Как интернет-магазину зарегистрировать кассу: пошаговая инструкция

Регистрация ККТ в ФНС: кому она нужна, а кому нет

В 2023 году практически все организации и ИП, обязаны использовать при расчётах контрольно-кассовую технику.

Исключений, которые позволяют бизнесу работать без кассы, немного.

К ним относятся:

• Бизнесмены, которые работают на специальных налоговых режимах: НПД и АУСН.

• Организации и ИП, которые ведут деятельность в труднодоступных и отдалённых территориях. 

• Интернет-магазины, которые принимают оплату через посредника: наложенным платежом в почтовом отделении, через курьерскую службу, платежные сервисы.

Что нужно сделать перед регистрацией ККТ

Приобрести онлайн-кассу

Контрольно-кассовый аппарат должен отвечать требованиям, установленным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ: иметь заводской номер и быть включённым в специальный реестр, который ведёт ФНС.

В целом все онлайн-кассы можно разделить на 4 типа:

• Фискальные регистраторы.

Это устройства без экрана и дисплея, у которых есть только фискальный накопитель и принтер для печати чеков.

• Стационарные кассовые аппараты (POS-системы).

Такие кассы стоят в офлайн-точках: обычно они работают от сети, имеют экран, клавиатуру, печатающее устройство.

• Облачные кассы.

Облачная касса отличается от стационарной кассы тем, что на ней не обязательно печатать кассовый чек: при онлайн-торговле можно отправлять клиентам чеки в электронном виде — на электронную почту или через смс. 

Такую кассу не нужно покупать и устанавливать. Облачная касса — виртуальная, находится в удалённом дата-центре и её берут в аренду.

• Автономные кассы.

Это небольшое переносное устройство, у которого есть фискальный накопитель, дисплей, клавиатура и принтер для печати чеков. Автономные кассы используют для выездной торговли, например, оснащают ими курьеров.

Выбрать фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это устройство, которое находится внутри корпуса контрольно-кассовой техники. Он выполняет фискализацию данных, которые поступают с ККТ, и передаёт их в налоговую. У фискальных накопителей бывает разный срок действия. 

Открыть личный кабинет на сайте ФНС

Чтобы зарегистрировать кассу удалённо, нужно заранее зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН) на сайте ФНС.

ИП могут сделать это одним из 3 способов:

• Лично получить логин и пароль в любой налоговой инспекции.

Чтобы открыть личный кабинет, нужно обратиться в любую налоговую с паспортом и ИНН. Электронную подпись оформлять необязательно. 

• Войти в ЛКН с помощью логина и пароля от личного кабинета налогоплательщика физического лица.

Если у ИП уже есть личный кабинет налогоплательщика физического лица, ему нужно только ввести ОГРНИП при входе в личный кабинет. 

• Войти в ЛКН, используя логин и пароль от портала Госуслуг. 

Для этого у пользователя заранее должна быть подтверждённая учетная запись на Госуслугах.

Оформить электронную подпись

Чтобы зарегистрировать кассу удалённо — через оператора ОФД или личный кабинет на сайте ФНС, нужно оформить и получить квалифицированную электронную подпись.

Электронную подпись нужно оформлять при личном визите в ФНС с заявлением, распечатанным на бумаге.

Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных — посредник, который передаёт данные с кассы в налоговую. Оператор фискальных данных обязательно должен быть включён в реестр ФНС. 

При выборе компании-оператора лучше заранее проверить, есть ли она в списке лицензированных операторов на сайте ФНС.

Как зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС

Поставить ККТ на учёт в налоговую можно 3 способами:

• Личный визит в отделении ФНС.

Достаточно заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажной форме и вместе с паспортом ККТ отнести его в ближайшую инспекцию ФНС. Электронная подпись здесь не нужна.

Налоговая зарегистрирует ККТ в течение 5 рабочих дней после подачи заявления.

• Удалённая регистрация на сайте ФНС.

Чтобы зарегистрироваться удалённо, нужно заранее открыть личный кабинет на сайте ФНС и оформить квалифицированную электронную подпись.

• Удалённая регистрация через оператора ОФД.

Требования к данному способу такие же, как и при регистрации кассы через сайт ФНС. Нужно оформить квалифицированную электронную подпись и открыть личный кабинет на сайте налоговой.

Как зарегистрировать ККТ на сайте ФНС или через оператора ОФД

Самый простой и быстрый способ зарегистрировать кассу — через личный кабинет оператора ОФД.

Чтобы зарегистрировать ККТ на сайте ФНС, нужно:

• Заполнить заявление.

1. Перейти в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» личного кабинета.

2. Нажать на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выбрать «Заполнить параметры заявления вручную».

3. В специальную форму внести адрес установки или применения ККТ, наименование места установки и выбрать модель кассовой техники. 

4. Выбрать оператора фискальных данных.

После заявление нужно электронно подписать и отправить на проверку в ФНС.

• Внести информации в ККТ.

Полученный от ФНС регистрационный номер кассы, а также сведения о владельце, операторе ОФД и режиме налогообложения нужно внести в настройки кассы. Делается это в специальном сервисном режиме.

После нужно сформировать отчёт о регистрации. В отчёте будут основные параметры фискализации, которые понадобятся для дальнейшей регистрации кассы.

• Завершить регистрацию.

После того как вы сформировали отчёт о регистрации, нужно ещё раз авторизоваться в личном кабинете на сайте ФНС, перейти в раздел ККТ, нажать на карточку регистрации кассы и выбрать кнопку «Завершить регистрацию».

• Получить регистрационную карточку.

Через 5 рабочих дней ФНС отправит организации или ИП карточку регистрации контрольно-кассовой техники. Этот документ подтверждает, что онлайн-кассу поставили на учёт в налоговой.

• Внести данные о регистрации в личный кабинет ОФД.

Когда вы получите регистрационную карту, данные из неё нужно внести в личный кабинет ОФД.

После этого шага касса будет готова к работе — ей можно легально пользоваться.

Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KSFsW