Медленный документооборот тормозит Cash flow
Cash flow (в переводе с англ. «денежный поток») — это количественное выражение денег, имеющихся в распоряжении организации. Для руководителей и собственников компании это понятие означает план будущего движения денежных фондов предприятия либо сводку данных об их движении в предшествующих периодах, а для инвестора cash flow — ожидаемый доход от инвестиций.
Для бюджета любой компании важно заранее рассчитать, какие доходы можно получить в следующем периоде, чтобы вычесть расходы и оценить прибыль. Отсутствие запланированных денежных поступлений может привести к сокращению прибыли и нехватке средств на расчётном счете для поддержания текущей деятельности.
Специфика сделок может подразумевать отсрочку поступления оплаты от клиентов и формирование дебиторской задолженности. Поэтому руководство стремится контролировать процесс получения выручки от клиентов и оперативно устанавливать, какие именно контрагенты нарушают условия платежей.
Срок поступления средств напрямую зависит от готовности закрывающих документов. Закрывающие документы — это бланки, подтверждающие выполнение обязательств по договору с обеих сторон и юридическое завершение сделки, они служат основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.
Бухгалтер не имеет права включать в декларации доходы, не подтвержденные документально. Если закрывающих документов по сделке нет или в них допущены ошибки, то предприятие не сможет подтвердить легальность поступления денежных средств. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится его доплачивать вместе со штрафами.
Закрывающие документы должны быть распечатаны в двух и более экземплярах: один экземпляр фиксирует отпуск товаров на сторону, а второй — позволяет оприходовать полученные товары. Принимающая сторона проставляет подпись ответственного лица и печать на всех экземплярах.
Обычно стороны сначала обмениваются скан-копиями подписанных документов: полученный по электронной почте документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью. Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, но электронный скан не является его оригиналом. Если вы ведете предпринимательскую деятельность и, следовательно, отчитываетесь перед налоговыми органами, то обязательно после обмена сканами требуйте оригиналы закрывающих документов — бумажные документы или электронные, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Медленный бумажный документооборот становится причиной невыполнения финансовых планов. При отправке закрывающих документов контрагентам возникают риски: документ может потеряться навсегда или на время, потребуется отправить новый документ взамен потерянного, после чего есть вероятность перепутать версии. В общем, может возникнуть масса проблем, на решение которых потребуется немало времени. Особенно это становится очевидным, когда при подготовке к отчётному периоду не хватает счетов-фактур, приходится звонить контрагентам и напоминать им о бумажном долге. Компания не может получить деньги, пока все стороны не подпишут закрывающие документы, но при этом оплачивает услуги курьеров — замкнутый круг.
Избежать всех этих неприятностей можно при переходе от бумажного к электронному документообороту. Многие компании автоматизируют как взаимодействие с контрагентами, так и внутренние процессы.
Использование технологий для контроля за документооборотом и ускорения Cash flow
У компании СКБ Контур есть надёжное решение для обмена закрывающими документами — система электронного документооборота Диадок.
Вам больше не нужно ждать доставку бумажных оригиналов: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимые. Нет разночтений и путаницы: обе стороны в каждый момент времени знают, были ли документы получены и приняты покупателем. Статусы обработки документов мгновенно отражаются в системе ЭДО. Потерять электронные документы невозможно, потому что они хранятся на серверах вашего оператора, каждый файл — в трёх экземплярах.
Диадок существенно облегчает редактирование документа. Все редакции документа система сохраняет, в случае ошибки документ можно срочно переделать. Если счёт-фактура не соответствует поставке и необходимы исправления, получатель сообщает об этом контрагенту. Контрагент оперативно переделывает документ и отправляет его на подпись получателю. Получатель имеет возможность за считанные секунды получить корректный документ и подписать его.
Персональный менеджер ответит на все вопросы по подключению к Диадок. Оставьте свои контакты в форме.
Компания, получившая все документы в срок, имеет более правильный финансовый результат, а работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца часто идёт в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок. Результат очевиден — снижение ошибок в отчётности и, следовательно, налоговых рисков. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
За счёт чего ускоряется документооборот в ЭДО:
- Теги (Key-value)
Диадок хранит все переданные документы. Каждый из них можно найти в любой момент, если есть доступ в интернет.
Теги — это произвольная пара «ключ — значение», которые пользователь может привязать к документу. Можно провести аналогию с информационными полями в УПД. Пользователь может передавать в тегах любой текст.
Тег состоит из пары:
Название (Key в API) — собственно название тега, например, «Номер_договора»
Значение (Value в API) — собственно значение тега, например, «АБ343243».
«Номер договора»: «АБ343243»
- Маршруты
Маршрут согласования — это последовательность шагов для обработки документов внутри организации. Документ следует от начального к финальному шагу маршрута автоматически.
Шаг маршрута — это передача документа на согласование, подписание или автоматическое перемещение между подразделениями. На каждом шаге указывается ответственное лицо и требуемое действие. Передать документ на обработку можно конкретному сотруднику, а после шага можно настроить гибкий переход на следующие шаги.
- Модуль для 1С
Юридически значимыми документами можно обмениваться прямо из учётной системы. Для этого нужно интегрировать Диадок с 1С. Это делается с помощью специального модуля, в котором доступна вся функциональность веб-версии плюс автоматизация большинства действий с электронными документами. За счёт этого легко в пару кликов создавать документы без ручного ввода.
В чём суть интеграции, как реализовать её с помощью модуля для 1С и что это вам даст, расскажут эксперты нашей компании «Расчётный центр «Практик».
Запись вебинара «Чем удобен модуль для 1С»
- Массовая подпись
В Диадоке возможны действия с пакетами документов: скачать или удалить весь пакет документов, подписать или отказать в подписи сразу по нескольким документам. А также доступны массовые действия с документами, отобранными по фильтрам в расширенном поиске.
- Приглашение контрагентов
Нет необходимости дополнительно высылать контрагенту официальное письмо о смене способа обмена документами или заявление о переходе на электронное взаимодействие: любые дополнительные документы с запросом подписи можно сразу же вложить непосредственно в приглашение контрагенту. Чтобы согласиться на ЭДО, получателю будет достаточно ознакомиться с документом и подписать его.
А чтобы отправить приглашение с вложенным документом, пользователю нужно найти своего контрагента в системе и прикрепить нужный файл перед отправкой приглашения. При этом отправленный документ будет подписан электронной подписью пользователя. Разослать такие приглашения можно и массово.
Диадок позволяет проверить сразу несколько организаций, подключены ли они к сервису, а также отправить им приглашения. Если у вас есть модуль 1С, то проверку контрагентов можно сделать прямо в модуле. После того как организация примет приглашение, она появится в списке «Ваши контрагенты».
Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или демонстрацию системы, заполнив форму обратной связи.
Подключиться по акции
Компания «Расчётный центр «Практик» осуществляет подключение пользователей к сервису Диадок, комплексно решает задачу по внедрению электронного документооборота в организациях, создаёт индивидуальные проекты под конкретные бизнес-процессы.
В Диадоке зарегистрированы более 1 500 000 предприятий. Загрузив список ИНН ваших контрагентов, вы легко поймёте, кого следует пригласить к обмену, кто уже работает в Диадоке.
Мы информируем вас о действующих акциях для новых и постоянных клиентов:
СПЕЦПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ 1С
«МОДУЛЬ «ИНТЕГРАЦИЯ ДИАДОК C 1C» + 250 ДОКУМЕНТОВ»
- Модуль 1С устанавливается на ваш компьютер или сервер и содержит функциональность учётной системы 1С и Диадока.
- Вместе с модулем в вашем распоряжении пакет документов: 250 исходящих документов. Тариф действуют до исчерпания документов в пакете.
- Пакет исходящих документов включает: получение, подписание и обработку входящих документов; обмен текстовыми сообщениями; бессрочное хранение документов на серверах СКБ Контур; доступ сотрудникам для просмотра и согласования документов; получение круглосуточной техподдержки.
- Входящие документы бесплатны.
- Срок действия спрецпредложения ограничен.
АКЦИЯ ДЛЯ НОВЫХ КЛИЕНТОВ
«25% ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ В ПОДАРОК»
Новым клиентам нашей компании мы предлагаем получить на четверть больше документов за те же деньги. В результате ваш пакет документов увеличится на четверть: вместо 600 документов вы получите 750, вместо 1 200 — 1 500, вместо 3 000 — 3 750, 6 000 вырастут до 7 500, а 12 000 — до 15 000.
Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или удалённую демонстрацию системы, заполнив форму:
Начать дискуссию