Причина — большое количество мифов, которые с момента появления окружают цифровизацию документооборота. Развеиваем заблуждения и рассказываем, как в действительности работает внутренний ЭДО.
Что такое ЭДО
Итак, электронный документооборот представляет собой процесс обмена электронной документацией. Он ведется в специальных системах ЭДО, причем только передачей документов их функции не ограничиваются. Современные системы ЭДО способны автоматизировать всю работу с документами.
Задачи систем внутреннего ЭДО:
Подготовка документов (в т.ч. на основе разработанных шаблонов) и их регистрация.
Согласование и подписание документов.
Перемещение документов внутри компании.
Контроль движения документов.
Отправка уведомлений о статусе документа.
Организация систематизированного хранения документации.
Удобный поиск нужного документа.
Ведение истории изменений документов.
Обеспечение сохранности информации.
Система внутреннего электронного документооборота А2Б позволяет навести порядок в документах компании, минимизировать сроки согласования и исключить потери. Большой перечень дополнительных возможностей — от управления продажами и идеями сотрудников до корпоративного чата позволяют превратить ее в полноценную систему управления бизнесом. Одна из особенностей системы А2Б — это возможность настройки с учетом специфики деятельности компании, причем сделать это можно самостоятельно. Решение идеально подходит для дистанционной работы.
Обратите внимание: ЭДО принято подразделять на два вида — внутренний и внешний. Как понятно из названия, внешний электронный документооборот нужен для взаимодействия с контрагентами, клиентами и властными структурами. Внутренний ЭДО используют для работы с документацией внутри компании.
7 мифов об электронном документообороте
Внедрение системы внутреннего ЭДО вызывает множество вопросов. Изменения практически всегда даются нелегко, но в случае с электронным документооборотом ситуация осложняется тем, что многие люди не имеют полного представления о работе таких сервисов.
Собрали для вас семь самых распространенных заблуждений, которые не имеют ничего общего с действительностью.
Миф 1. К электронным документам могут получить доступ злоумышленники
Одно из главных преимуществ систем ЭДО как раз и состоит в обеспечении безопасности документации — ее сохранности, надежной защиты от утечек данных и гарантии достоверности. В системе ЭДО передача документов происходит по закрытым каналам связи, учетные данные надежно защищены, а доступ к документации получают только допущенные лица.
Цифровизация документооборота исключает риск подделки и потери документов. Все действия, включая внесение изменений и просмотр, фиксируются в системе, поэтому незаметно «подкорректировать» документ у заинтересованных лиц не получится.
Миф 2. Электронный документооборот — это дорого
Современные сервисы предлагают гибкие решения, поэтому вы всегда можете подобрать подходящий вариант в зависимости от того, какие именно задачи нужно решить.
Для небольших компаний более экономичным считается выбор облачной версии: в этом случае внедрение системы не потребует существенных вложений на старте. При внедрении коробочной системы ЭДО затраты на старте будут более высокими, но в дальнейшем компании не придется вносить ежемесячную плату.
Наряду с этим электронный документ помогает экономить. Внедрение ЭДО сокращает расходы на бумагу, печать и копирование документов, а также их доставку в подразделения и филиалы компании.
Миф 3. Электронные документы не имеют юридической силы
Опасения по поводу юридической силы электронных документов входят в число самых распространенных препятствий перехода на ЭДО. В действительности обеспечить юридическую силу документа достаточно просто — для этого его нужно подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП).
По действующему законодательству подписание документа КЭП делает его равнозначным бумажному аналогу, который подписан собственноручной подписью человека. Кроме того, сертификат электронной подписи гарантирует, что документ остается неизменным с момента подписания.
Миф 4. Электронные документы нельзя предоставить в суд
Это заблуждение происходит из предыдущего: если документы не имеют юридической силы, то и предоставить их в суд в случае возникновения проблем не удастся.
Такое утверждение противоречит действительности: сейчас допускается подача документов в суд в электронном виде, причем как самого иска, так и сопровождающей документации.
При предоставлении в суд возможно использовать имеющий юридическую силу электронный документ в виде файла или электронный образ (скан). В настоящее время можно говорить о том, что практика подачи в суд электронных документов уже сложилась, поэтому вопросов, как правило, не возникает.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Миф 5. ЭДО нужен только крупным компаниям
Еще одно распространенное заблуждение — внедрять систему внутреннего ЭДО имеет смысл только крупным компаниям с большим количеством подразделений и филиалов.
На самом деле ЭДО — это оптимизация всех бизнес-процессов, прозрачность работы с документами, уменьшение трудозатрат, удобный поиск и хранение, а также множество других преимуществ, которые способны сделать более удобным и безопасным работу любой компании.
Автоматизация внутреннего ЭДО необходима и в случаях, когда часть команды работает удаленно. Вне зависимости от масштабов бизнеса, дистанционные сотрудники должны иметь доступ к документации, а в случае удаленной работы это возможно только при внедрении ЭДО.
Миф 6. Переход на ЭДО — длительный процесс
Когда системы ЭДО только-только начали появляться, их внедрение действительно занимало много времени, но сейчас это осталось в прошлом. При условии сотрудничества с надежным сервисом запустить систему можно всего за пару недель.
Обучение сотрудников также не займет много времени: большинство решений имеют понятный интерфейс. Если система ЭДО настроена правильно, освоиться в ней не составит труда.
Миф 7. С бумажной документацией сохранять порядок проще
Такое мнение чаще всего высказывают те, кто никогда не работал с системами ЭДО на практике. Если человек привык действовать по годами сложившейся схеме — распечатали, подписали, положили в папку, а папку убрали в архив — любые новшества сначала вызывают недовольство. В реальности ЭДО делает хранение документов структурированным и централизованным.
С переходом на ЭДО сотрудники больше не сталкиваются с проблемой поиска нужного документа. Найти документ можно по нескольким параметрам (в том числе по ключевым словам) и в любой момент. Риск того, что другой сотрудник взял документ из архива и не вернул, при внедрении ЭДО отсутствует.
Что дает переход на внутренний ЭДО
Внедрение системы ЭДО позволяет оптимизировать весь документооборот компании, сделать его проще и безопаснее. В современных системах учтены все мельчайшие детали, благодаря чему работать с электронными документами на всех этапах стало максимально комфортно. Таким образом, переход на внутренний электронный документооборот — это:
Ускорение всех процессов. В некоторых компаниях согласование документов, например, может длиться неделями, в то время как с системой ЭДО весь процесс занимает буквально несколько минут.
Сокращение расходов. Отказ от бумажной документации помогает снизить затраты на покупку бумаги, печать и копирование документов, приобретение и обслуживание техники, оплату курьерских услуг при доставке в другие филиалы или подразделения. Также не нужно тратиться на организацию работы архива.
Сохранение конфиденциальности. К электронным документам имеют доступ только те лица, которым были предоставлены соответствующие права. При этом предусматривается гибкое распределение прав доступа как для папок, так и для отдельных документов.
Снижение трудозатрат. В результате перехода на ЭДО сотрудники освобождаются от рутины. Появившееся свободное время возможно перераспределить на решение более актуальных задач.
Оптимизация поиска документов. В системе ЭДО создается надежный архив, в котором сотрудник может без труда найти нужный документ. В зависимости от используемого сервиса, поиск может происходить по различным параметрам.
Обеспечение контроля за исполнением документов. С ЭДО контролировать исполнение документов становится проще: руководитель всегда может узнать, на каком этапе находится документ, какой срок установлен, кто ответственен за исполнение поручения и т.д.
Еще одно важное преимущество перехода на ЭДО — минимизация «человеческого фактора». Нередки случаи утери, а также умышленной или неумышленной порчи бумажных носителей или их полного уничтожения. Также нельзя исключить вероятность доступа к документу недобросовестных сотрудников, которые могут попытаться незаметно внести изменения.
После внедрения системы ЭДО эти риски практически полностью исключаются. В системе хранятся все данные о действиях с документом: в любой момент можно узнать, кто и когда получал доступ и какие изменения вносились. Наличие ответственного лица и актуального статуса не позволяют документам где-то «затеряться», так как всегда можно проконтролировать их исполнение.
Так, например, в системе электронного документооборота от «А2Б» о появлении каждого нового доступного документа будет направлено уведомление: благодаря удобной системе оповещения можно всегда находиться в курсе текущей деятельности компании и оперативно узнавать обо всех изменениях.
СЭД от «А2Б» поддерживает историю изменений документов и версионность, а все действия с ними отображаются в подробных журналах. Получить 7-дневный бесплатный доступ ко всем функциям системы и лично убедиться в удобстве и эффективности сервиса вы можете на сайте компании, заполнив простую форму.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KE9oD
Начать дискуссию