Какие бизнес-процессы можно перевести в онлайн и что для этого нужно
Дистанционная работа за последние годы стала привычным явлением, но с удаленным управлением ситуация несколько другая.
Для многих руководителей дистанционное ведение бизнеса сопряжено со множеством сомнений — действительно ли все процессы можно перевести в онлайн, не отразится ли это на работе компании в негативном ключе, насколько безопасно внедрение новых технологий и т. д.
Опыт многих успешных компаний показывает, что сейчас все задачи могут решаться удаленно, например:
ведение внутреннего документооборота компании;
постановка задач и контроль поручений;
учет клиентов, продаж и взаимодействий;
постановка долгосрочных целей;
управление проектами;
ведение учета персонала;
координация работы команды;
выплата заработной платы сотрудникам;
уплата налогов и отправка отчетности.
Подготовили для вас чек-лист, который поможет перевести управление компанией на удаленку быстро и беспроблемно.
Получите квалифицированную электронную подпись.
Вести электронный документооборот (в т.ч. подписывать договоры), участвовать в торгах и закупках, сдавать отчетность в госструктуры — все эти действия можно совершать онлайн, но только при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП).
КЭП выполняет сразу несколько функций: подтверждает личность владельца, а также свидетельствует о достоверности и целостности документа, который был ей подписан. По своей юридической силе КЭП аналогична подписи собственноручной.
Получение КЭП состоит из нескольких этапов:
Покупка токена. Токен можно приобрести у операторов электронного документооборота или в интернет-магазине. Обратите внимание: чтобы его можно было использовать для налоговой, выбирать необходимо токен формата USB Тип-А.
Подача заявления. Заявление подается в личном кабинете на сайте ФНС или в приложении. Также можно лично обратиться в инспекцию по предварительной записи.
Сбор документов и получение КЭП. Подпись нужно записать на токен. Это могут сделать в налоговой, обязательно иметь при себе паспорт, токен и СНИЛС. При условии, что все документы будут в наличии, сертификат на токен записывают сразу же. Если заявление подается лично, предоставить нужно эти же документы.
Установка программы. Для использования подписи нужна программа «КриптоПро CSP». Скачать ее актуальную версию можно с сайта КриптоПро.
Переведите внутренний документооборот на электронный.
Организовать работу с документами внутри компании поможет система электронного документооборота (СЭД). Такие сервисы не только обеспечивают удаленный доступ к документации, но и ускоряют все процессы за счет автоматизации делопроизводства.
Среди плюсов СЭД:
оптимизация процессов работы с документацией: ускоряется процедура обработки и согласования документов;
создание надежного архива: благодаря структурированному хранилищу упрощается поиск документов и гарантируется их сохранность;
безопасность: документы надежно защищены от несанкционированного доступа;
повышение производительности труда: многие действия с документами совершаются в один клик, а руководитель получает возможность оценивать уровень загруженности сотрудников;
сокращение расходов: минимизируются затраты на бумагу и печать.
Оценить все преимущества сервиса электронного документооборота помогает внедрение системы А2Б. Среди ключевых особенностей этого решения:
быстрый запуск — процесс занимает две недели;
высокая скорость обучения персонала благодаря понятному интерфейсу;
гибкость системы, позволяющая адаптировать ее под потребности компании;
множество дополнительных возможностей — от программы для управления проектами до корпоративного чата.
Получить подробную информацию о внедрении СЭД А2Б, а также оставить заявку можно на сайте компании.
Организуйте эффективное взаимодействие с контрагентами.
Электронный документооборот может использоваться не только внутри компании, но и для обмена документацией с партнерами, клиентами и различными ведомствами.
Передача файлов происходит по каналу связи, который предоставляет оператор ЭДО, а сам процесс обмена документами становится прозрачным и быстрым.
Как и при внедрении внутреннего документооборота, использование внешнего ЭДО позволяет оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить высокий уровень безопасности при передаче документации. Все передаваемые данные надежно защищаются шифрованием, а сам документ невозможно каким-либо образом повредить или изменить.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Как избежать ошибок при удаленном управлении бизнесом
Руководители, которые приняли решение вести бизнес удаленно, иногда сталкиваются с определенными нюансами при организации бизнес-процессов. Возникновение сложностей на начальном этапе — абсолютно нормальное явление, так как и сам руководитель, и сотрудники компании только привыкают работать в новых для себя условиях.
Собрали для вас самые распространенные ошибки. Надеемся, знание проблемных моментов поможет избежать их при организации удаленного управления вашей компанией:
Отсутствие регламентов и инструкций. «Интуитивное» выполнение задач зачастую влечет за собой возникновение ошибок и в целом тормозит работу.
Создание большого количества чатов. Рабочие чаты — невероятно удобный инструмент, однако иногда их становится слишком много. Здесь важна «золотая середина»: сотрудники должны четко понимать, какую информацию куда отправлять и не проводить много времени в бессмысленной переписке.
Чрезмерный контроль. Конечно, контроль необходим, но в разумных пределах. Практика показывает, что слишком пристальное внимание негативно сказывается на эффективности персонала.
С системой управления бизнесом А2Б можно ставить задачи сотрудникам в режиме онлайн и контролировать поручения. Программа доступна из любой точки: главное, наличие Интернета.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8K3HzS
Комментарии
1Как получить КЭП понятно. Как бизнесом-то удаленно управлять? Да что б еще и эффективно)))