Самозанятые и закрывающие документы
Самозанятые — это физические лица, которые работают на себя и платят только налог на профессиональный доход.
Самое главное для самозанятого — зарегистрировать полученный доход, сформировать чек и передать его заказчику.
Чек формируется в приложении «Мой налог» уже со всеми обязательными реквизитами, поэтому дополнительно его подписывать или заверять не нужно.
Часто перед началом сотрудничества и перед оплатой вознаграждения заказчик просит у самозанятого справку о постановке на учёт. Эту справку самозанятый также формирует в приложении. Она уже подписана электронной подписью ФНС.
Согласно закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, самозанятому не нужно оформлять никакие документы, кроме чека и справки. Их можно получить в приложении ФНС.
Но заказчику для безопасного сотрудничества с самозанятым — чека мало. Чтобы отношения с самозанятым не были переквалифицированы в трудовые, заказчику нужен договор с самозанятым.
А для учета расходов заказчика в конкретном периоде, например, если исполнителю перечислили предоплату, понадобится акт.
Подробнее о закрывающих документах при работе с самозанятыми писали здесь.
Оперативно найти надежного исполнителя поможет QIWI Business. Совместно с сервисом Рабочие Руки платформа предоставляет доступ к базе исполнителей, в которой свыше 200 тысяч работников.
Зачем нужен ЭДО при работе с самозанятыми
Для самозанятого главное — получить оплату и передать чек заказчику, а заказчику еще понадобятся договор и акт.
Можно попросить самозанятого расписаться в договоре, подготовить и подписать акт, отправить документы заказным письмом по почте. Но письмо долго ждать и оно может потеряться. Кроме того, исполнитель может просто отказаться отправлять документы почтой.
Отсканированные документы и направленные по электронной почте не имеют такую же юридическую силу, как подписанные лично. Тогда на помощь приходит ЭДО.
Что такое ЭДО: преимущества и недостатки
Электронный документооборот — это обмен документами по защищённым каналам связи через специальную программу или сервис ЭДО.
Подписываются документы при таком обмене электронными подписями, которые подтверждают их легитимность и заменяют «живые» подписи.
Главные преимущества ЭДО:
Экономия средств — не нужно тратить деньги на бумагу, оргтехнику, почтовую пересылку и хранение документов.
Экономия времени — процесс занимает несколько минут, и не важно, где находится получатель документа.
Защищенность и конфиденциальность — документ не потеряется при пересылке и не попадет к злоумышленникам.
Удобство хранения — вся информация об исходящих и входящих документах хранится на серверах оператора ЭДО, где можно быстро найти нужный документ, чтобы распечатать его или переслать.
Иногда у компаний, которые рассматривает для себя ЭДО, могут возникнуть сомнения — действительно ли так нужен электронный документооборот. Из потенциальных недостатков выделяют:
Сложность использования. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО может казаться сложным. Но достаточно изучить общие правила, чтобы начать обмениваться документами за пару минут.
Технические проблемы. Даже если отключат электроэнергию или произойдет сбой в работе техники, за сохранность данных можно не переживать. На серверах оператора ЭДО создаются системы резервного копирования, которые позволяют восстановить документы.
Расходы на внедрение ЭДО. Необходимо оплатить подключение, купить электронные подписи, но эти затраты будут компенсированы ускорением документооборота и оптимизацией бизнес-процессов.
Если компаний и ИП охотно переходят на ЭДО, то порой уговорить самозанятого подключиться к сервису бывает сложно.
Физлицо может не захотеть проходить верификацию данных, чтобы получить электронную подпись: делать фото, отправлять сканы документов. К тому же не все электронные подписи бесплатные.
Электронные подписи бывают:
простые — документы подписываются по логину и паролю внутри самого сервиса;
неквалифицированные — чтобы их сформировать, нужны специальные средства шифрования;
квалифицированные — выдаются только платно аккредитованными удостоверяющими центрами и имеют высокую степень защиты.
Как прийти к компромиссу
Чтобы наладить ЭДО с самозанятыми, достаточно подключиться к сервису QIWI Business. Никаких дополнительных верификаций, видео с паспортом, платных электронных подписей не нужно.
QIWI Business обеспечит электронный документооборот с самозанятыми:
Исполнитель получит доступ к электронной подписи.
Все договоры и акты подписываются онлайн.
А если внештатников много, для выплаты достаточно загрузить реестр с их данными и пополнить счёт — QIWI Business переведёт деньги автоматически.
Способы перевода разные: на банковскую карту, через СБП или на QIWI Кошелёк. Сервис сам проверит статус самозанятого в ФНС перед отправкой и подготовит отчётные документы.
Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?
Убедитесь, что работаете с самозанятыми правильно — чек-лист от QIWI Business
Заполните форму, вышлем список документов бесплатно
Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KEA15
Начать дискуссию