Что такое документооборот
Под документооборотом подразумевается составление документов, их согласование (при необходимости), подписание, передача и хранение. Для последнего действия организовывается архив, в котором должна быть система учета. Классификация поможет найти нужный файл, если потребуется уточнить сведения. Вести документооборот можно в бумажном или электронном виде.
В первом случае бланки составляются на компьютере, а затем распечатываются, подписываются. Для хранения создаются папки, в которые при помощи скоросшивателей подстегиваются новые листы. Еще «сырую» версию файла можно отправить через электронную почту или мессенджер. Оригинал или подписанные копии с мокрыми печатями можно переслать только курьером или обычной почтой.
На фоне бумажной волокиты, внедрение системы электронного документооборота выглядит более привлекательно. Все файлы создаются в компьютере при помощи программы. Она устанавливается на все устройства компании. В ней можно сразу согласовывать содержание, подписывать и пересылать документ. Отработанные файлы переносятся в цифровой архив. Найти их можно по заданным критериям.
Виды документооборота
Какие виды файлов получится вести, зависит от конкретной системы электронного документооборота. Внешний ЭДО позволяет заключать договоры с партнерами и инвесторами, подавать отчетность в ФНС. Вся документация подписывается квалифицированной защищенной подписью при помощи файловых ключей. Она имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ с личной подписью руководителя и мокрой печатью.
Но для такой работы потребуется подключение к оператору ЭДО для обеспечения передачи файлов другим компаниям (независимо от того, к какому оператору подключены они). Это обходится дороже, поэтому менее востребовано.
Самый распространенный вид ЭДО – внутренний. Он затрагивает только документацию, вращающуюся внутри организации. Для нее не требуется квалифицированная подпись. Такая система электронного документооборота делится на типы по назначению:
Бухгалтерия. Сюда относятся выписки по банковским счетам, начисления зарплат и премий, закупочные ведомости, промежуточные отчеты по балансу.
Кадры. При помощи ЭДО ведутся личные дела сотрудников, заносятся благодарности и выговоры. Здесь же оформляются приказы о приеме на работу, отпуске, увольнении. Подшиваются больничные листы, справки, приказы о переводе на другую должность, отдел, участок.
Техническая документация. В программе составляются инструкции для выполнения работы на каждом участке, прописываются технические условия для продукции. Можно создавать и хранить карты эскизов, чертежи, технологические карты, паспорта качества. В цифровом формате можно оформлять наряды на день, расписывать планы работ на неделю, месяц, квартал.
Управленческая документация. В нее входят служебные записки, нормативные акты для предприятия, устав, докладные, объяснительные. Имея такой вид ЭДО легко создаются приказы для целых отделов, филиалов.
Архив. Сюда направляется отработанная информация из каждого отдела, которая уже не используется. Благодаря этому файлы не путаются с текущими. При необходимости их всегда можно извлечь из архива, найдя по поиску.
Бывает смешанный документооборот на предприятии. Например, при помощи СЭД ведется внутренняя документация, а внешние контракты с партнерами заключаются на бумаге. Поскольку их немного, то это не сильно усложняет процесс. Отчетность в налоговую подается через отдельные сервисы на самом сайте ФНС. В таком случае можно выбрать менее дорогую систему электронного документооборота, не платить оператору за передачу файлов («роуминг») контрагентам.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Тенденции к переходу на электронный документооборот
Правительство заинтересовано во внедрении системы электронного документооборота во все виды бизнеса. Инициативу в этом берет на себя ФНС. Ряд предприятий уже обязаны вести документацию только в цифровом формате. Для других это остается пока добровольной мерой, имеющей ряд плюсов. Экономятся деньги на бумагу, принтеры и их обслуживание. Не требуются услуги почты, расходы на конверты, марки. Ускоряется передача, согласование документации. Упрощается хранение, ведь не нужно выделять целое помещение, использовать стеллажи, папки, скоросшиватели. Повышается безопасность файлов – они не намокнут, не сгорят, их не повредят грызуны.
На что обращать внимание при выборе СЭД?
Как было сказано выше, цена – не единственный фактор, который нужно учитывать. Вот основные критерии, помогающие правильно выбрать СЭД:
Простота ориентирования. Если интерфейс программы не понятен интуитивно, каждое действие необходимо расписывать, внедрение займет много времени. Каждого нового сотрудника придется долго обучать, что затормозит бизнес.
Возможность удаленной работы. Это пригодится для внештатных сотрудников, специалистов, часто ездящих в командировки или проживающих в других городах. При необходимости получится работать из дома или составить важные документы в отпуске.
Единый архив с удобным поиском. При отправке файла в архив он должен быть доступен всем сотрудникам по поиску. Для этого вводят название бланка, фамилию автора, дату или другие критерии.
Возможность контроля стадии документа. Руководители должны видеть, на каком этапе сейчас составление файла, кто им занимается. Это поможет вовремя устранить задержки, тормозящие бизнес.
Корпоративная связь. Обеспечивает быструю передачу файлов без сторонних сервисов. Документацию можно передавать как между отделами, филиалами, так и посылать руководству.
Настраиваемые маршруты. Удобная система, позволяющая отправить бланк конкретному сотруднику или группе. Оптимизирует работу, не требуя создания разных групп в мессенджерах, в которых уже многие путаются. Маршруты можно создать в связи с конкретными проектами, а затем сохранить или удалить.
Разграничение уровней доступа. Вход в личный рабочий кабинет осуществляется по логину и паролю. Каждый сотрудник видит только ту документацию, которая необходима ему для работы. Это защищает фирму от утечки данных.
Совместимость с разными текстовыми форматами. Программа должна читать все текстовые файлы, составленные на другом софте. Это поможет правильно занести в архив имеющуюся документацию.
Возможность интеграции с другой IT-структурой. Например, бухгалтерии может понадобиться совместить СЭД со своей программой, чтобы не вести два отдельных учета.
Автоматическое составление отчетности, уведомлений. Хорошая СЭД может подбивать итоги недели, месяца, показывая, сколько проектов было закрыто. Это помогает руководителю оценить производительность, вовремя сделать кадровые перестановки. При необходимости можно настроить автоматическую отправку напоминаний, чтобы сотрудники не забыли завершить задачи к сроку.
Выбирая СЭД для бизнеса, учтите возможность доработки кода. Это может сделать разработчик за отдельную плату. Пригодится доработка для создания узких функций, не требующихся большинству организаций, но конкретно необходимых вашей фирме.
Хорошая система электронного документооборота есть у А2Б. У нее простой интерфейс, много функций. присутствует коробочная и облачная версии. Компания предлагает бесплатный триал, чтобы все попробовать. Есть возможность доработки программного кода под узкие нужды.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KAhRm
Начать дискуссию