Современные СЭД: технические возможности и преимущества. Почему они нужны бизнесу

Базовые опции и технические возможности СЭД

Системы документооборота прошли достаточно долгий путь развития. Если изначально их функции сводились, в основном, к регистрации и учету бумажных документов, то современные СЭД способны поддерживать практически все бизнес-процессы. Если говорить о требованиях к самой СЭД, то для эффективной работы нужно выбирать решение, которое позволяет:

• создавать, совместно редактировать и комментировать документы;

• создавать резолюции;

• сканировать и распознавать отсканированные документы;

• контролировать процесс исполнения;

• регистрировать, согласовывать и подписывать документы; 

• вести историю действий с документацией и создавать отчетность;

• разграничивать права пользователей;

• искать в электронном архиве документы по различным параметрам.

Комфортное использование системы невозможно и без понятного интерфейса. Чем «дружелюбнее» интерфейс, тем быстрее сотрудники смогут освоиться в новой для себя системе и в целом положительно отреагируют на изменения. 

Внедрение системы электронного документооборота должно сделать работу всех подразделений компании более быстрой и понятной. Для этого современная СЭД должна обладать следующими техническими возможностями:

• интеграция с уже внедренными в деятельность компании системами;

• автоматическая подготовка документов по шаблону;

• создание единого пространства для отделов или структурных подразделений;

• управление стадиями движения документов;

• присвоение каждому документу регистрационного номера;

• обмен данными между всеми без исключения участниками ЭДО независимо от уровня;

• типовые и произвольные маршруты согласования.

Важно! Современные СЭД обеспечивают удаленный доступ к документации. Благодаря этому они позволяют организовать работу дистанционных сотрудников, а также создать условия для удаленного управления бизнесом.

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Попробовать

Почему переход на ЭДО — это не модный тренд, а необходимость

Системы электронного документооборота предназначены для обмена документацией, а также для обработки и хранения документов. Чаще всего собственники бизнеса приходят к использованию СЭД вместо бумажного документооборота в ситуациях, когда бумаг становится слишком много, документы начинают постоянно теряться, а сроки их согласования — увеличиваться.

В этот момент начинается поиск решений, которые способны упорядочить документооборот, сделать его прозрачным, освободить сотрудников от бумажной рутины и уменьшить количество ошибок. 

Дмитрий — владелец компании, которая занимается производством и продажей строительных материалов. Так сложилось, что офис его организации находится в центре города, а производство и склад расположены в нескольких километрах. 

В плане работы с документами такая ситуация крайне неудобна для всех: приходится регулярно ездить из офиса на производство, а это дополнительные расходы, время и, что самое главное, решение даже самых простых задач постоянно затягивается. 

Внедрение системы электронного документооборота в такой ситуации стало настоящим спасением: обмениваться документами можно буквально моментально, согласование больше не занимает целый рабочий день, а руководитель всегда имеет возможность проконтролировать исполнение поручений. Приятным бонусом стало сокращение расходов на бумагу, печать и доставку документов: оказалось, что ЭДО — это не только дополнительные затраты на организацию работы системы, но и заметная экономия.  

Плюсов у перехода на электронный документооборот гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. Современные СЭД — это не только возможность избавиться от бумаг, но и множество других преимуществ.

Ускорение всех бизнес-процессов внутри компании

Любое действие с электронным документом занимает меньше времени, чем аналогичная процедура с бумажным носителем. Отправить документацию, согласовать документ с руководителями нескольких подразделений, подписать у генерального директора — все эти действия невероятно отвлекают от основных задач. В системе ЭДО за несколько минут можно сделать то, что ранее занимало несколько часов.  

Повышение дисциплины труда и прозрачности работы

СЭД позволяют отслеживать, кто и когда работал с документом, кто является ответственным за его исполнение и в какие сроки. В результате руководитель всегда может проконтролировать, на каком этапе находится исполнение его поручения и кто отвечает за промедление. Кроме того, на дисциплину труда положительно влияет четкая постановка задач: у сотрудника не будет возможности оправдать несвоевременное выполнение задачи тем, что «бумага где-то затерялась».

Конфиденциальность информации

Вероятность того, что к документам компании получат доступ третьи лица при использовании СЭД минимальна. 

• Во-первых, отсутствует риск, что сотрудник компании умышленно или случайно передаст кому-то документы с конфиденциальной информацией или просто их потеряет.

• Во-вторых, доступ к документации можно разграничить и внутри самой компании. 

Сотрудники, в таком случае, будут иметь право на доступ только к тем документам, которые действительно необходимы им для работы. Случаи утечки чувствительной информации становятся крайне редкими.   

Возможность удаленной работы

Доступ к современным СЭД возможен вне зависимости от местонахождения пользователей, поэтому они незаменимы для компаний, в которых есть дистанционные сотрудники. Удаленный доступ к системе также востребован собственниками бизнеса и руководителями, у которых не всегда есть возможность лично присутствовать в офисе.

Организация хранения документов и удобный поиск

Бумажный архив часто становится головной болью для владельца бизнеса: когда бумаг слишком много, приходится предусматривать помещение для их хранения, а иногда и принимать в штат специального сотрудника. Поиск нужного документа также часто становится настоящей проблемой, причем исключить риск потери невозможно (а если документ был создан в единственном экземпляре, это может иметь крайне неприятные последствия).

Еще один положительный момент при переходе на ЭДО — это сокращение расходов. Затраты на документооборот, безусловно, нельзя назвать самыми существенными в бюджете, однако если компания имеет дело с большими объемами бумажной документации, расходы могут стать достаточно ощутимыми. 

Бумажный документооборот — это не только покупка бумаги, но и печать документов, обслуживание и ремонт техники, а при необходимости ее приобретение. С еще большими расходами сталкиваются компании, которым часто приходится отправлять документы при помощи курьерских служб.

СЭД А2Б: организуйте работу компании в единой программе

Внедрение системы электронного документооборота А2Б позволяет решить сразу множество задач, стоящих перед современным бизнесом вне зависимости от сферы — увеличить скорость обработки документов до 70%, без проблем перемещать их внутри компании, создать все условия для удаленной работы и навести порядок во внутренней документации. 

При этом А2Б — это не только СЭД, но и множество других возможностей, которые сделают управление бизнесом максимально комфортным, включая:

• Программу для управления проектами.

• Корпоративный портал.

• Систему CRM.

• Идеи, цели и поручения.

Простой и удобный интерфейс позволяет любому пользователю вне зависимости от своего уровня сразу же приступить к работе, а при необходимости можно всегда обратиться в техническую поддержку. Заполните форму и на протяжении 7 дней пользуйтесь системой абсолютно бесплатно!  

Читайте также:

• Проблемы при внедрении СЭД и пути их решения.

• Как организовать работу сотрудников на удаленке, чтобы задачи выполнялись вовремя.

• Красные флаги: как понять, что пора внедрять СЭДО.

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Попробовать

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8JzMqS