Возможности системы электронного документооборота
Система электронного документооборота — это программный продукт. Он предоставляет такие возможности:
Создание полностью нового документа или быстрое формирование типового бланка.
Подписание документа простой подписью (позволяет видеть, кто отправил) или более защищенной (для внутренних приказов, распоряжений).
Внесение правок в файл при коллективной работе (сотрудники могут при этом находиться в разных отделах), отслеживание истории правок.
Настраивание маршрутов согласования и уровней доступа к документации.
Сквозное шифрование и сохранение в архиве.
Поиск информации в архиве по ключевым словам темы документа, автору, дате и другим параметрам.
Некоторые СЭД, как у А2Б, можно интегрировать с модулем «Проекты». Тогда документацию можно совмещать с конкретными задачами для удобства обработки, чтобы ничего не было упущено. Еще можно видеть продвижение обработки документов в наглядной схеме на виртуальной доске канбан.
С помощью внутреннего СЭД ведут: бухгалтерию, составляют и передают инструкции, служебные записки, распоряжения. Можно сказать, что все организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) и нормативные документы (инструкции, положения, регламенты и т.п.)
Когда стоит задумать о внедрении
СЭД необходима крупному бизнесу, в котором важна хорошая организация, когда уровень необходимой бюрократии растет и вести ручной учет становится достаточно сложным и последствия возможных ошибок или потерь могут привести к существенным финансовым потерям. Но даже при средних или малых размерах компании можно задуматься об ее интеграции, если:
часть сотрудников работают удаленно и им необходимо согласовывать документацию;
фирме приходится обрабатывать большой объем внутренних накладных, отчетов и пр.;
нередко бумажная работа дублируется, документы теряются, их приходится создавать заново;
фирма тратит много денег на бумагу, тонеры для принтера, папки;
архив занимает много места;
передача документации между отделами занимает много времени, материалы долго согласовываются, необходимо привлекать курьеров;
при обращении к архиву уходит время, чтобы найти нужный бланк;
при подготовке документации сотрудники допускают ошибки.
Если один или несколько пунктов из этого контрольного списка относятся к вашему бизнесу, задумайтесь о выборе ЭДО. Программа поможет создавать и учитывать документы, быстро их обрабатывать, компактно хранить.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
На какие моменты обратить внимание при выборе
Основные критерии выбора СЭД:
Удобство в работе. Если софт слишком сложный, потребуется много времени на обучение сотрудников. Интерфейс должен быть простым. Даже если персонал не разобрался сразу, то интуитивно должно быть понятно, как создать новый документ в ЭДО или воспользоваться другими функциями. Это возможно за счет небольшого количества кнопок на экране, четкой логики действий.
Безопасность. Поскольку часть передаваемых файлов по-внутреннему ЭДО может содержать коммерческую тайну, важна надежность софта. Уровни доступа следует разграничить, чтобы с секретной информацией работали только те, кто имеет разрешение. Для входа требуется индивидуальный логин/пароль. Но слишком сложный вход с отправкой кода по СМС тоже не нужен, поскольку это затруднит прочтение обычной служебной записки. Немаловажна защита программы от удаленного взлома.
Мобильность. Смартфоны и планшеты позволяют на ходу переводить деньги, проводить видеоконференции с участниками из других стран. Неплохо, чтобы они предоставляли доступ к файлам фирмы. Тогда сотрудники смогут согласовать документацию, подписывать ее, передавать дальше, даже если не находятся в офисе. И для этого не придется носить с собой громоздкий ноутбук. Здесь важный критерий выбора – кроссплатформенность. Файлы должны хорошо открываться на небольших экранах в мобильных ОС.
Простота внедрения. Сколько займет времени установка программы? Если на интеграцию уйдут недели или месяцы – это слишком долго. Оптимально, чтобы софт устанавливался за час на рабочие ПК. После можно сразу приступать к созданию маршрутов, освоению.
Важный критерий — функциональность. Если программа предоставляет дополнительные возможности, повышающие удобство, — это плюс.
Например, в некоторых сервисах можно обсуждать формулировки, состав файла в групповом чате. Он формируется автоматически с добавлением всех участников, работающих над проектом. Руководитель видит, на каком этапе находится каждый файл, кто сейчас его обрабатывает. Когда приближается окончание срока подготовки документации, срабатывает напоминание. За прошедший период софт создает отчет о проделанной работе. Такие фишки станут преимуществом.
Рекомендации по выбору системы электронного документооборота
Чтобы правильно выбрать систему электронного документооборота для своего бизнеса, придерживайтесь следующих рекомендаций:
Определите, для каких задач необходим электронный документооборот. Это может быть ведение бухгалтерии, кадрового учета, создание приказов и распоряжений, технических инструкций или других нормативных документов. Благодаря составленному списку сформируются цели внедрения.
Определите, каким сотрудникам необходим ЭДО. В этом поможет четкий перечень из первого пункта в рекомендациях. Это будут бухгалтера, начальник отдела кадров, его помощники, руководители отделов, их сотрудники, менеджеры.
Исходя из количества сотрудников, их характера работы, выберите формат СЭД. Коробочный вариант требует разовой покупки. Но для индивидуальной доработки под нужды бизнеса приходится иногда привлекать разработчика за отдельную плату, однако у большой части клиентов получается настроить в программе бизнес-процессы базовыми средствами самостоятельно. Облачная версия не требует вложений на старте. Взимается ежемесячная плата за количество подключенных сотрудников. Все обслуживание программы ложится на плечи оператора. Но добавить индивидуальные функции к базовым не получится. У нас же это возможно, так как доработки делаем и для коробки и для облака.
Выберите компанию-разработчика. Те, кто давно присутствует на рынке, имеют много отзывов, но их продукт может уже морально устареть. Молодые компании используют более современные решения, у софта есть потенциал на ближайшие 5–7 лет. У таких компаний цены ниже. Выясните, как будет происходить установка программы, какая возможна техподдержка, как часто планируется выпуск обновлений.
Попросите бесплатную версию.
У любой солидной фирмы должен быть бесплатный триал, когда вы можете опробовать все возможности программы. У одних компаний такой период предоставляется в течение 7 дней. У других — до 30 дней. Выбирайте больший срок. Тогда получится спокойно опробовать софт, оценить его преимущества, увидеть, насколько он подходит для вашего бизнеса.
Хорошая программа СЭД для внутреннего ЭДО есть у А2Б. Здесь простой интерфейс, удобное использование. Можно подключить дополнительные модули «Проекты», «Цели», «Канбан» и пр. А можно обойтись только СЭД, сэкономив на цене. Есть как облако, так и коробка. Бесплатный триал в 7 дней позволит все проверить и принять окончательное решение, не упустив важное.
СЭД — система электронного документооборота
СЭД — система электронного документооборота
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8Jzgw6
Начать дискуссию