Что такое внутренний электронный документооборот
Под электронным документооборотом подразумевается возможность создания, обработки, отправки, хранения документов. Делается это при помощи программы, установленной на ПК, ноутбуки фирмы.
Другая версия — облачный сервис, к которому подключаются устройства сотрудников. Это дает доступ для работы из любого места через браузер. Обрабатывать документацию получится даже с личного планшета или смартфона, подключенного к интернету. Для входа потребуется логин с паролем.
Внутренний документооборот делится на следующие категории:
Кадровый — содержит распоряжения о приеме на работу, увольнении, переводе в другой отдел, повышении. Хранит сведения о квалификации.
Финансовый — включает ведомости на зарплаты, премии, поощрения, информацию о внутреннем перемещении средств между отделами компании.
Юридический — содержит договора, другую важную информацию.
Складской — включает накладные по получению, отгрузке товара, перемещению по складам, что облегчает учет.
Управленческий — в него входят приказы, распоряжения от руководящих сотрудников. Через него ставятся задачи. Может содержать протоколы заседаний, принятые решения, отражает политику компании.
Производственный — содержит всю техническую документацию, инструкции, необходимые для производственных процессов.
Ко внутреннему ЭДО также относится служебная переписка между сотрудниками, необходимая для выполнения рабочих задач.
Для чего используют внутренний электронный документооборот
Внутренний оборот документов в цифровом формате внедряют для:
Повышения производительности. Создание бумажного документа занимает 23 минуты, а электронного — 3 минуты. Цифровую версию проще передать в другой отдел, согласовать, одновременно работать с ней нескольким людям путем открытия доступов.
Улучшения безопасности. Файлы в цифровом архиве не сгорят, их не испортит вода, солнечный свет или грызуны. Доступы сотрудников можно разграничить. Самые важные документы защищены от подделок цифровой подписью. Передача проводится по зашифрованному каналу.
Повышения качества работы. Использование СЭД снижает количество ошибок при заполнении документов, файлы не теряются. Руководитель видит движение документации, контролирует производительность, фиксирует этапы прохождения файла по рабочей цепи.
Экономии. Не нужно тратиться на бумагу и краску для принтеров, обслуживать печатающую технику. Не нужны папки, дыроколы, скоросшиватели, ручки и пр. Нет нужды в содержании целой комнаты ради архива.
Еще ЭДО позволяет активно сотрудничать с удаленными специалистами, которых ранее компания не могла нанять, поскольку они находились в другом городе.
При помощи СЭД и CRM с ними легко обмениваться рабочими документами, отслеживать их производительность. Внедрение ЭДО содействует улучшению экологии, ведь сокращается расходование бумаги.
Сэкономьте до 72 тыс. рублей при подключении системы электронного документооборота!
Улучшайте коммуникацию между отделами, быстро обменивайтесь данными и экономьте деньги и время компании
Расскажем, как навести порядок во внутренних процессах и при этом сэкономить!
Кто использует внутренний электронный документооборот
Приведем сферы, для которых внутренний электронный оборот документов выгоден. Рассмотрим должности сотрудников, которым потребуется сделать доступ к ЭДО. Все это поможет правильно подготовиться к интеграции системы электронного документооборота в бизнес.
Торговля
Одна из востребованных сфер деятельности, где необходим электронный документооборот – оптовая и розничная торговля. Среди клиентов, заказывающих ЭДО: супермаркеты, гипермаркеты, оптовые компании, дистрибьюторы различных брендов и пр.
СЭД в сочетании с CRM помогает контролировать поступление новых товаров на склад, вести учет продаж, перемещение между магазинами по стране.
Благодаря этому получится вовремя заказывать новые товары, чтобы они не заканчивались резко в магазине, избежать избытка однотипной продукции. Проще проводить списание многочисленных позиций, если что-то испортилось или необходимо сделать возврат поставщику. Во всех процессах сохраняется порядок, контролировать большой поток товаров с их документальным следом легче.
Строительство
Во время строительства одни сотрудники находятся в офисе компании, а другие — непосредственно на объекте или даже объектах (если одновременно строится несколько зданий). Ввиду специфики деятельности строительные материалы привозятся поставщиками непосредственно на рабочую площадку. Это сокращает расходы на хранение большого количества товаров (доски, строительные блоки, отделочные материалы, утеплитель и пр.).
Система управления бизнесом со встроенным ЭДО поможет вести учет всех материалов, поставляемых на строительную площадку прямо с планшета.
При этом необходимые учетные документы и ведомости будут сразу передаваться в бухгалтерию и на склад в электронном виде.
Производство
СЭД часто заказывают различные производители. Программа востребована при больших объемах производства, или когда у компании много цехов. Внутренний ЭДО выручает, если офисные помещения предприятия находятся в городе, а производственные — за городом.
При помощи системы электронного документооборота легче вести учет оплаченного и поступившего сырья, переданной на склад готовой продукции. Упрощается отгрузка товара, поскольку подписать необходимые документы менеджер может удаленно.
Логистика
Все компании, занимающиеся транспортировкой грузов по суше, воде и воздуху активно используют СЭД. Система помогает вести учет отгруженных товаров, фиксировать их поступление на конкретный склад. Это защищает от потерь, задержек, возвратов. Подписывать необходимые документы можно удаленно.
Профессии, нуждающиеся в СЭД
Если говорить о конкретных сотрудниках, которым нужно предоставить доступ к ЭДО, то это: бухгалтеры, руководители отделов, ответственные за склады, менеджеры, кадровики. Более точный состав и количество определяется в каждом учреждении индивидуально, в зависимости от количества и типа циркулирующих внутри фирмы документов.
Особенно часто стали заказывать СЭД компании, имеющие удаленных сотрудников. Сейчас проще найти нужного специалиста в другом городе. Ему необязательно быть в офисе, чтобы продуктивно работать.
Внутренний ЭДО позволит быстро обмениваться с такими специалистами документами, необходимыми для их деятельности. Удаленные сотрудники смогут участвовать в согласовании документации вместе со всеми вовлеченными в это лицами.
Тенденции по переходу на ЭДО
Особенно ЭДО нужен в крупных компаниях, у которых гигантский документооборот. Внедрение программы сразу помогает заметить экономию на бумаге, времени. Особенно это чувствуется, если у фирмы много филиалов по городу, стране. Но сейчас набирает тенденцию внедрение СЭД в небольшие компании. Хотя экономию в таком случае можно ощутить не сразу (ввиду небольшого объема бумаги), зато заметен рост производительности.
Сейчас для интеграции СЭД обращаются фирмы, в штате которых много возрастных сотрудников. Здесь возникают дополнительные сложности. Трудности вызывает интерфейс, длинные инструкции. Пожилому человеку порой трудно составить и отправить E-mail, не говоря уже об управлении целой программой.
В таких ситуациях интуитивно понятный интерфейс играет важную роль в освоении всех функций. Чем программа проще визуально, тем быстрее пожилые сотрудники смогут на нее перейти.
Следующая тенденция — сейчас на внутренний ЭДО переходят компании, использующие старые СЭД. Например, фирма перешла на систему электронного документооборота 10–15 лет назад. В то время это было передовое решение, но сейчас программа устарела. Такие компании уже четко понимают, для чего им нужда СЭД и какие функции в ней необходимы.
При демонстрации возможностей софта сотрудники таких фирм задают конкретные вопросы. И, если программа им подходит по функционалу, быстро принимают решение о покупке. Здесь на первом месте выступает именно количество функций, поэтому примитивные версии будут отвергнуты.
Выводы
Компания А2Б предлагает систему электронного документооборота, отличающуюся балансом между простотой интерфейса и входящими в нее возможностями. Внутренний ЭДО от А2Б понравится опытным пользователям, но при этом будет прост для освоения пожилым людям. По соотношению цены и качества программа одна из лучших на рынке.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Лучшее соотношение цены и возможностей
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KZC9Q
Начать дискуссию