Типичные ошибки директора и бухгалтера: а вы себя узнаете?

Главные люди в любой компании — директор и главбух. Порой, эти 2 человека взваливают на себя непосильные ноши и выполняют не только свои обязанности, но и отказываясь от делегирования, взваливают на себя кучу других дел...и все ради дела, ради прибыли! Но так ли хорошо все уметь? Ведь большой груз ответственности и многозадачность непременно приводит к ошибкам, которые могут быть очень серьезными. Поговорим сегодня о типичных ошибках бухгалтера и директора, которые можно и не допускать.

Типичные ошибки всех директоров, ну или почти всех...

1.Некомпетентность.

Быть директором не так уж просто, как в фильмах показывают. Большое кожаное кресло, дубовый стол, секретарь — это все видимые атрибуты успешного руководителя, но главная его сила — компетенции, а если их нет, то все внешние факторы бессильны.

Ведь к кому идут с вопросами — к начальству, у кого спрашивают совет — у руководителя. И если он будет некомпетентен в большинстве вопросов, то его авторитет будет резко падать и работать станет трудно. Не зря говорят, что лучшие руководители те, кто вышел из самых низов и прошел путь от рядового сотрудника.

Представьте себе ситуацию, когда руководитель дает менеджеру невыполнимое задание, скажем завтра к утру доставить партию товара. А невыполнимо оно по той причине, что товар нужно найти, договор с поставщиками заключить, деньги оплатить, с транспортной компанией договориться — дело не одного дня. Ведь еще Остап Бендер говорил, утром деньги — вечером стулья, а тут получается и стульев нет. Опытный руководитель такие сверхзадачи никогда не поставит.

2.Неумение и боязнь передать ответственность

Очень много руководителей попадаются на эту ошибку. Ну конечно, ведь если хочешь сделать хорошо, то сделай сам. Но самому можно делать все, когда у тебя крошечное предприятие и можно уследить за всеми процессами. Если вы руководите компанией в которой есть люди, способные выполнять определенные задачи — делегируйте это им! В конце-концов, они за это получают деньги.

Директор должен думать стратегически, размышлять о развитии, а не следить за ежедневными задачами.

3.Отсутствие субординации и излишняя мягкость

Субординация — важное дело в компании. Если вспомнить, то в пункте 1 мы говорили о том, что классные руководители вырастают из низов, так вот, подобный рост чреват отсутствием субординации. «Так это ж наш Иваныч, он теперь важный, но мы то знаем к нему подход...», так рассуждают бывшие коллеги нынешнего начальника. Важно не допустить и пресечь такое на первых порах.

Руководитель должен уметь наказывать и миловать. Мягкотелость — плохая черта современных руководителей. Посмотрите на директоров советских заводов, иногда проблемы решались еще до входа в их кабинет, только чтобы не получить по полной. Нельзя быть излишне мягким с подчиненными, с контрагентами, с партнерами. В то же время, вас должны уважать, а не бояться, поэтому не забывайте о похвале.

4.Боязнь нести ответственность

Быть руководителем — значит нести ответственность за собственные решения, за действия коллектива. Сотрудники могут сказать, что им приказали так делать, а они просто выполняют. Именно этой ответственности и боятся некоторые современные руководители. Как результат — длительные процессы принятия решений, неуверенность, сорванные контракты из-за проворных конкурентов, рабочие меньше обращаются по вопросам, потому что руководитель долго дает ответ.

Сомнения обычно появляются от неуверенности в собственных знаниях, поэтому не забывайте учиться и расширять свои навыки и умения.

5.Забыть про тенденции и современные технологии

«Мы всю жизнь так работали, зачем я буду менять что-то...» — типичное рассуждение директоров-консерваторов. Быстрое развитие, модернизация и новые технологии — вот залог успеха и роста вашего бизнеса. Вспомните, как раньше бухгалтер вводил все документы вручную в программу, а до этого вообще вписывал руками в огромные амбарные книги все проводки. Помните, у них еще были специальные нарукавники, чтобы не пачкать манжеты?

Можно и сейчас работать по-старинке, но зачем? Если уже есть незаменимые помощники в виде автоматизированных рабочих мест. А сколько ошибок можно избежать, если использовать сервис для заведения первичных документов «под ключ». Вы просто направляете сканы своих первичных документов в любых форматах, а сервис сам распознает и интегрирует их в вашу 1С.

Попробуй КНАП — первые 100 документов бесплатно!

Ну и раз уж мы упомянули про бухгалтерский сервис, поговорим о бухгалтерских ошибках.

Ошибки бухгалтеров не только в цифрах...

1.Не знать, как оптимизировать налоги в организации

Бухгалтер, который не знает или не пытается узнать, как платить меньше налогов или как оптимизировать текущую систему налогообложения не самый компетентный в профессии.

Представьте ситуацию, ваш бухгалтер не знает, что часть выручки, даже на общей системе налогообложения не облагается НДС (например, при сдаче недвижимости в аренду иностранным компаниям п.1 ст.149 НК РФ) и начисляет его стандартным способом. Или бухгалтер не вспомнил, что ущерб из-за курсовых разниц можно списывать не в текущий, а в будущий налоговый период.

2.Быстрота в отправке документов

Невнимательность — первый смертельный грех бухгалтера. Лучше 100 раз проверить и 1 раз отправить, чем потом отправлять 100 раз корректированные документы. Ведь каждое новое исправление говорит о банальной детской ошибке «по невнимательности».

А если бухгалтер ошибся в цифрах и деньги ушли не тем поставщикам и вы сорвали контракт? А если бухгалтер занес один и тот же товар под разными названиями и получился дубляж, а теперь на складе не могут свести инвентаризацию.

Чтобы не было дубляжа, можно использовать КНАП — система сама сопоставит номенклатуру со справочниками 1С и ни один дубль не проскочит.

3.Неконтролируемый доступ к бухгалтерской программе

Сейчас все бухгалтерские программы легко интегрируются с менеджерскими системами. И это с одной стороны их большое преимущество, с другой большой минус, потому что все могут влезть и внести изменения в бухгалтерские документы и «забыть» сообщить об этом бухгалтеру.

Почему эта ошибка бухгалтерская, потому что именно бухгалтер должен настоять на том, чтобы доступ с правом редактирования документов был только у него. Как в музее «смотреть можно, трогать нельзя».

4.Учетную политику забыли

Бывают случаи, когда бухгалтер не заглядывает в учетную политику, а просто переутвержадет ее из года в год. А оказалось, что там совсем не то написано, и учет ведется на самом деле по-другому. Чтобы не было этой ошибки пролистывайте учетную политику перед ее утверждением, а еще лучше, настройте автоматизированный документооборот.

Настройте автопроведение документа на нужный счёт учёта, согласно именно вашей учётной политике и измените настройки за 1 минуту, если это потребуется.

С КНАП вести учет легко.

5.А была ли упрощенка

Типичная ошибка всех упрощенцев, которым разрешили не вести бухгалтерский учет — только получив уведомление о том, что нужно уплатить налоги с общей системы налогообложения вспоминают про лимиты выручки. А кто должен был следить? Бухгалтер, который ведет полноценный учет и быстро обнаружит приближение к критической отметке.

Еще одна серьезная ошибка тут — не проверить, а правда ли организация находится на упрощенке. Ее совершаю новички или бухгалтеры, которые пришли в работать в компанию, где до них уже вели учет. Раз считали все по УСН, значит она есть! Не поленитесь заглянуть в личный кабинет своей фирмы на сайте ФНС и проверить — точно ли все так, как кажется.

6.Документ проводим, а первичку держим «в уме»

Ни одна сделка, ни одна проводка не имеет законной силы если нет подписанного и скрепленного печатью первичного документа или его электронного эквивалента, также подписанного квалифицированной ЭЦП. Приготовьтесь выбивать первичные документы из своих менеджеров, иначе потом все бремя ответственности ляжет на вас, как на бухгалтера, который поверил, а его подвели.

У сотрудников других отделов нет никакой мотивации на то, чтобы сдать документы. А у вас есть — штраф от 5 до 10 тысяч.

А чтобы не заморачиваться с первичкой, ее можно направить в КНАП на быстрое заведение в программу.

За что отвечает бухгалтер:

• за отсутствие первичной документации в организации;
• за ошибки в расчетах отпускных, больничных и иных пособий;
• за возмещение НДС не в полном объеме;
• за нарушение сроков сдачи деклараций и отчетов;
• за нарушение кассовой дисциплины;
• за неверные бухгалтерские проводки.

Чтобы избежать ошибок, важно наладить учет, коммуникации с менеджерами и другими отделами и постоянно использовать современные технологии для решения стандартных задач.

Доверьте учет вашей первичной документации в соответствии с правилами учетной политики предприятия КНАП и будьте уверены, что ни один документ не потеряется.

Освободитесь от первички!

Решайте важные задачи вместо рутины. Сотни бухгалтеров и аутсорсеров уже доверяют нам свой учет

Попробуйте сервис бесплатно!

Оставьте нам ваши контакты ниже, мы расскажем как получить бесплатный доступ:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение