выписки на бумаге получали или относили платежки лично? То-то! Мы решили разобраться — насколько реально полностью перейти на ЭДО и сколько это стоит.

Для начала определимся, что существует внутренний и внешний документооборот. Внутренний это тот, который происходит в самой организации и эти документы, как правило, ее пределов не покидают. Например:

• Документы по кадрам — личные карточки, расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, приказы, заявления на отпуск и прочие;
• Служебные — докладные записки, управленческие отчеты, распоряжения, переписка между сотрудниками;
• Складские — документы на материалы и товары — ордера, акты, накладные при перемещении между складами, цехами, магазинами;
• Кассовые — приходные и расходные ордера, кассовая книга, книги по учету БСО и другие.

Они предназначены для внутреннего использования и ведения учета, иногда их могут запрашивать внешние пользователи, например, ФНС или ПФР в рамках камеральной или выездной проверки.

Внешний ЭДО организует обмен документами с контрагентами и контролирующими органами:

• Отчетность и всё сопутствующее, например, передача сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД;
• Входящие документы от поставщиков, исполнителей, подрядчиков, за услуги связи и т.д.;
• Исходящие документы клиентам, покупателям;
• Передача обязательных сведений — в Честный ЗНАК по маркировке, в сервис Меркурий по ветеринарному контролю, в банк по валюте или при блокировке по 115-ФЗ, в ФНС в ответ на требование и прочие.

Обработка первички в КНАП — сортировка, поиск дублей, ввод в 1С, создание электронного архива.

Внутри компании никто вас не заставляет организовывать электронный документооборот. Это право руководителя решать — нужен он или нет. Внешний может быть обязательным, поэтому выбора не будет.

В любом случае для объективного решения важно грамотно провести расчеты — сколько будет стоить внедрение и какие есть варианты. Вот этим сейчас и займемся!

Сдавайтесь правильно

Что касается сдачи отчетности, то тут вариантов масса, а все операторы вам наверняка знакомы. Отметим только несколько важных нюансов:

1. Оцените сервис заранее. Вам может не понравится интерфейс или навигация, а функционал окажется неполным. Воспользуйтесь демо-периодом. Большинство операторов ТКС предлагают возможность использовать их систему в течение короткого периода (от 10 дней до 3 месяцев) бесплатно. Правда в демо могут быть доступны не все функции, так что, если вам важно, например, наличие взаимодействия с ЕГАИС, уточняйте такую возможность заранее.
2. Откажитесь от лишнего. На стоимость влияет количество направлений отправки отчетности. Стандарт — ФНС, ПФР, ФСС и возможно Росстат. Если это все, что вам необходимо, то не смысла приобретать более дорогой тариф. Остальные опции вы сможете подключить по необходимости.
3. Берите от сервиса все. К примеру, вы отправляете отчетность, а еще можете передать до 100 электронных документов контрагентам бесплатно. Или бесплатно получать входящие документы. Через ТКС заказывают выписки, подают заявления, получают сверки и т.д. А еще есть такие полезности, как налоговый календарь, калькуляторы, экспертная поддержка. Скорее всего, этот набор вам будет доступен бесплатно в рамках обслуживания.

Цены, как вы уже поняли, зависят от подключенных функций и оператора. Не гонитесь за дешевизной, как поп из известной сказки — сэкономите 100 рублей, а в итоге окажется, что в сумму «забыли» включить отчеты в ФСС или получение электронной подписи. Отступать вроде бы некуда, надо доплачивать, только с доплатой стоимость услуг окажется выше.

Проверить входит ли оператор в список аккредитованных можно здесь.

Что нам стоит...

У одного и того же оператора можно подключить и электронную отчетность и ЭДО. Причем принимать и отправлять документы вы сможете через один и тот же сервис или программу.

Стоимость считается от количества документов. Как правило, речь идет о пакетах — 100 штук, 500, 1 000 и т.д. Входящие документы обычно бесплатные, оценивать будут только исходящие.

Плюсы работы с оператором:

• Электронные документы будут подписываться ЭЦП, они являются аналогом обычных бумажных документов и имеют ту же юридическую силу;
• Для подключения контрагента достаточно отправить ему приглашение, иногда потребуется настроить роуминг (обмен документами между разными операторами), но это занимает немного времени;
• Распечатывать документы не нужно, их можно хранить, например, в электронном архиве, подгружать в 1С, записывать на внешний диск или флэшку.

Но внешний документооборот с контрагентами можно построить и по-другому.

Вариант 1. CRM.

CRM — Customer Relationship Management. Фактически это специальные платформы, которые позволяют наладить работу с клиентами. В системе работают операторы колл-центров, менеджеры, администраторы и т.п. персонал. На каждого клиента формируется карточка, от обращения до покупки все действия регистрируются.

Как это выглядит:

Андрей — предприниматель, он решил купить на маркетплейсе мелким оптом партию игрушек со скидкой для перепродажи в своем магазине.

Предприниматель позвонил по телефону и попал в колл-центр. Оператор принял звонок, занес заявку в CRM-систему. Андрей мог заказать обратный звонок, отправить сообщение в чате или заполнить заявку в личном кабинете. Она в любом случае попала бы в CRM.

Менеджер уточнил данные заказа, заполнил сумму, забронировал товар на складе и отправил Андрею на электронную почту счет для оплаты. Система может формировать счет автоматически, это зависит от ее возможностей и настроек пользователя.

Андрей оплатил счет, после чего заказ перешел в стадию сборки. После того, как игрушки соберут, упакуют и отправят адресату, Андрей получит уведомление, что его посылка в пути.

Так можно автоматизировать и перевести в электронный вид выставление счетов, частично складской учет, аналитические отчеты. С CRM системой интегрируются различные онлайн-сервисы, системы оплаты, мессенджеры. Она поможет оценить вклад в работу сотрудников, определить КПД и соответственно рассчитать размер бонусов и премий.

Затраты: CRM можно пользоваться бесплатно, правда с ограничениями — по количеству пользователей, карточек клиентов, места на диске, функционалу (нельзя посмотреть аналитику, интегрироваться с приложениями и т.п.). Для стартапа —  в самый раз. С развитием бизнеса вы просто будете подключать более подходящий тариф, не теряя ничего из наработок. Никаких особенных настроек не требуется, просто зарегистрируйтесь, изучите мануал и подключите сотрудников. Если что — вам поможет техподдержка.

Вариант 2. Стандартный — электронная почта и мессенджеры.

Когда сотрудник устраивается на работу, ему выдают доступ к почтовому ящику. Чаще всего в названии почты фигурирует фамилия и инициалы, сама почта корпоративная (например, IvanovAR@klerk.ru). Логин и пароль есть только у этого сотрудника и любая корреспонденция считается исходящей от него.

Фактически логин и пароль — это простая электронная подпись, зайти с ними в почту = подтвердить свою личность. Поэтому, если с почты главбуха рядовому бухгалтеру придет распоряжение провести какой-то документ или выписать счет, то это будет официальный приказ.

Сложность в том, что надо обязательно разработать регламент, ознакомить с ним всех сотрудников, предупредить об ответственности, обеспечить информационную безопасность (иначе злоумышленник, взломавший почтовый ящик, сможет, например, подменить реквизиты в счете на оплату).

Аналогично можно осуществлять обмен документами и информацией через рабочие мессенджеры.

В чем плюсы этого способа ведения ЭДО:

• Оперативный обмен документами, ускоренное согласование;
• Кадровые приказы можно рассылать массово, получая уведомления о доставке и прочтении сообщения. Так можно подтвердить, что сотрудник был ознакомлен с распоряжением;
• Сотрудники не имеют право использовать почту в личных целях, можно ограничить пересылку писем, чтобы сохранить коммерческую тайну.

Затраты: необходимость держать в штате сисадмина или целый IT-отдел, вложить средства и ресурсы в разработку регламентов, обеспечить всех сотрудников компьютерами или смартфонами для доступа к корпоративной почте или мессенджерам. На личных устройствах ставить программы нежелательно из соображений безопасности.

Вариант 3. Купить готовую СЭД.

И правда, зачем изобретать велосипед — вот же есть готовые решения. Например, 1С:Документооборот.

2020 год дал мощный толчок рынку ЭДО, ведь бизнесу пришлось срочно перестраивать свою работу, переводить сотрудников на удаленку и переходить в онлайн. Даже после снятия жестких карантинных мер многие остались работать в новом режиме, оказалось это даже удобно. И спрос на такие программы вырос. Но у них есть один существенный минус — стоимость. Система документооборота всего на десяток сотрудников может обойтись в сотни тысяч рублей!

Есть и другие. Во-первых, не все документы можно перевести в формализованный вид. К примеру, договора, соглашения, акты для разных контрагентов могут включать разные условия и даже внешне различаться. Не говоря уже о нестандартных сметах, схемах, инструкциях, спецификациях и т.п. Привести их к единому стандарту либо невозможно в принципе, либо придется создать специальные обработки к программе, что конечно выйдет еще дороже.

Во-вторых, некоторые системы требовательны к софту и занимают немало места, а значит и работать будут только с современной техникой. Простенький офисный компьютер «для работы с Word и Excel»их не потянет.

Не забудьте, что для обмена электронными документами сотрудникам могут понадобиться электронные подписи, которые нужно оформить в удостоверяющем центре. Сейчас такая ЭЦП привязана к конкретной организации. Планируется, что в ближайшее время подпись будет выдаваться на физлицо, а использование ее в организации будет регламентировано доверенностью.

Неужели выхода совсем нет и все настолько дорого?

Вариант 4. Создать систему электронного документооборота (СЭД) самостоятельно.

Это на самом деле не так страшно как кажется. Главное — упорядочить движение документов и дать четкие инструкции сотрудникам. Определитесь, в какие сроки они обязаны передавать документы, куда и кому, какие действия им доступны.

Как выглядит правильный документооборот:

• В организацию поступает документ (неважно в каком виде — электронный, бумажный, скан счета по электронке, накладная в Excel от поставщика, фотки чеков от директора). Каждый документ загружается в единую папку, например, в облако. Бумажные сканируются или делается качественное фото.
• Документ регистрируется. Дата поступления, номер, основные данные (тип, от кого, кому, вложения, формат и т.д.) вносятся в журнал регистрации (электронный). Ответственный — секретарь или администратор, если только он получает всю входящую корреспонденцию. Или каждый сотрудник вносит свою часть информации — секретарь о письмах, менеджер о накладных, бухгалтер… наверное обо всем на свете, к нему все стекается.
• Если документ требует исполнения, он направляется к ответственному лицу, которое решает, что делать дальше — оплатить счет, провести акт, подписать договор и т.п. После обработки документ продолжит свое существование в виде электронной копии, а оригинал отправится в архив.
• Архивация. Оригиналы подшивают в папки и хранят определенное законом время.

Сначала может оказаться, что сотрудники не горят желанием следовать новым правилам. Но если установить регламент документооборота, ознакомить с ним сотрудников и обязать соблюдать, то нарушение порядка будет считаться дисциплинарным проступком.

Согласно ТК РФ дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ст. 192). 

Так что, если работник отказывается выполнять свои обязанности, ему грозит замечание, выговор, а при неоднократных нарушениях — увольнение. И конечно, имея взыскание, он может лишиться премии. 

А через некоторое время окажется, что система работает. Документы перестают теряться, всегда известен ответственный, в бухгалтерию данные поступают оперативнее, а ввод в программу становится в разы легче.

Последнее возможно при помощи КНАП. Полученная первичка отправляется роботу, который ее обрабатывает и проводит документы в 1С самостоятельно. Бухгалтеру остается только зайти и проверить — все ли верно. 

Затраты: сканер или МФУ, скорее всего они уже у вас есть. Достаточно выделить одного ответственного сотрудника (например, секретаря) для регистрации и сканирования входящих документов. Или за каждым сотрудником закрепить определенный участок учета.

Подключение к КНАП — вы выбираете наиболее выгодный для себя пакет, стоимость зависит от количества документов, при этом мы не будем считать дубли, если вы ошиблись и случайно повторно отправили нам документы, вы оплачиваете только те, что занесены в 1С.

Плюсы:

• Простая организация, главное приучить к порядку сотрудников;
• Минимум затрат, архив хранится в облаке и не займет место на ваших компьютерах;
• Вся первичка направляется в КНАП, обрабатывается и проводится в 1С автоматизировано, без участия бухгалтера;
• Из 1С можно открыть документы в электронном виде (скан, фото) и свериться с ними, нет необходимости искать оригиналы на бумаге.

Минусы:

• К хорошему не всегда привыкают быстро — придется повоевать с персоналом, чтобы кладовщик дядя Леша понял, что накладную нельзя больше подкладывать под чашку кофе, а водитель Николай перестал забывать счета в машине. “Так получилось” не прокатит, это нарушение ТК и внутренних регламентов;
• КНАП пока работает не со всеми документами. Наши роботы умеют понимать акты, счета-фактуры, УПД, накладные и чеки;
• Контроль за оригиналами по-прежнему нужно вести. Если директор сфотографировал накладную, а потом ее потерял, то оригинал придется восстановить.

Если у вас нет желания упорядочивать процессы и организовывать ЭДО, то достаточно воспользоваться КНАП для учета первички. Ни больших финансовых трат, ни поиска грамотных айтишников, ни обновления офисного ПО. Просто сканируйте, фотографируйте, отправляйте нам документы без разбора, а мы их проведем в 1С.

Пусть бухгалтер займется финансовым планированием, управленческим учетом, изучит новое ФСБУ, проведет не формальную, а реальную инвентаризацию на складе. Это важнее, чем разобрать 101 очередной чек на бензин. Да и ошибки роботы не допускают, а вот уставший бухгалтер — запросто.

Создайте свою историю успеха!

Освободите бухгалтера от рутины, пусть займется налоговой оптимизацией

А работать будет КНАП! 0 ₽ за первые 100 документов!

Оставьте ваши контакты в форме ниже, мы с вами свяжемся, проконсультируем и поможем подключиться к сервису:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение