Карантин чеков: что делать, чтобы устранить ошибки

Как фискальные данные передаются в ФНС

Чтобы онлайн-касса передавала информацию в ФНС, ее владельцу нужно заключить договор со специальной организацией — оператором фискальных данных (ОФД).

Данные передаются таким образом:

1. После того как кассир пробивает чек, вся информация с него поступает на ФН.

2. ФН шифрует данные и защищает их от любых поправок.

3. Зашифрованные данные возвращаются в кассу.

4. ККТ печатает чеки и отправляет информацию на сервер ОФД.

5. ОФД проводит ФЛК и передает данные в налоговую инспекцию, которая, в свою очередь, тоже отслеживает, нет ли в чеке ошибок.

6. Если все хорошо, отчет о том, что чек приняли, из налоговой поступает к ОФД, а оттуда — в кассу.

ФЛК проверяет:

• сколько полей содержится в документе;

• заполнены ли обязательные реквизиты;

• соответствует ли значение полей требованиям налоговой для этого типа документа и версии ФФД;

• какое расширение у отправленного файла.

Бывает, что во время проверки чека ФНС находит ошибку. Тогда документ попадает в карантин.

Что такое мягкий и жесткий карантин

Карантин — это статус чека, который показывает, что в документе есть ошибка. Карантин может быть мягким и жестким.

Мягкий карантин означает, что ФНС приняла чек с ошибкой, но он не учитывается в системе. Такой чек автоматически попадет в обычное хранилище чеков, когда владелец ККТ исправит ошибку.

Жесткий карантин значит, что налоговая инспекция не приняла чек к учету и его нельзя перенести в обычное хранилище чеков.

Почему чек попадает в мягкий карантин

Чек попадает в мягкий карантин чаще всего тогда, когда владелец ККТ регистрирует впервые или перерегистрирует кассу и не завершает этот процесс. Например, когда при смене ФН — здесь нужна как раз перерегистрация — предприниматель забыл подать заявление в ФНС.

Что делать, если чек попал в мягкий карантин

1. Если возможно, нужно завершить регистрацию или перерегистрацию ККТ. 

В отчете о регистрации ККТ нужно посмотреть номер фискального признака, дату и время и их ввести в свое личном кабинете на сайте ФНС. После того как владелец кассы завершит регистрацию, чек автоматически попадает в базу данных корректных чеков. 

Но это правило действует, только если продавец работает на том же ФН, который был и при попадании чеков в мягкий карантин. 

В личном кабинете вашего ОФД можно самостоятельно проверять, приняла ли чеки ФНС или они попали в карантин. 

2. Если ФН поменяли или сняли кассу с учета, то завершить регистрацию не получится. Тогда на каждый чек из карантина нужно сделать чек коррекции с признаком «Приход» для ФФД 1.1 и 1.2 или чек с признаком «Приход» (то есть провести продажу) для ФФД 1.05.

Когда чек попадает в жесткий карантин

Ошибки, которые нашли при ФЛК, коды ошибок и их расшифровку регулирует Протокол информационного обмена между техническими средствами ОФД и информационной системой ФНС. Всего таких протоколов три — они разные на каждый ФФД.

Примеры возможных ошибок в реквизитах (тегах):

На практике чаще всего чеки попадают в жесткий карантин по таким причинам.

1. В нем не указали обязательные реквизиты документа. Такое может быть, если, например, не обновили вовремя прошивку ККТ. Список обязательных реквизитов, которые должны быть во всех кассовых чеках, есть в статье 4.7 закона № 54-ФЗ. Это:

• название документа, то есть чек;

• порядковый номер;

• дата, время и адрес расчета;

• наименование организации или ФИО ИП;

• ИНН;

• налоговый режим;

• признак расчета: приход, расход, возврат прихода и возврат расхода;

• названия товаров и услуг, их цена и количество;

• НДС;

• способ оплаты товара и его сумма; 

• ФИО кассира;

• регномер кассы;

• заводской номер ФН;

• QR-код и другие.

2. ФНС получила данные чеков, которые невозможно разобрать автоматическими системами. Это больше технический момент, который связан с передачей данных между ОФД и ФНС.

Например, если банковский терминал и онлайн-касса не связаны, кассир вводит сумму покупки на терминале вручную. При большом потоке покупателей допустить ошибку просто. 

Что делать, если чек попал в жесткий карантин

• Обратиться в сервисный центр и обновить прошивку кассы. 

• На каждый чек из карантина нужно сделать чек коррекции с признаком «Приход» для ФФД 1.1 и 1.2, чек с признаком «Приход» для ФФД 1.05. Также можно отправить в ФНС сообщение — что и когда нарушили, и ссылку на чек коррекции, который исправил ошибку.

• Использовать автоматизированные решения, которые максимально помогут избегать некорректного ввода. 

Продукты Life Pay — это объединение кассовых и платежных решений. Благодаря таким решениям можно исключить ошибки, которые возникают из-за того, что сумму на эквайринговом терминале приходится вводить вручную. А еще продукты Life Pay упрощают работу кассира, защищают его от штрафов из-за недостач, которые вызывают ошибки при ручном вводе.

Как избежать штрафов из-за кассового чека

Объясняют эксперты в инструкции

Забирайте чек–лист «Как правильно формировать чек и не попасть под штрафы» бесплатно

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ПСП», ИНН: 9701010050, erid: LjN8KAntZ