Как исключить риски в работе с самозанятыми: выплаты и закрывающие документы

Кто такие самозанятые?

С 1 января 2019 года запущен эксперимент с самозанятостью, который продлится до 31 декабря 2028 года. Регулируется деятельность самозанятых положениями закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ.

Самозанятый– это физлицо, которое платит только специальный налог на профессиональный доход (НПД). Плательщиками НПД могут стать как обычные физлица (без статуса ИП), так и индивидуальные предприниматели.

Самозанятый может сотрудничать:

с обычными физлицами и платить с полученного от них дохода 4%;
с компаниями и ИП и платить 6%.

После получения дохода самозанятый обязан выдать своему заказчику чек. Для этого касса не нужна, чек формируется в приложении «Мой налог» или через специальные сервисы для самозанятых.

Но у режима есть и ограничения:

годовой лимит доходов составляет 2,4 млн рублей;
нельзя совмещать с другими режимами, а также нанимать сотрудников по трудовому договору;
нельзя сотрудничать с бывшим работодателем, если с момента увольнения прошло менее двух лет;
нельзя торговать чужими товарами (только товарами собственного производства), нельзя работать по агентским договорам;
нельзя сдавать в аренду нежилые помещения и другое.

Самозанятые самостоятельно уплачивают налог в бюджет. Бизнес, работающий с ними, освобождается от роли налогового агента – не надо удерживать и платить в бюджет НДФЛ с вознаграждения и страховые взносы.

Сервис Рабочие Руки – экономьте до 50% при работе с временным персоналом! Поиск, найм и выплаты исполнителям в личном кабинете сервиса Рабочие Руки. Перед каждой выплатой сервис обязательно проверит статус самозанятого.

Риски для бизнеса при сотрудничестве с самозанятыми

Отсутствие статуса плательщика НПД на момент выплаты вознаграждения.
Невыдача самозанятым чека после получения оплаты, наличие ошибок в чеке или его отмена после передачи заказчику.
Наличие трудовых отношений с плательщиком НПД, если с момента их окончания не прошло двух лет.
Присутствие в договоре с самозанятым положений, характерных для трудовых отношений.

Как безопасно выстроить работу с самозанятыми исполнителями

Чтобы исключить риски при сотрудничестве с самозанятыми, необходимо наладить с ними документооборот (договор, акты и чеки), а также правильно производить оплату.

Правило № 1. Проверить статус в начале сотрудничества и перед каждой выплатой

Перед заключением договора, а также перед каждой выплатой вознаграждения нужно проверять у исполнителя наличие статуса плательщика НПД. Если окажется, что самозанятый лишился статуса, то с суммы вознаграждения необходимо будет удержать НДФЛ и заплатить в бюджет страховые взносы.

Проверить статус плательщика НПД можно на сайте налоговой по ИНН или запросив справку у самого самозанятого.

Если бизнес сотрудничает с ИП, который применяет режим – налог на профессиональный доход, то после лишения статуса плательщика НПД, ИП продолжает самостоятельно уплачивать налог согласно иному режиму налогообложения. В этом случае доначисления и штрафы заказчику не грозят.

Бесплатная и автоматическая проверка самозанятых есть в нашем сервисе выплат самозанятым: проверка статуса исполнителя производится при оформлении сотрудничества и перед каждой выплатой.

Правило № 2. Составить правильный договор с самозанятым

Бизнес, работающий с самозанятыми, больше всего боится переквалификации отношений с ними в трудовые. Поэтому основным инструментом, минимизирующим риск, является – правильно оформленный договор.

В договоре с самозанятым не должно быть признаков трудовых отношений:

Сторонами договора являются «Заказчик» и «Исполнитель», а не «Работодатель» и «Работник». Укажите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход.
Предметом договора выступает конкретная работа/услуга, которую выполняет исполнитель. Он самостоятельно распоряжается своим временем. Главное для него – в полном объеме выполнить работу (оказать услугу), предусмотренную договором. Поэтому в договоре не должно быть никаких требований к графику работу, подчинению внутренней дисциплине, рабочему месту и т. д.
Акцент должен быть именно на конечный результат сотрудничества (объем работ, сроки сдачи, промежуточные проверки). Не должно быть никаких должностных обязанностей на постоянной основе.
Самозанятый получает оплату в виде вознаграждения за определенный объем работ, а не заработную плату, зависящую от отработанного времени. Поэтому аванс и конечная оплата должны быть привязаны к результатам. Если выплаты самозанятым проводятся в дни выплат зарплат штатникам, это может привлечь внимание налоговой инспекции.
В отличие от штатных сотрудников самозанятые обязаны предоставлять закрывающие документы (акты и чеки), чтобы заказчик смог отразить сумму вознаграждения в расходах.

В договоре лучше заранее прописать спорные ситуации, при наступлении которых исполнитель обязан компенсировать расходы заказчика.

Например, если самозанятый не уведомил о снятии с учета или не предоставил чек, он обязан компенсировать соответствующие расходы заказчика на уплату налога и страховых взносов, штрафов и пени, которые последнему придется заплатить в бюджет.

Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?

Убедитесь, что работаете с самозанятыми правильно — чек-лист от QIWI Business

Заполните форму, вышлем список документов бесплатно

Правило № 3. Требовать закрывающие документы от самозанятого (акт и чек)

Акт – это необязательный документ, но он нужен заказчику для учета расходов. Также во избежание споров при приеме работ лучше заранее в договоре прописать, что подтверждением выполнения условий договора выступает акт.

Исполнитель указывает в акте объем выполненных работ и цену, подписывает и направляет заказчику. Если заказчик согласен с результатом работ, то обязан провести оплату в оговоренный срок.

Чек является обязательным документом, как для самого самозанятого, так и для его заказчиков. Он служит подтверждением получения дохода для плательщика НПД, а заказчики на его основе учитывают сумму вознаграждения в расходах.

Чек необходимо выдать либо в момент расчета (при личном контакте самозанятого с заказчиком) либо до 9 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли расчеты (если оплата прошла удаленно и безналично). Но лучше в договоре зафиксировать срок выдачи чека после получения оплаты, например, в течение 5 дней.

В случае обнаружения ошибки в чеке, самозанятый должен его аннулировать и сформировать новый.

Оптимальным решением для бизнеса является автоматизация всех этапов сотрудничества с внештатным персоналом – от поиска до закрывающих документов. Поможет в этом сервис QIWI Business для расчетов с самозанятыми.

Правило № 4. Правильно проводить выплаты самозанятому

Основные рекомендации по безопасному проведению выплат самозанятым:

Проверять перед каждой выплатой актуальный статус исполнителя в качестве плательщика НПД.
Прописать в договоре способ оплаты (наличный или безналичный) и порядок оплаты (срок выплаты вознаграждения после принятия работы) и четко следовать ему.
Правильно оформить платежное поручение.
Получить чек от самозанятого, проверить его на правильность.

Во избежание блокировки счета банком за перевод средств физлицу без последующих операций по оплате НДФЛ и страховых сумм необходимо внимательно относиться к оформлению платежного поручения.

В поле 20 (Назначение платежа кодовое)следует указать код вида дохода «1». Но особое внимание нужно уделить заполнению поля 24 (Назначение платежа). В нем нужно указать, за какие работы (услуги) производится оплата физлицу, а также реквизиты документов (договора, акт, счет).

Например, «Оплата самозанятому по договору оказания услуг № 123 от 25.01.2023 года за бухгалтерские услуги».

Подробнее о способах выплаты вознаграждения внештатным исполнителям можно узнать здесь.

Массовые выплаты самозанятым и физлицам

Загрузите реестр, а QIWI Business переведёт деньги. Внештатным сотрудникам на карты или через СБП

Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8K3jmS