Внутренний документооборот компании: кому нужна и чем может быть полезна система ЭДО

Рассказываем, в чем его преимущества, и как выбрать для компании систему электронного документооборота.

Каким бывает документооборот компании, и чем внутренний отличается от внешнего

За день через любой субъект бизнеса проходят сотни бумаг: одни документы создаются, другие — согласовываются, третьи — направляются контрагентам, проверяющим органам или в архив. Как правило, в процессе обработки документации принимают участие все сотрудники административного сектора: менеджеры, директора, кадровики, юристы, бухгалтеры и т.д.

Для удобства виды документооборота классифицируют. Так, по характеру передаваемой информации выделяют: кадровый, бухгалтерский, складской, производственный и т.д. 

По типу отношений между участниками процесса бывает:

1. Внутренний — в рамках одной организации, т.е. между коллегами;

2. Внешний — письменное взаимодействие с контрагентами;

3. С госорганами — отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ответы на требования и запросы ведомств и т.п.

К документам, которые обращаются строго внутри предприятия, не покидая его пределов, относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и положения, регламентирующие деятельности фирмы;

• штатное расписание;

• графики отпусков;

• приказы;

• должностные инструкции;

• инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности;

• технические документы; 

• акты ревизий;

• протоколы совещаний и внутренняя служебная переписка.

Внутренний документооборот позволяет компании функционировать в штатном режиме: 

• сотрудникам — контактировать друг с другом и обмениваться информацией; 

• руководителям — выдавать поручения и контролировать результат. Без строгой и четкой системы внутри бизнеса царил бы хаос.

Экологично и экономично: тенденция к переходу на ЭДО

Постепенный переход на ЭДО отмечается во всех отраслях российского бизнеса. Тенденция, безусловно, касается не только внешнего документооборота, но и внутреннего. 

В чем плюсы внедрения внутреннего ЭДО:

1. Сокращение времени на подготовку документов и увеличение скорости их согласования, как следствие — улучшение производительности труда.

2. Возможность быстро «включать в работу» дистанционных сотрудников.

3. Удобный обмен документами с филиалами из других регионов.

4. Единое информационное пространство внутри предприятия — доступ к одному и тому же файлу может быть у группы работников / всего коллектива.

5. Экономия финансов за счет отказа от бумаги, канцтоваров, аренды площади под хранение бумажного архива.

6. Простой поиск и управление информацией — все файлы хранятся внутри системы, найти нужный документ можно в пару кликов.

7. Возможность фиксации этапов прохождения согласования документа и управленческого контроля за исполнением поручений. 

8. Безопасность и конфиденциальность — вероятность потери или утечки данных стремится к нулю.

9. Для большинства внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которой можно быстро обеспечить всех сотрудников.

10. Повышение корпоративной культуры.

Спектр задач, которые охватывает система внутреннего ЭДО

В среднем, система ЭДО позволяет в 2–3 раза снизить расходы на канцелярию и расходные материалы, а также не менее чем на 50% сокращает время согласования и поиска документов (= повышает производительность труда).

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Попробовать

Каким подразделениям пригодится СЭДО

К внутреннему электронному документообороту можно подключить различные отделы компании:

• отдел персонала — для ведения кадрового учета, оформления электронных трудовых книжек, ознакомления с приказами и ЛНА всех сотрудников, включая «удаленщиков»;

• склад — для проведения инвентаризации, составления актов о приемке материалов, сырья, продукции;

• бухгалтерия — для финансовой и бухгалтерской отчетности;

• менеджеры, юридический отдел — обсуждение, согласование договоров, допсоглашений и приложений к ним;

• руководители — ведение организационных и распорядительных документов.

Пара конкретных примеров: как помогает корпоративный ЭДО в решении проблем:

1. У оптовой компании «Луч» множество филиалов по всей стране. Товары перемещаются по регионам, принимающих сотрудников очень много, и все они находятся далеко от центральной бухгалтерии. Внутренний ЭДО поможет наладить процесс подписания документов и своевременное их поступление в бухгалтерию. 

2. Производственная фирма «Взлет» имеет офис в центре Москвы. При этом склады и производственные помещения расположены в Московской и Тверской областях, в целях экономии на аренде. Предприятие вынуждено нанимать курьеров для отправки бумаг в офис, или передавать документы с водителями, которые часто теряют оригиналы в пути. Подключение к СЭДО позволит решить проблему утраты документов, несвоевременной передачи их в офис, а также снизит затраты на курьерские услуги.

Как выбрать СЭДО 

На российском рынке СЭД достаточно современных решений для всех отраслей бизнеса.

Обычно сервисы предлагают следующие виды СЭДО:

1. «Коробочные» или универсальные — система имеет основной функционал, легко настраивается, понятна в использовании. Но спектр возможностей ограничен, нужно внимательно изучить соответствие задачам компании.

2. Индивидуальные — разрабатываются под запрос, персонифицированы. Предполагают более сложное внедрение и обучение сотрудников.

3. Комбинированные — есть базовый функционал, но система адаптируется под конкретные запросы заказчика и интегрируется с другими офисными приложениями. 

В системе встроена возможность самостоятельной настройки бизнес-процессов, большой перечень доп. решений: управление проектами, контроль задач, постановка долгосрочных целей, хранилище файлов, чат для общения с коллегами, управление идеями и рацпредложениями сотрудников и т.д.

Протестируйте бесплатно систему «А2Б» в течение 7 дней и убедитесь, что данная СЭДО подходит вашей компании!

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Попробовать

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KA81m