20 авг. в 12:20 ЭДО

Проблемы при внедрении СЭД и пути их решения

Рассказываем, какие проблемы могут возникнуть при интеграции электронного оборота документов в предприятие и как их решить.

Если вы раньше водили автомобиль с механической коробкой передач, а затем пересели на автомат, могут возникнуть сложности. Казалось бы, должно быть наоборот. Трансмиссия сама переключает передачи в соответствии с оборотами двигателя, а от водителя остается только регулировать нажатие педали газа и рулить. Но правая рука все время хватается за кулису, а левая нога ищет педаль сцепления.

Что-то подобное происходит при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) в бизнес. Отказ от бумаги должен упростить работу, но поначалу процесс движется трудно, возникают сложности на ровном месте, все непривычно.

Что дает компании внедрение СЭД

Внедрение системы электронного документооборота в компанию дает следующие преимущества:

Упрощается согласование и подписание документов. Простая подпись ставится автоматически при входе в систему. Сразу видно автора. Участники, заданные маршрутом, могут править файл в реальном времени. Изменения отображаются сразу.
Экономится время на передачу документации. Файлы отправляются мгновенно всем получателям. Не требуется ручная передача бумаг внутри организации, нет необходимости в услугах почты и курьерских служб для отправки пакетов в удаленные подразделения.
Снижается вероятность ошибок. Часть полей в файлах заполняется автоматически по заранее созданному шаблону. Если что-то осталось пропущенным, система подсвечивает это, поэтому файл отправляется полным.
Экономятся деньги на создание и хранение документации. Не требуется обслуживание принтеров, закупка картриджей, бумаги, папок, скоросшивателей. Для хранения не нужно выделять комнату со стеллажами.
Повышается безопасность данных. Информацию в электронном виде невозможно уничтожить пожаром, водой, грызунами. Текст не выцветает от солнца. Доступ к системе разграничен, а войти можно только по личному логину и паролю.
Упрощается работа с архивом. Чтобы найти нужный файл, его название, дата создания или тема вводятся в строку поиска. Действие занимает пару кликов. Не нужен архиватор, знающий, где расположены конкретные папки. Доступ к архиву есть из любой точки мира через интернет.

Несмотря на значительные плюсы при использовании системы электронного документооборота, на начальных этапах часто возникают проблемы. Руководству стоит знать риски, чтобы заранее продумать способы решения ситуаций.

Проблемы, которые могут возникнуть при внедрении СЭД

Среди возможных трудностей при внедрении системы электронного документооборота следующие:

Несоответствие аппаратной части. Жесткий диск, оперативная память или процессор сервера могут оказаться слишком слабыми при установке коробочной версии системы электронного документообоорта. В результате возникнут сбои, софт может медленно работать. Еще коробочный вариант может оказаться слишком дорогим для небольшой компании.
Трудности с освоением нового функционала. Сотрудникам нелегко разобраться в программе из-за сложного интерфейса. Это сильно тормозит работу, вызывает недовольство в команде.
Непонимание, кто за что отвечает. Руководство желает внедрить СЭД, оплачивает проект. Но затем переключается на другие дела, важные встречи, думая, что все само решится. У персонала возникает много вопросов, а спрашивать не у кого.
Расхождение с потребностями бизнеса. После установки софта часть документации продолжает вестись на бумаге, поскольку в программе нет нужного функционала. Затраты на ЭДО оказались напрасными или цифровая версия нуждается в доработке.
Долгая оцифровка архива. В компании много бумажных документов, которые нужно перевести в электронный вид для свободного обращения к ним. На это уходят месяцы, что затягивает переход на систему электронного документооборота.

Это лишь некоторые трудности, возникающие на пути. К ним нужно подготовиться, минимизируя риски или полностью их предотвращая. Вот что можно сделать.

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Варианты устранения проблем, возникших при внедрении СЭД

Малому и среднему бизнесу стоит искать облачные версии ЭДО. Они не требуют установки на сервер компании, поэтому получится сэкономить на аппаратной части. Еще у облачной программы нет разовой большой оплаты, которая может оказаться неподъемной для начинающих проектов. Необходимо только оплачивать помесячно за каждого подключенного к СЭД сотрудника. Это выгодно, позволяет управлять затратами при внедрении системы электронного документооборота.

Чтобы не было сложностей с освоением, нужно заранее сравнить интерфейс разных программ. Предпочтение отдается наиболее понятной и простой.

Для сотрудников организовывается обучение по использованию. При поддержке разработчика настраиваются шаблоны документов, маршруты отправки. Все это упрощает переход на ЭДО.

При интеграции СЭД обязательно назначается ответственное лицо внутри компании. Сотрудник должен вникнуть во все аспекты, чтобы предоставлять актуальные ответы для остальной команды. Все должны знать, к кому можно обратиться за помощью в освоении.

Руководство заранее определяет, какие документы необходимо обрабатывать в электронном виде. Поэтому еще до перехода есть четкие цели. Это поможет выбрать программу, способную их выполнить.

При наличие большого архива, оцифровывать документацию в нужный формат можно заранее. Тогда после установки приложения потребуется меньше времени, чтобы все заработало.

Директорам важно собирать от сотрудников обратную связь. Следует интересоваться, как им работается с программой, какие возникают сложности. Далее нужно поддерживать связь с разработчиками. Это позволит получать регулярные обновления софта, при необходимости можно будет доработать функционал под потребности фирмы. Вот такие пути решения существуют у распространенных трудностей.

Как заранее обеспечить готовность компании к переходу на СЭД

Зная проблемные места, можно предварительно их проработать, создать эффективную стратегию. Главное для успешной интеграции — найти хорошего разработчика с простым продуктом. Тогда многие проблемы отпадают сами.

Например, компания А2Б помогает установить программу на сервер компании. Обучает методам работы с облачной версией. Эксперты разработчика показывают, как создавать документы, настраивать маршруты. Помогают оцифровать существующий архив. Интерфейс программы простой, напоминает почтового агента — на освоение уходит минимум времени. При необходимости софт А2Б можно доработать под нужды конкретного бизнеса. Разработчик помогает обновлять продукт и оказывает техническую поддержку.

Для облегчения интеграции СЭД руководство может заранее написать простые инструкции. Для этого необходимо назначить ответственного, который освоит продукт, например, в период бесплатного использования пробной версии. Простые письменные советы о том, как создавать бланки, редактировать, согласовывать, пересылать и хранить облегчат работу остальным участникам команды.

Небольшое сбавление темпов после интеграции электронного документооборота в компанию — это нормально. Такое происходит ввиду освоения новых действий в программе. Но затем создавать и обрабатывать документацию станет легче, как ездить на автомобиле с автоматической коробкой передач по сравнению с механикой.