Поэтому стоит разобраться, как не провалить переход на СЭД, и на каких этапах, что необходимо предусмотреть. Но сперва рассмотрим возможности и преимущества от внедрения системы электронного документооборота на предприятии.
Для чего необходима система электронного документооборота
Система электронного документооборота необходима для создания документации в цифровом формате. В этом же формате она подписывается, согласовывается, правится. Далее файл можно пересылать между отделами, сохранять в архиве. Если он понадобится для уточнения данных, доступен поиск по теме, автору, дате и другим параметрам. Использование СЭД оптимизирует процессы внутри предприятия, помогает экономить деньги.
В чем именно заключается положительный эффект от внедрения системы электронного документооборота
Положительный эффект заключается в наведении порядка в документации. Бумажные документы регулярно теряются, их забывают подписать или передать. Если в них допущены ошибки, переделывание занимает много времени. Когда документация движется между отделами или подразделениями фирмы, нужны курьеры.
Все это отпадает при внедрении СЭД. Исправить файл может автор или тот, у кого он находится на согласовании. Передача документации занимает секунды. Работать можно с ноутбука или планшета в любом уголке Земли.
Экономятся деньги на бумагу, тонеры для принтеров, электроэнергию, папки. Не нужно содержать большую комнату для архива. Поиск информации занимает минимум времени. Все бланки надежно сохраняются в двух экземплярах на разных дисках на случай компьютерного сбоя. Вашей фирме не страшен пожар, затопление, грызуны и т. д.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
На что следует обратить внимание при внедрении: 10 основных способов не провалить
Внедрение системы электронного документооборота можно провалить, напрасно потратив время и деньги. Поэтому следуйте поэтапному плану, учитывая 10 важных рекомендаций:
Определите, кто будет пользоваться СЭД и для каких задач он нужен в компании. Еще до установки программы, решите, каким сотрудникам она нужна. Зачастую это: бухгалтера, кадровики, инженеры, руководители отделов, сотрудники склада и пр. Так получится определить, какая документация будет переводиться в цифровой формат и кто в этом участвует.
Расскажите команде о пользе. Простого объяснения, что фирме так будет лучше – недостаточно. Покажите, что некоторые процессы будут автоматизироваться. Это упростит рутинную работу, поможет лучше ее организовать. Сотрудники смогут больше успевать, а значит получат премии. Для согласования не придется бегать по отделам.
Учитывайте уровень подготовленности сотрудников. Для использования системы необходимы элементарные навыки работы за ПК. Если у вас бухгалтер или кадровик, который 30 лет писал все от руки и не знает, как открыть дополнительное окно программы, это только затормозит работу. Придется для использования СЭД поставить более прогрессивного сотрудника. Иначе все и дальше будет выполняться на бумаге, вложенные деньги в ЭДО себя не оправдают.
Учитывайте мнение конечных пользователей. Бывали случаи, когда руководство очень хотело установить СЭД на компьютеры фирмы, но при этом для тестирования не привлекались рядовые сотрудники. В конечном итоге выбор отдавался яркому интерфейсу и хорошо подготовленной презентации, но пользоваться программой было неудобно. Мнение тех, кому придется непосредственно работать с софтом крайне важно. Берите на презентации или тесты бухгалтера, кадровика, инженера, которые будут создавать документы, согласовывать их, отправлять. Пусть они скажут, насколько это удобно.
Назначьте ответственного. Переход компании на систему электронного документооборота должен выполняться под контролем конкретных назначенных сотрудников. Руководство может легко отвлечься на внезапно возникшие дела. Энтузиасты фирмы, которым нравилась идея цифровой документации, могут обнаружить, что внедрение требует больше внимания, чем они думали. Тогда они не выполнят свою первоочередную работу. Отдельный сотрудник, которому за это заплатят, должен полностью влиться в процесс, разобраться во всех деталях, уведомлять руководство об этапах интеграции СЭД.
Проверьте на соответствие аппаратную часть. Если программа устанавливается на сервер компании, необходимо позаботиться о достаточной мощности «железа». В характеристиках софта указываются минимальные и рекомендуемые требования для процессора, оперативной памяти. Потребуется провести скоростную линию для создания внутренней сети, обеспечить резервное питание. Понадобится сотрудник, ответственный за документооборот в компании. Без соблюдения этого программа будет тормозить или не отвечать, что провалит внедрение.
Удостоверьтесь в возможности техподдержки. Не все возникающие проблемы системный администратор сможет решить сам. Важно, чтобы разработчики были на связи и за отдельную плату могли доработать софт. Не связывайтесь с фирмами-однодневками, до которых потом не сможете дозвониться.
Предусмотрите возможность масштабирования. По мере роста бизнеса, увеличивается количество сотрудников, которым необходим доступ к СЭД. Растет и объем обрабатываемой документации. Если программа не позволяет подключить дополнительное число людей, придется переходить на другую. Чтобы не менять ПО, не переучивать сотрудников, важно заранее убедиться, что софт масштабируется. Дополнительный балл тем системам, которые в базе могут дать больше возможностей (поручения, проекты, CRM, корпоративный портал, чат).
Убедитесь в безопасности системы. Чтобы конфиденциальные данные не попали в открытое обозрение, проверьте, есть ли в программе разграничение уровней доступа. В таком случае можно настроить функционал, чтобы сотрудники видели только те файлы, над которыми работают. Вход в программу должен быть через логин/пароль. На случай компьютерного сбоя, все файлы должны резервно копироваться и сохраняться на другом диске.
Выделите для внедрения достаточный период. Первое время после установки софта работа будет вестись медленно. Это нормально, необходима адаптация. Возьмите на этот период меньше заказов, чтобы успевать их обрабатывать, не ругайте сотрудников, что процесс идет медленно.
Такие разумные советы помогут не провалить внедрение системы электронного документооборота в компанию. Игнорирование рекомендаций имеет обратный эффект.
Частые ошибки, совершаемые при внедрении электронного документооборота
Самая распространенная ошибка при попытке перейти на СЭД – отсутствие конкретного ответственного.
Руководитель может сильно не вникнуть, его отвлекут контракты, служебные поездки. Рядовые сотрудники заняты текущей работой. В итоге, когда разработчик установил программу и ушел, возникают элементарные вопросы. Например, как настроить маршруты согласования документации? И никто не знает, как это сделать.
Поэтому обязательно должен быть ответственный, который проследит за всеми процессами, пройдет обучение, поможет освоить софт остальным.
Порой разработчики хвастаются расширенным функционалом своей программы. Но большинству компаний такое не нужно. Сложная СЭД только затруднит переход. Чтобы не совершить такую ошибку, выбирайте либо простую программу, либо такую, которая позволит на первом этапе внедрения отказаться от лишних функций.
Следующая ошибка — отсутствие ответственности за неиспользование СЭД. Пропишите в уставе фирмы, что создание и обработка документов в цифровом формате — теперь обязательна. Укажите, какая ответственность будет за нарушение (штраф, лишение премии и пр.). Это будет мотивировать использовать ЭДО даже тех, кто не очень ратует за перемены.
Планомерный переход на СЭД поможет избежать провала. Учитывайте приведенные рекомендации, помните о распространенных ошибках. Тогда внедрение пройдет менее болезненно. Хороший вариант СЭД для предприятий есть у компании А2Б. Здесь простой интерфейс, хорошие функции и безопасность. Обычно интеграция такого софта не вызывает проблем.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KWEUT
Начать дискуссию