Не секрет, что не все компании спешат с внедрением электронного документооборота. Причины могут быть различными, но в их основе чаще всего не реальные основания, а заблуждения, связанные с работой СЭДО.
Наиболее распространенные из них — беспокойство за сохранность информации, сомнения по поводу юридической силы электронных документов, а также опасения, что переход на электронный документооборот повлечет за собой серьезные расходы.
В действительности электронные документы надежно защищены, квалифицированная электронная подпись придает им юридическую силу, а затраты полностью оправдываются. Собрали для вас маркеры, которые свидетельствуют: вашей компании нужно срочно переходить на электронный документооборот.
5 признаков того, что вашей компании нужно перейти на «безбумажный» документооборот
Найти нужный документ сложно, а иногда невозможно
Бумажный архив и вообще любые документы, которые используются в работе, должны храниться надлежащим образом. Но на практике так происходит не всегда. Компании периодически сталкиваются с потерей документов, которые необходимы в процессе текущей деятельности.
Нередко не удается найти и оригиналы документов в бумажном архиве, а сам процесс поиска достаточно трудозатратный. Если вам потребуется бумажный оригинал, сначала придется выяснить, в каком именно коробе он находится, а также убедиться, не взял ли его кто-то другой. Внедрение электронного документооборота избавляет от этих проблем.
Документы получают повреждения или фальсифицируются
Документацию на бумажном носителе очень легко повредить или уничтожить. Пожар, залив, умышленная порча — все это может повлечь за собой серьезные неприятности, особенности если документ был изготовлен в единственном экземпляре.
В СЭДО документы надежно защищены не только от всевозможных повреждений, но и от фальсификации. В системе фиксируются любые изменения, поэтому попытка «подделать» документ будет предотвращена.
Согласование документов длится бесконечно
Согласование документов — неотъемлемая часть работы, и когда на этом этапе происходит замедление, принятие решения также затягивается. Если на то, чтобы согласовать документ, у вас уходят долгие часы, а чаще дни и недели, необходимо срочно принимать меры.
Внедрение «безбумажного» документооборота — эффективный способ ускорить согласование. Это становится возможным за счет автоматизации процесса и сокращения времени, которое занимают рутинные операции.
Как выстраивается процесс согласования? Как правило, согласование происходит следующим образом:
Определяются участники.
Формируется последовательность движения документа.
Устанавливаются сроки работы.
Именно движение документа на маршруту согласования занимает больше всего времени и считается наиболее трудоемким. Электронный документооборот призван оптимизировать этот процесс и не позволить ему затянуться.
Преимущества электронного согласования:
Возможность совместной работы над документами. Достаточно часто работать над документом в процессе согласования приходится не одному сотруднику, а команде. Без СЭДО приходится или постоянно пересылать документ по электронной почте или передавать бумажный носитель из рук в руки. Электронный документооборот позволяет работать над документом совместно и одновременно, благодаря чему все участники процесса моментально видят произошедшие изменения и могут на них отреагировать.
Гибкий маршрут движения. Согласование может происходить как по типовому, так и по уникальному маршруту. При необходимости его можно настроить под конкретные бизнес-процессы.
Удаленный доступ. Системы электронного документооборота — это возможность работать с документами независимо от своего местонахождения. Принимать участие в согласовании может как руководство, так и сотрудники, которые работают дистанционно.
Прозрачность. Каждый этап работы фиксируется: можно отследить действия тех, кто имеет доступ к документу. Это повышает уровень ответственности сотрудников и снижает риск того, что срочный документ будет оставлен без внимания.
Так, например, система электронного документооборота А2Б обеспечивает постоянный доступ к истории согласования. Благодаря ведению подробных журналов действий можно в любой момент уточнить, кто и когда вносил изменения.
Документы и процессы дублируются
Еще одна проблема, с которой часто сталкиваются компании с бумажным документооборотом — дублирование документов и процессов. Решением одной задачи может заниматься несколько сотрудников, в результате чего всегда есть риск несогласованных действий.
Электронный документ позволяет каждому сотруднику, имеющему соответствующий доступ, в режиме реального времени отслеживать, на каком этапе находится решение задачи и какой статус имеют интересующие документы.
Благодаря этому удается заметно повысить производительность труда: сотрудники эффективно расходуют свое рабочее время.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Затраты на организацию бумажного документооборота постоянно возрастают
Бумажный документооборот — не только неудобно, но и затратно. Особенно это заметно для компаний, которые работают с большими объемами бумажной документации. Но и те, у кого количество документов относительно невелико, все равно сталкиваются с немалыми расходами.
Нельзя забывать, что бумажный документооборот — это не только покупка самой бумаги. Если рассмотреть затраты на его обеспечение детально, то мы увидим, что они складываются из следующих составляющих:
Затраты на печать документов. К ним относятся оплата картриджей, технического обслуживания и ремонта принтеров, а также приобретение техники при ее выходе из строя.
Затраты на бумагу. Покупка бумаги — это очевидные расходы, и чем больше объем документации в компании, тем более существенными они будут.
Затраты на курьерские услуги или доставку документов сотрудниками компании. Компаниям, которые работают с бумажными документами, приходится постоянно заниматься организацией их доставки партнерам, дистанционным сотрудникам, властным структурам. Вне зависимости от того, пользуется ли компания услугами курьерских служб или имеет собственного курьера, доставка документации — это всегда значительные расходы.
Затраты на ведение бумажного архива. Некоторые категории документации хранятся десятилетиями, и на протяжении всего этого времени компании приходится вкладывать средства в содержание архива. Если объем документации слишком большой, для бумажного архива может потребоваться отдельное помещение.
СЭД А2Б автоматизирует процесс обработки, согласования и хранения документации. В результате компания получает возможность систематизировать документы, обеспечить порядок в архиве и создать условия для работы удаленных сотрудников.
Среди преимуществ модуля:
Минимальные сроки внедрения
Простой и понятный интерфейс
Возможность адаптации системы с учетом специфики бизнеса
Бесплатные обновления и техническая поддержка
Лучшее соотношение цены и качества
Узнать больше о внедрении системы электронного оборота А2Б, а также оставить заявку вы можете на сайте компании.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KNthP
Начать дискуссию