Рассказываем, в чем его преимущества, и как выбрать для компании систему электронного документооборота.
Каким бывает документооборот компании, и чем внутренний отличается от внешнего
За день через любой субъект бизнеса проходят сотни бумаг: одни документы создаются, другие — согласовываются, третьи — направляются контрагентам, проверяющим органам или в архив. Как правило, в процессе обработки документации принимают участие все сотрудники административного сектора: менеджеры, директора, кадровики, юристы, бухгалтеры и т.д.
Для удобства виды документооборота классифицируют. Так, по характеру передаваемой информации выделяют: кадровый, бухгалтерский, складской, производственный и т.д.
По типу отношений между участниками процесса бывает:
Внутренний — в рамках одной организации, т.е. между коллегами;
Внешний — письменное взаимодействие с контрагентами;
С госорганами — отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ответы на требования и запросы ведомств и т.п.
К документам, которые обращаются строго внутри предприятия, не покидая его пределов, относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и положения, регламентирующие деятельности фирмы;
штатное расписание;
графики отпусков;
приказы;
должностные инструкции;
инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности;
технические документы;
акты ревизий;
протоколы совещаний и внутренняя служебная переписка.
Внутренний документооборот позволяет компании функционировать в штатном режиме:
сотрудникам — контактировать друг с другом и обмениваться информацией;
руководителям — выдавать поручения и контролировать результат. Без строгой и четкой системы внутри бизнеса царил бы хаос.
Экологично и экономично: тенденция к переходу на ЭДО
Постепенный переход на ЭДО отмечается во всех отраслях российского бизнеса. Тенденция, безусловно, касается не только внешнего документооборота, но и внутреннего.
Так, за первый квартал 2023 года через сервисы СЭД было передано на 35% больше документов, по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года. А в 2022 году — по отношению к 2021 — объем электронного документооборота вырос на 22 %.
В чем плюсы внедрения внутреннего ЭДО:
Сокращение времени на подготовку документов и увеличение скорости их согласования, как следствие — улучшение производительности труда.
Возможность быстро «включать в работу» дистанционных сотрудников.
Удобный обмен документами с филиалами из других регионов.
Единое информационное пространство внутри предприятия — доступ к одному и тому же файлу может быть у группы работников / всего коллектива.
Экономия финансов за счет отказа от бумаги, канцтоваров, аренды площади под хранение бумажного архива.
Простой поиск и управление информацией — все файлы хранятся внутри системы, найти нужный документ можно в пару кликов.
Возможность фиксации этапов прохождения согласования документа и управленческого контроля за исполнением поручений.
Безопасность и конфиденциальность — вероятность потери или утечки данных стремится к нулю.
Для большинства внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которой можно быстро обеспечить всех сотрудников.
Повышение корпоративной культуры.
Спектр задач, которые охватывает система внутреннего ЭДО
В среднем, система ЭДО позволяет в 2–3 раза снизить расходы на канцелярию и расходные материалы, а также не менее чем на 50% сокращает время согласования и поиска документов (= повышает производительность труда).
Ознакомьтесь со всеми возможностями СЭД на примере сервиса А2Б.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Каким подразделениям пригодится СЭДО
К внутреннему электронному документообороту можно подключить различные отделы компании:
отдел персонала — для ведения кадрового учета, оформления электронных трудовых книжек, ознакомления с приказами и ЛНА всех сотрудников, включая «удаленщиков»;
склад — для проведения инвентаризации, составления актов о приемке материалов, сырья, продукции;
бухгалтерия — для финансовой и бухгалтерской отчетности;
менеджеры, юридический отдел — обсуждение, согласование договоров, допсоглашений и приложений к ним;
руководители — ведение организационных и распорядительных документов.
Пара конкретных примеров: как помогает корпоративный ЭДО в решении проблем:
У оптовой компании «Луч» множество филиалов по всей стране. Товары перемещаются по регионам, принимающих сотрудников очень много, и все они находятся далеко от центральной бухгалтерии. Внутренний ЭДО поможет наладить процесс подписания документов и своевременное их поступление в бухгалтерию.
Производственная фирма «Взлет» имеет офис в центре Москвы. При этом склады и производственные помещения расположены в Московской и Тверской областях, в целях экономии на аренде. Предприятие вынуждено нанимать курьеров для отправки бумаг в офис, или передавать документы с водителями, которые часто теряют оригиналы в пути. Подключение к СЭДО позволит решить проблему утраты документов, несвоевременной передачи их в офис, а также снизит затраты на курьерские услуги.
Как выбрать СЭДО
На российском рынке СЭД достаточно современных решений для всех отраслей бизнеса.
Выбирая для своей компании систему электронного документооборота, учитывайте спектр возможностей (ключевых и дополнительных), технические требования для установки, наличие техподдержки и, конечно, стоимость обслуживания.
Обычно сервисы предлагают следующие виды СЭДО:
«Коробочные» или универсальные — система имеет основной функционал, легко настраивается, понятна в использовании. Но спектр возможностей ограничен, нужно внимательно изучить соответствие задачам компании.
Индивидуальные — разрабатываются под запрос, персонифицированы. Предполагают более сложное внедрение и обучение сотрудников.
Комбинированные — есть базовый функционал, но система адаптируется под конкретные запросы заказчика и интегрируется с другими офисными приложениями.
Сервис А2Б предлагает пользователям «коробочную» версию или вариант «онлайн» (второй — работает сразу после регистрации, не нужно устанавливать ПО на сервер).
В системе встроена возможность самостоятельной настройки бизнес-процессов, большой перечень доп. решений: управление проектами, контроль задач, постановка долгосрочных целей, хранилище файлов, чат для общения с коллегами, управление идеями и рацпредложениями сотрудников и т.д.
Протестируйте бесплатно систему «А2Б» в течение 7 дней и убедитесь, что данная СЭДО подходит вашей компании!
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KA81m
Начать дискуссию