Внештатный персонал: на чём можно сэкономить, а что для бизнеса рискованно

Преимущества сотрудничества с внештатниками

Внештатным персоналом называют исполнителей, которые сотрудничают с бизнесом на основании договоров ГПХ. К ним относятся:

• Физические лица без статуса ИП и самозанятого.

• Индивидуальные предприниматели.

• Самозанятые.

Преимущества сотрудничества с внештатными исполнителями:

• Нет обязательных платежей за ИП и самозанятых.

За исполнителей, которые имеют статус ИП или самозанятого, заказчик не платит обязательные платежи. Налоги и взносы они уплачивают самостоятельно в зависимости от своего статуса и применяемой системы налогообложения.

• Не нужно сдавать отчетность.

По отношению к ИП и самозанятым заказчик не выступает налоговым агентом, а это значит, что по ним не надо сдавать отчетность в ИФНС и СФР. По исполнителям–физлицам без статуса ИП и плательщика НПД заказчику нужно отчитаться в полном объёме.

• Можно сэкономить на зарплатном фонде.

Внештатным исполнителям не нужно платить премии и компенсации, оплачивать отпуск и, в ряде случаев, больничный.

За ИП и самозанятых заказчик не платит взносы на ВНиМ, а значит у них нет права на оплачиваемый больничный.

• Можно сэкономить на расходах по организации рабочего места

Заказчик не может предоставлять внештатным исполнителям рабочее место, инструменты и оборудование для оказания услуг. Значит тратиться на покупку компьютера, стола, стула, канцелярии и оргтехники ему не придётся. 

• Можно разгрузить отдел кадров и бухгалтерию

По внештатным исполнителям не нужно вести кадровый учет, разрабатывать локально-нормативные акты, проводить СОУТ, периодическое обучение и т.п. По ним не нужно считать зарплату, отпускные и премии, предоставлять налоговые вычеты и составлять отчётность.

Исключение есть только для исполнителей физлиц без статуса ИП или самозанятого. По ним нужно отчитываться в контролирующие органы, рассчитывать НДФЛ и страховые взносы, оплачивать больничные листы.

Риски сотрудничества с внештатным персоналом

Внештатных исполнителей можно привлекать только на разовые или проектные работы. Иначе риски такого сотрудничества перекроют все преимущества.

К недостаткам и рискам сотрудничества с внештатным персоналом относится:

• Переквалификация отношений в трудовые.

Риск переквалификации — самая главная опасность сотрудничества с внештатными исполнителями. Он есть всегда, независимо от количества внештатников и от того, на какие работы они привлекались: разовые, периодические или для постоянного сотрудничества.

• Признание заказчика налоговым агентом.

Этот риск актуален только для исполнителей–ИП и самозанятых. По отношению к исполнителям-физлицам без специальных статусов заказчик выступает налоговым агентом и ничем в этом случае не рискует.

• Отказ ФНС принять в расходы выплаты самозанятым исполнителям. 

Этот риск касается только самозанятых. Расходы на выплаты таким исполнителям можно учесть в составе затрат по УСН и налогу на прибыль только при наличии чека.

• Сложности при организации сотрудничества с большим количеством внештатных исполнителей.

С одним или двумя внештатниками организовать сотрудничество довольно просто. Но если их много, это требует больших трудозатрат со стороны заказчика. Нужно проверить статус каждого исполнителя, заключить договор, уточнить статус внештатника перед выплатой, собрать со всех чеки и закрывающие документы.

Разберем подробнее, как заказчику избежать этих рисков и защитить себя, если они все-таки возникли.

Риск переквалификации отношений

Если налоговая переквалифицирует отношения с внештатным персоналом в трудовые, заказчику придётся:

• Уплатить НДФЛ и страховые взносы с выплат исполнителям.

Это касается только ИП и самозанятых, так как за них заказчик не платит в бюджет обязательные платежи. 

• Сдать отчётность.

По «переквалифицированным» исполнителям заказчик должен направить в ИФНС отчет 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения, а в СФР отчитаться по форме ЕФС-1. 

• Перечислить сотруднику все полагающиеся ему по закону выплаты.

Заказчик должен выплатить такому исполнителю премии, отпускные и больничные, произвести оплату компенсаций, которые положены по ТК и локально-нормативным актам работодателя.

• Оплатить штрафы и пени.

Так как срок уплаты налогов, страховых взносов и сдачи отчётности на дату переквалификации уже будет просрочен, ФНС привлечет заказчика к ответственности в виде штрафа и пени.

Как заказчику защитить себя от этого риска

Полностью исключить такой риск невозможно даже при идеально выстроенном сотрудничестве с внештатниками. Но можно значительно его снизить. Для этого нужно:

• Проверить исполнителя перед началом сотрудничества.

По исполнителям-ИП нужно скачать выписку из ЕГРИП, по самозанятым – получить справку о постановке на учёт или проверить их в специальном сервисе ФНС. Физических лиц без специального статуса дополнительно проверять не нужно.

• Исключить признаки трудовых отношений.

Внештатного исполнителя не нужно включать в производственную деятельность организации или ИП, знакомить его с локально-нормативными актами, устанавливать график и режим работы, определять материальную ответственность и обязанность подчиняться заказчику. 

Такому исполнителю нельзя предоставлять бесплатно транспорт, оборудование, инструменты, униформу и ККТ. Если без этого невозможно выполнить работы, заказчик может передать свое имущество исполнителю по договору аренды. ККТ исполнителю можно передать на время — по доверенности.

• Составить правильный договор.

 В договоре с внештатным исполнителем не должно быть трудовой терминологии, а также условий, характерных для трудовых отношений. Если исполнитель самозанятый или ИП, это нужно указать в договоре. При сотрудничестве с самозанятыми также нужно зафиксировать в договоре ответственность исполнителя, если он не сообщит заказчику об утрате своего статуса или не выдаст чек на полученную сумму.

• Уточнить статус исполнителя перед каждой выплатой.

По индивидуальным предпринимателям можно проверять их статус на сайте ФНС, по самозанятым — в специальном сервисе или запрашивать каждый раз справку о постановке на учёт.

• Получить от самозанятого чек на выплату.

Чек подтверждает, что когда исполнитель получил оплату, он имел статус плательщика НПД, зафиксировал доход в приложении «Мой налог» и оплатит с него в дальнейшем налог.

• Получить от исполнителя подписанные закрывающие документы.

К ним относится акт выполненных работ. Он подтверждает тот факт, что заказчик принял работы или услуги, и показывает налоговой, что отношения между сторонами носят гражданско-правовой, а не трудовой характер.

Риск признания заказчика налоговым агентом

Такой риск может возникнуть в нескольких случаях:

• Доход, который получил самозанятый, не подпадает под НПД.

• На дату выплаты исполнитель утратил статус ИП или самозанятого.

• Доход самозанятого превысил лимит в 2,4 млн руб.

• Самозанятый неправильно заполнил реквизиты чека.

• Налоговая переквалифицировала отношения из гражданско-правовых в трудовые.

Для снижения этих рисков заказчику нужно:

• Проверить статус исполнителя перед началом сотрудничества и перед каждой выплатой.

• Тщательно изучить условия работы с НПД.

• Уточнить перед началом сотрудничества, были ли между сторонами трудовые отношения в последние два года.

• Проверить чек от самозанятого.

Заказчик не сможет учесть в расходах выплаты исполнителям 

Налоговая может признать расходы на выплату самозанятому необоснованными, если:

• Самозанятый откажется или забудет выдать заказчику чек. 

Защититься от такого риска помогут специальные онлайн-платформы для сотрудничества с внештатниками. Они формируют чек сразу после того, как самозанятый получит вознаграждение. 

Если заказчик сотрудничает с самозанятыми напрямую, то подстраховаться от этого риска полностью он не сможет. Но его можно снизить, если прописать в договоре ответственность исполнителя за невыдачу чека или нарушение срока его выдачи. 

• Чек от самозанятого содержит ошибки.

Если заказчик сотрудничает с самозанятыми через специальные платформы, то ошибки в чеке исключаются полностью. 

Если заказчик сотрудничает с такими исполнителями напрямую, то в чеке от них нужно проверить:

• правильно ли указаны сведения о заказчике;

• корректно ли указано наименование услуги и её стоимость;

• чтобы не было трудовой терминологии.

Сложно организовать сотрудничество с большим количеством внештатных исполнителей

Если у заказчика много внештатных исполнителей, проще сотрудничать с ними через специальные платформы. Они позволяют автоматизировать все процессы. Заказчику не придется самостоятельно разрабатывать договор и закрывающие документы, производить массовые выплаты, обмениваться документами на бумаге и переживать за то, что исполнитель не сформирует чек или заполнит его с ошибками.

К таким платформам относится QIWI Business. Каждый ИП или самозанятый проходит тщательную проверку. Бизнесу не грозят риски переквалификации договора и доначисления. 100% автоматизация всех этапов сотрудничества – от поиска исполнителя до получения закрывающих документов.

Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?

Убедитесь, что работаете с самозанятыми правильно — чек-лист от QIWI Business

Заполните форму, вышлем список документов бесплатно:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KC46R