Документооборот с самозанятым: договор, чек, акт и счёт на работы/услуги самозанятого

Документооборот с самозанятыми. Какие нужны документы

Пакет документов, которым стандартно оформляется сотрудничество с самозанятым, включает в себя:

• Договор гражданско-правового характера.

С самозанятыми, как и с любыми другими внештатными исполнителями, можно заключить только гражданско-правовой договор. Для таких исполнителей закон отдельную форму не предусматривает. Поэтому заказчик может подобрать готовую форму договора ГПХ, и на её основе составить свой шаблон договора.

• Чек.

Основной и единственный документ, который самозанятый обязан сформировать и предоставить заказчику. Чек подтверждает, что исполнитель получил вознаграждение, а заказчик на его основании учитывает расходы в составе затрат по УСН и налогу на прибыль.

• Акт выполненных услуг (оказанных работ).

Это необязательный, но очень важный документ — в первую очередь для заказчика. Акт не только подтверждает гражданско-правовой характер отношений между сторонами, но и помогает обосновать правомерность принятия к учёту расходов на выплату вознаграждения самозанятому. 

• Счёт на работы/услуги.

Необязательный, но в некоторых случаях необходимый документ — помогает перечислить вознаграждение исполнителю. Счёт нужен заказчику для того, чтобы корректно составить платёжный документ, на основании которого самозанятому перечислят выплату.

Договор

Составлять этот документ стороны не обязаны. Но его оформление позволит избежать многих спорных моментов: подтвердить наличие между сторонами именно гражданско-правовых, а не трудовых отношений и разрешить споры в случае их возникновения.

Закон не предъявляет никаких требований к форме договора, заключаемого с самозанятым. Как уже было сказано выше, это может быть договор гражданско-правового характера. Чаще всего заказчик заключает с исполнителем на НПД такие виды договоров ГПХ:

• Договор авторского заказа.

• Договор возмездного оказания услуг.

• Договор подряда.

Самым важным условием, которое необходимо учесть при составлении договора с исполнителем-самозанятым, является отсутствие в нем трудовой терминологии и условий, характерных для трудовых отношений.

В договоре следует избегать таких терминов, как «работник», «работодатель», «зарплата», «оклад», «график работы». В него не нужно включать условия:

• о предоставлении исполнителю рабочего места, инструментов и материалов для выполнения работ или оказания услуг;

• подчинённости заказчику;

• о соблюдении графика или режима работы;

• о предоставлении различных гарантий таких, как отпуск, больничный, отгул. 

Перед составлением договора с самозанятым желательно изучить разъяснения ФНС и судебную практику, в которых приведены признаки, характерные для трудовых отношений. Можно руководствоваться, например, следующими документами:

• Постановлением Пленума ВС от 29.05.2018 № 15.

• Письмом ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@.

Чек

Чек — это основной документ, который обязан составлять самозанятый. Исполнитель формирует его, когда получает вознаграждение за оказанные услуги или выполненные работы.

Чек должен быть сформирован в момент расчёта, если он произведен наличными средствами или в безналичном порядке с использованием электронных средств платежа.

Если заказчик перечислил вознаграждение в безналичной форме, например, с расчётного счёта на расчётный счёт, самозанятый должен сформировать чек не позднее 9 числа следующего месяца.

Чек выполняет для заказчика две важные задачи:

• Подтверждает расходы на выплату вознаграждения самозанятому.

Особенно актуально это для упрощенцев с объектом «доходы-расходы» и организаций на ОСНО — для учёта в составе расходов по налогу на прибыль.

• Подтверждает правомерность перечисления вознаграждения исполнителю. 

Самозанятый может сформировать чек, если в данный момент является плательщиком НПД. Если исполнитель утратил статус самозанятого, сформировать этот документ не получится. Это значит, что заказчик должен будет перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы с выплаты исполнителю.

Рекомендуем заказчику внимательно проверить чек от самозанятого: данные должны быть актуальными, в чеке не должна присутствовать трудовая терминология.

Акт выполненных работ /оказанных услуг

Заказчик и исполнитель не обязаны составлять этот документ, но могут это сделать на своё усмотрение. 

По степени важности акт занимает третье место после чека и договора. Этот документ:

• Содержит перечень оказанных самозанятым услуг (выполненных работ), сроки выполнения и размер вознаграждения.

• Подтверждает отсутствие претензий у сторон друг к другу.

• Служит основанием для выплаты вознаграждения исполнителю.

• Подтверждает гражданско-правовой характер отношений между заказчиком и исполнителем, так как содержит детальный перечень оказанных услуг. А значит снижает риск переквалификации отношений в трудовые.

Обязанность исполнителя составить акт и срок, в который он должен направить его заказчику, можно прописать в договоре.

Счёт на работы/ услуги

Тоже полезный и важный для заказчика документ. Организации или ИП производят оплату услуг, в том числе исполнителям на договорах ГПХ, с расчётного счёта. Для корректного и безошибочного перевода денег получателю у него запрашивают реквизиты. Самозанятый может предоставить их в составе счёта на оплату.

Сформировать этот документ плательщик НПД может как в приложении «Мой налог», так и самостоятельно — воспользовавшись бланком или образцом заказчика.

Выставленный счёт позволит избежать возможных ошибок в реквизитах и быстро перечислить деньги исполнителю.

Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?

Убедитесь, что работаете с самозанятыми правильно — чек-лист от QIWI Business

Заполните форму, вышлем список документов бесплатно

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KUrQ2