Что такое автоматизация документооборота
Суть бизнеса у большинства компаний заключается в продаже товаров (готовых изделий, сырья, интеллектуальных продуктов) или оказании услуг (финансовых, строительных, проектных). Ведение внутреннего документооборота необходимо лишь для поддержания рабочих процессов. Но время и силы, затрачиваемые на их создание, обработку, хранение, определяют расходы компании.
Чем больше денег и людей необходимо для работы с документами, тем меньше времени и сил эти сотрудники смогут потратить на выполнение тех задач, которые непосредственно дают прибыль. Поэтому необходима автоматизация при помощи системы электронного документооборота, которая разгрузит сотрудников, ускорит выполнение процессов, сократит издержки.
СЭД — это программа, содержащая инструменты для ведения ЭДО.
Софт может быть коробочным. Тогда он устанавливается на сервер компании, к которому подключаются рабочие компьютеры. Это максимально защищает внутреннюю информацию от кражи и случайной передачи третьим лицам. Такое решение подходит крупному бизнесу, организациям, разрабатывающим передовые продукты, для которых важна коммерческая тайна, чтобы их не обошли конкуренты.
Облачная версия СЭД работает на сервере разработчика. Компании-клиенты получают к ней доступ через браузер с любого устройства, подключенного к интернету. Для защиты данных используется шифрование, а вход в систему осуществляется путем введения логина с паролем. Для запуска ничего не нужно покупать — взимается месячная плата за каждого подключенного сотрудника. Такой вариант является оптимальным для среднего и малого бизнеса.
Программа СЭД дает возможность создавать документы сразу в цифровом формате, избавляя от необходимости вести бумажные копии, распечатывать бланки, отправлять их почтой или курьерами.
Софт позволяет вести организационно-распорядительную и нормативную документацию, складскую, техническую, бухгалтерию и пр. При этом система электронного документооборота автоматизирует ряд процессов. Среди них:
Заблаговременное формирование частей документов, сохраняемое в виде шаблона. Чтобы создать конкретный документ, пользователю останется лишь вписать недостающие данные.
Подписание документа простой электронной подписью. Это делается автоматически при введении логина и пароля во время входа в свой рабочий кабинет. Такой механизм защищает от несанкционированной рассылки документации, а получатели сразу видят автора письма.
Рассылка файла по заранее созданным маршрутам. Маршруты настраиваются в соответствии с рабочими процессами, поэтому не требуется каждый раз выбирать отдельных пользователей для формирования группы получателей.
При поступлении документа в работу получатель информируется уведомлением. Это помогает не пропустить новые документы.
Когда приближается окончание срока согласования, а документ еще не обработан, всплывает дополнительное напоминание. Это помогает лучше организовать работу сотрудников, у которых много задач.
Формирование отчетов для руководителя, показывающих, сколько документов было обработано, кто их составлял, согласовывал.
После окончания работы с файлом он автоматически поступает в архив, где надежно сохраняется. В любой момент, если потребуется обратиться к нему, документ доступен через систему поиска.
Бизнес-процессы
Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас
Для чего нужна автоматизация документооборота
Система электронного документооборота необходима для оптимизации ресурсов. На обработку документов будет меньше тратиться времени, поэтому сотрудники смогут больше заниматься процессами, приносящими прибыль. Можно сократить персонал, который был задействован в поддержании бумажного документооборота (курьеры, секретари, мастера для обслуживания печатной техники, архивариус и пр.). СЭД защищает документацию от случайной потери, повреждения или попадания не в те руки, обеспечивает длительное хранение.
Цели автоматизации документооборота
Внедрение СЭД в компанию может достигать сразу несколько полезных целей. Все зависит от масштабов фирмы, количества и типа документов, которые она ведет. Вот примеры достижения некоторых целей при помощи ЭДО:
В работе организации руководители отделов должны регулярно согласовывать документацию. ЭДО обеспечивает быструю обратную связь.
Фирма постоянно нанимает удаленных сотрудников, имеет несколько филиалов, а также мобильных работников, работающих на автомобилях. ЭДО поможет всем быстро заполнять документы, чтобы другие участники получали свежую информацию. При этом отпадают затраты на почтовые услуги.
Компания сильно выросла за последнее время. За месяц приходится создавать и обрабатывать тысячи файлов. Документация теряется, случайно попадает в другие отделы. Из-за ошибок приходится что-то переделывать, из-за чего срываются сроки. ЭДО сократит расходы на бумагу, упорядочит ведение документации, защитит файлы от потери, ошибок.
В зависимости от цели автоматизации подбираются конкретные программные инструменты для ее достижения. Например, у А2Б есть как отдельный модуль СЭД, так и другие: CRM, «Проекты», «Поручения».
Плюсы и минусы автоматизации
Напоследок разберемся в преимуществах и недостатках автоматизации ведения цифрового документооборота. К плюсам системы относятся:
Высокая скорость создания. В шаблоне уже заполнены некоторые строки, подпись ставится автоматически.
Упрощение взаимодействия сотрудников, начальников подразделений. Не нужно относить бумаги в другой кабинет.
Повышение организованности отдела, филиала, всей компании за счет установки сроков обработки документации, автоматических напоминаний о дедлайнах.
Наведение порядка в документации даже при большом количестве файлов.
Облегчение поиска информации в архиве. Все документы индексируются, ничего не теряется.
Повышение уровня защиты данных. Информация зашифровывается при передаче с устройства пользователя к серверу.
Согласование, подписание документов удаленно, даже из дома или транспорта.
Отпадает необходимость в отдельной комнате со стеллажами для архива. Сама должность архивариуса упраздняется. Программа от А2Б отличается простым интерфейсом, что тоже относится к преимуществам. Ее легко освоить — по внешнему виду это напоминает почтовое приложение для ПК. Плюс облачной версии — не требуется платить большие суммы на старте. Плата взимается только за подключенных сотрудников. Такое решение легко масштабировать по мере роста фирмы.
Недостатков автоматизации не так много. Потребуется некоторое время на переход, оцифровку существующей документации, обучение сотрудников. Понадобится изначально создать шаблоны, настроить маршруты. Коробочная версия стоит сравнительно дорого, поэтому ее могут позволить себе только крупные компании. При установке программы на сервер необходимо периодическое обслуживание. Но все это окупится, после чего бизнес заработает быстрее.
Бизнес-процессы
Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KBSxp
Начать дискуссию