Документооборот внутри компании: что он из себя представляет
Жизненный цикл документов «от создания — до архивации», их движение по заданным маршрутам называется документооборотом. Этот непрерывный и обеспечивающий слаженную деятельность компании процесс можно разделить на два вида:
Внешний — обработка входящей и исходящей корреспонденции, взаимодействие с контрагентами и госорганами.
Внутренний — обмен бумагами в пределах организации.
Все маршруты внутреннего документооборота сосредоточены между структурными подразделениями и сотрудниками. Например, на локальном уровне происходит обмен:
приказами;
положениями и регламентами;
служебными записками;
инструкциями по охране труда, пожарной и электробезопасности;
протоколами совещаний;
актами инвентаризаций и ревизий и т.п.
Многие недооценивают объем внутренней документации. Кажется, что основную часть работы все же занимает переписка с внешними субъектами: партнерами по бизнесу, поставщиками, клиентами, контролирующими органами. Тем не менее, ежедневно компания обрабатывает от пары десятков до сотни локальных бумаг. Офисные сотрудники берут деньги под отчет (заявление + расходный кассовый ордер), новички знакомятся под роспись с ПВТР и должностными инструкциями, кто-то уходит в отпуск, совмещает должности, берет сверхурочную занятость, проходит инструктаж и т.д. В итоге набирается немалая кипа бумаг, которые, помимо обработки, нужно где-то хранить и правильно архивировать.
Решение для бизнеса, которое помогает оптимизировать процесс внутреннего делопроизводство, найдено. Компании и ИП на смену традиционному бумажному внедряют ЭДО — электронный документооборот. С его помощью можно ускорить согласование вопросов, обмениваться информацией на расстоянии (например, с удаленщиками или филиалами), коллективно работать над одним и тем же проектом нескольким специалистам.
Система А2Б — отличная возможность навести порядок в делах, сократить время обработки внутренних документов до 70% и хранить большой объем данных без риска утраты.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Как перейти на внутренний ЭДО: пошагово
Шаг 1. Оцените масштаб задачи
Для начала определите направление, в котором будете двигаться при подключении электронной системы, хотя бы приблизительно накидайте план и выделите ключевые тезисы. Например:
классифицируйте локальные документы, которые обращаются в пределах компании;
сформулируйте для себя критичные точки, которые тормозят делопроизводство — нарушение сроков согласования, постоянные потери информации, отсутствие ответственных лиц за обработку документации и т.п.;
определите маршруты внутреннего документооборота;
составьте перечень сотрудников, которые участвуют в обмене.
Эти параметры пригодятся при внедрении СЭДО.
Шаг 2. Внесите необходимые изменения в локальные акты
Как минимум, потребуется скорректировать учетную политику и график документооборота. Целесообразно подготовить отдельное Положение (регламент) по работе с электронными документами внутри компании.
Пропишите в акте:
Четкую инструкцию взаимодействия по СЭДО — порядок согласования, обмена, маршруты движения электронных документов.
Классификацию корпоративных документов и правила наименования файлов в системе.
Условия доступа конкретных сотрудников, ответственность и права персонала.
Сроки обработки документов, порядок постановки поручений, контроль исполнения.
Правила хранения и архивации.
Условия конфиденциальности.
Шаг 3. Выберите оператора ЭДО
Услуги СЭДО в России предоставляют более 30 IT-компаний, которые сумели создать и запустить комплексные программные решения для автоматизации бизнеса. Чтобы выбрать надежного провайдера, проанализируйте технические возможности, уровень защиты данных, удобство использования и постпродажную поддержку.
Система управления бизнесом А2Б существует на рынке с 2012 года и успела зарекомендовать себя как проверенный, безопасный сервис. Совсем необязательно обладать навыками программирования, чтобы настроить СЭД под внутренний документооборот своей компании. Четкие инструкции, бесплатные обновление и техподдержка – всегда под рукой.
Шаг 4. Выпустите электронную подпись
В локальном документообороте чаще всего используется:
Простая электронная подпись (ПЭП) — связка «логин-пароль» или код идентификации, который генерирует сама система.
Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — ее выдает любой удостоверяющий центр.
ЭП позволяет узнать, кто из участников автоматизированного процесса подписал документ, вносились ли в файл изменения после его создания автором, а также подтвердить совершенное действие — согласование, регистрацию, архивирование и т.д.
Шаг 5. Издайте приказ о внедрении ЭДО на предприятии
После того, как выбран оператор системы и окончена техническая подготовка к подключению, необходимо официально оформить переход с бумажного документооборота к электронному. Руководитель компании издает внутренний приказ, в котором указывает:
дату внедрения СЭДО;
ссылку на локальный акт / регламент;
круг подразделений, сотрудников, которые участвуют в ЭДО;
ответственное лицо за выполнение приказа.
Все работники организации, кого касается данный приказ, должны быть ознакомлены с ним под роспись.
Шаг 6. Внедрите СЭДО
На этом этапе происходит настройка и адаптация системы для конкретного предприятия:
на компьютеры устанавливается ПО (при необходимости), создаются аккаунты сотрудников;
между пользователями налаживается / тестируется связь;
формируются уровни доступа;
СЭДО «встраивается» (интегрируется) с другими программами, которые использует компания (1С:Предприятие, CRM и т.д.).
Для внедрения сервиса А2Б достаточно браузера или мобильного телефона, установка дополнительных программ не требуется.
Всего четыре этапа, чтобы протестировать систему:
Попробовать бесплатно в течение 7 дней!
Рекомендация: чтобы переход с бумажного документооборота на электронный прошел быстро и безболезненно для персонала, подготовите инструкции и памятки, которые всегда будут перед глазами работников. Сделайте массовую рассылку по корпоративной почте, проведите полезный инструктаж. Поделитесь контактами техподдержки сервиса на случай форс-мажора.
В чем преимущества электронного документооборота перед бумажным
Цифровизация документооборота (как внешнего, так и внутреннего) идет не быстро, но вполне уверенным темпом. С каждым годом все больше компаний и предпринимателей оценивают выгодность и удобство ЭДО.
Для сравнения:
расходы на создание и отправку одного бумажного документа (с учетом затрат на канцелярию, амортизацию офисной техники, услуги курьера) составляют от 50–70 руб.;
в то время, как
отправить электронный файл по СЭДО стоит от 2 руб.
Экономия операционных расходов — не единственное преимущество. В «копилку» плюсов можно также отправить:
удобное хранение, систематизацию архива, возможность быстрого поиска нужного документа;
ускорение процессов согласования и подписания документов — особенно актуально при наличии в компании дистанционных сотрудников и / или сети филиалов в других регионах;
минимизацию физических потерь — отправили на подпись и не получили экземпляр обратно, со временем документ выцвел, порвался, утратил читабельность;
исключение риска утечки информации в третьи руки.
А2Б — система электронного документооборота позволит вам высвободить человеческие ресурсы, сэкономить средства и сократить время исполнения управленческих решений.
Система предоставляет коллективный доступ к файлам. Это помогает ускорить обмен информацией внутри коллектива, а также работать над одним и тем же проектом одновременно нескольким сотрудникам.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8JweTX
Начать дискуссию