Тайм-менеджмент в бизнесе: эффективные методы, которые помогут все успеть

Для управления последним разработаны различные техники и методы, включая компьютерные программы. Из этой статьи вы узнаете, что такое тайм-менеджмент, каковы его принципы и какие методики уже хорошо себя зарекомендовали. 

Тайм-менеджмент — это правильная организация своего рабочего времени, при которой можно успеть выполнить оптимальное количество задач за день.

В результате сотрудники станут не бегунами-спринтерами, способными быстро пробежать короткую дистанцию, после которой будет нужен длительный отдых,  а станут марафонцами, которые смогут поддерживать постоянный заданный рабочий темп. Это поможет видеть общую скорость команды, брать реалистичное для исполнения количество задач в работу, все успевать. 

Если научиться грамотно управлять временем, компания будет показывать стабильные результаты. Получится планировать объем работы на будущее, а не удивляться, почему фирма в прошлом месяце успела выполнить 250 заказов, а в этом — всего 125. Снизится уровень стресса для сотрудников. У них не будет ощущения, что они не знают, за какую задачу браться — поскольку их много и все важные.

При умелом тайм-менеджменте получится нормально отдыхать, работать станет комфортнее.   

Вот несколько принципов управления временем. Они составляют основу, помогая развить правильный подход:

• Формулирование целей. Руководство фирмы должно ставить четкие цели на ближайшее и отдаленное будущее перед собой. Это могут быть: освоение нового рынка, выпуск дополнительного продукта, увеличение доли присутствия на существующем рынке. Когда директор знает, к чему стремиться, он озвучивает цели команде. Каждый понимает, для чего они работают, что от них ожидается. Можно дополнительно стимулировать членов команды премиями, бонусами за успешное выполнение поставленных в работу задач. 

• Составление графика. Зная цели, устанавливается расписание по их достижению. Крупные задачи разбиваются на мелкие, намечаются сроки. Планирование помогает задавать конкретный объем задач на день, неделю, месяц, а также видеть успеваемость. Для составления реалистичного графика потребуется время, так как необходимо будет узнать о возможностях каждого сотрудника, отдела, филиала.

• Правильная расстановка приоритетов. Важность дела не определяется тем, как давно оно поступило в работу. Бывают срочные задачи, появляющиеся внезапно. Как правило, их нужно выполнять сразу. А некоторые задания, хоть и давно в графике, но не такие важные. Необходимо разработать систему обозначения приоритетов, которая помогала бы сотрудникам ориентироваться, за что браться. 

• Минимизация отвлечений. Нужно установить четкие правила использования соцсетей, личной электронной почты, мессенджеров. Речь не о строгих запретах на 8 часов, а о разумных требованиях. Например, у каждого сотрудника в конце часа наступает 10 минутный перерыв, в который он может звонить по личным делам, проверять почту, отвечать на сообщения и пр. Но в течение следующих 50 минут он должен только работать. Если не контролировать отвлечения, они будут мешать продуктивности.

На этих принципах построены основные методики управления временем. Давайте рассмотрим их детальнее, чтобы выбрать для себя подходящие инструменты. 

Методы тайм-менеджмента могут быть электронными — в виде программ, или устными, а также реализованными на бумаге или доске. Вот наиболее популярные, которые хорошо себя зарекомендовали. 

СЭД — это система электронного документооборота. Она устанавливается на компьютеры, а также к ней можно получить доступ с планшета или смартфона при подключении к интернету.

Программа от А2Б позволяет:

• составлять, согласовывать, подписывать внутренние документы организации;

• быстро пересылать документацию по заранее составленному или новому маршруту;

• экономить деньги на бумагу, папки, картриджи для принтера;

• видеть, у кого сейчас документ на согласовании, какая у него стадия;

• быстро находить нужный файл в архиве через систему поиска;

• самое главное – автоматически регламентирует сроки обработки и исключает долгое хождение физических документов по кабинетам.

Поручения — это полезный модуль от А2Б. Работает онлайн. Руководитель ставит поручения подчиненным. Наглядно видит количество задач, закрепленных за каждым человеком. Если приближается срок окончания, система отправляет уведомление.

При необходимости систему можно визуализировать по методике Канбан. Можно менять представления — в виде классического списка задач с раскрытыми карточками, либо в виде колонок «В работе», «Просрочено», «Выполнено».

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Попробовать

Удобный инструмент, объединяющий информацию со всех модулей А2Б. В нем видны дела, запланированные на сегодня, завтра, текущую неделю и месяц. Это помогает быстро найти свободное «окно» для срочного задания, назвать конкретные сроки исполнения проекта.

Если события повторяются, можно задать их автоматическое проставление в календаре, чтобы не вносить каждый раз вручную. Для созданных руководителем событий каждый может вносить личные пометки, чтобы не забыть реализовать их.

CRM-система — это программа для ведения клиентской базы. Она удобна для составления полной карточки клиента, управления продажами и планирования взаимодействий. Помогает содержать контактные данные и другие сведения о контрагентах, в одном месте. Формирует отчеты о клиентах и продажах, уведомляет о новых или невыполненных заявках. С ней продуктивность менеджеров значительно повышается. 

Корпоративный портал — это инструмент для мгновенной рассылки новостей компании, задач, поручений. Все сообщения находятся в одном месте, а не в разных мессенджерах. Групповые чаты можно создавать на период проекта, а по его завершении — удалять. Есть возможность проводить анонимные опросы, для того, чтобы понимать настроение команды, узнавать о трудностях и пожеланиях.

Графический инструмент с колонками, задающими сроки для разных стадий проекта. Если проекты смежные, и от исполнения одного зависит реализация второго, их можно отобразить на графике вместе. Диаграмма помогает увидеть успеваемость и слабые звенья в команде.

Методика заключается в работе над проектом 25 минут без отвлечения. Затем следует 5- минутный перерыв. После четырех циклов делается увеличенный перерыв на 30 минут.

Для реализации программы не нужны. Необходима самодисциплина, а также фиксация времени секундомером или будильником.

Продвинутая версия 25 минут. Подходит для людей, способных концентрироваться на задании в течение 1,5 часов. Желательно успеть выполнить за отведенное время задание, отдохнуть 30 минут, а затем приступить к новому.

Методика направлена не на контроль времени, а на достижение ежедневной цели. За рабочий день нужно успеть выполнить 1 важное дело, 3 менее важных и 5 мелких. Заодно такой подход побуждает правильно расставлять приоритеты.

Все перечисленные инструменты и методы так или иначе предназначены для упорядочивания рабочей информации, сокращения времени на ее обработку и принятие итоговых решений.

Все эти модули есть в программе от А2Б, которая позволит максимально повысить эффективность рабочего процесса.  

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Попробовать

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KYaUM