ЭДО

Автоматизация внутреннего документооборота компании: все за и против

Каждой фирме приходится вести внутренний документооборот. В него входят кадровые, уставные, бухгалтерские, технические, учетные и прочие документы. Чем больше компания, тем больше бумаги тратится на эту деятельность. Автоматизация с переходом на систему электронного документооборота (СЭД) решает многие проблемы, помогает лучше управлять бизнесом, оптимизирует работу. Рассмотрим все за и против внедрения внутреннего ЭДО.
Автоматизация внутреннего документооборота компании: все за и против
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое автоматизация документооборота

Суть бизнеса у большинства компаний заключается в продаже товаров (готовых изделий, сырья, интеллектуальных продуктов) или оказании услуг (финансовых, строительных, проектных). Ведение внутреннего документооборота необходимо лишь для поддержания рабочих процессов. Но время и силы, затрачиваемые на их создание, обработку, хранение, определяют расходы компании.

Чем больше денег и людей необходимо для работы с документами, тем меньше времени и сил эти сотрудники смогут потратить на выполнение тех задач, которые непосредственно дают прибыль. Поэтому необходима автоматизация при помощи системы электронного документооборота, которая разгрузит сотрудников, ускорит выполнение процессов, сократит издержки.

СЭД — это программа, содержащая инструменты для ведения ЭДО.

Софт может быть коробочным. Тогда он устанавливается на сервер компании, к которому подключаются рабочие компьютеры. Это максимально защищает внутреннюю информацию от кражи и случайной передачи третьим лицам. Такое решение подходит крупному бизнесу, организациям, разрабатывающим передовые продукты, для которых важна коммерческая тайна, чтобы их не обошли конкуренты. 

Облачная версия СЭД работает на сервере разработчика. Компании-клиенты получают к ней доступ через браузер с любого устройства, подключенного к интернету. Для защиты данных используется шифрование, а вход в систему осуществляется путем введения логина с паролем. Для запуска ничего не нужно покупать — взимается месячная плата за каждого подключенного сотрудника. Такой вариант является оптимальным для среднего и малого бизнеса. 

Программа СЭД дает возможность создавать документы сразу в цифровом формате, избавляя от необходимости вести бумажные копии, распечатывать бланки, отправлять их почтой или курьерами.

Софт позволяет вести организационно-распорядительную и нормативную документацию, складскую, техническую, бухгалтерию и пр. При этом система электронного документооборота автоматизирует ряд процессов. Среди них:

  • Заблаговременное формирование частей документов, сохраняемое в виде шаблона. Чтобы создать конкретный документ, пользователю останется лишь вписать недостающие данные.

  • Подписание документа простой электронной подписью. Это делается автоматически при введении логина и пароля во время входа в свой рабочий кабинет. Такой механизм защищает от несанкционированной рассылки документации, а получатели сразу видят автора письма.

  • Рассылка файла по заранее созданным маршрутам. Маршруты настраиваются в соответствии  с рабочими процессами, поэтому не требуется каждый раз выбирать отдельных пользователей для формирования группы получателей. 

  • При поступлении документа в работу получатель информируется уведомлением. Это помогает не пропустить новые документы. 

  • Когда приближается окончание срока согласования, а документ еще не обработан, всплывает дополнительное напоминание. Это помогает лучше организовать работу сотрудников, у которых много задач.

  • Формирование отчетов для руководителя, показывающих, сколько документов было обработано, кто их составлял, согласовывал. 

После окончания работы с файлом он автоматически поступает в архив, где надежно сохраняется. В любой момент, если потребуется обратиться к нему, документ доступен через систему поиска. 

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Для чего нужна автоматизация документооборота

Система электронного документооборота необходима для оптимизации ресурсов. На обработку документов будет меньше тратиться времени, поэтому сотрудники смогут больше заниматься процессами, приносящими прибыль. Можно сократить персонал, который был задействован в поддержании бумажного документооборота (курьеры, секретари, мастера для обслуживания печатной техники, архивариус и пр.). СЭД защищает документацию от случайной потери, повреждения или попадания не в те руки, обеспечивает длительное хранение. 

Цели автоматизации документооборота

Внедрение СЭД в компанию может достигать сразу несколько полезных целей. Все зависит от масштабов фирмы, количества и типа документов, которые она ведет. Вот примеры достижения некоторых целей при помощи ЭДО:

  • В работе организации руководители отделов должны регулярно согласовывать документацию. ЭДО обеспечивает быструю обратную связь.

  • Фирма постоянно нанимает удаленных сотрудников, имеет несколько филиалов, а также мобильных работников, работающих на автомобилях. ЭДО поможет всем быстро заполнять документы, чтобы другие участники получали свежую информацию. При этом отпадают затраты на почтовые услуги.

  • Компания сильно выросла за последнее время. За месяц приходится создавать и обрабатывать тысячи файлов. Документация теряется, случайно попадает в другие отделы. Из-за ошибок приходится что-то переделывать, из-за чего срываются сроки. ЭДО сократит расходы на бумагу, упорядочит ведение документации, защитит файлы от потери, ошибок.

В зависимости от цели автоматизации подбираются конкретные программные инструменты для ее достижения. Например, у А2Б есть как отдельный модуль СЭД, так и другие: CRM, «Проекты», «Поручения».

Плюсы и минусы автоматизации

Напоследок разберемся в преимуществах и недостатках автоматизации ведения цифрового документооборота. К плюсам системы относятся:

  • Высокая скорость создания. В шаблоне уже заполнены некоторые строки, подпись ставится автоматически.

  • Упрощение взаимодействия сотрудников, начальников подразделений. Не нужно относить бумаги в другой кабинет.

  • Повышение организованности отдела, филиала, всей компании за счет установки сроков обработки документации, автоматических напоминаний о дедлайнах.

  • Наведение порядка в документации даже при большом количестве файлов.

  • Облегчение поиска информации в архиве. Все документы индексируются, ничего не теряется.

  • Повышение уровня защиты данных. Информация зашифровывается при передаче с устройства пользователя к серверу.

  • Согласование, подписание документов удаленно, даже из дома или транспорта.

Отпадает необходимость в отдельной комнате со стеллажами для архива. Сама должность архивариуса упраздняется. Программа от А2Б отличается простым интерфейсом, что тоже относится к преимуществам. Ее легко освоить — по внешнему виду это напоминает почтовое приложение для ПК. Плюс облачной версии — не требуется платить большие суммы на старте. Плата взимается только за подключенных сотрудников. Такое решение легко масштабировать по мере роста фирмы.

Недостатков автоматизации не так много. Потребуется некоторое время на переход, оцифровку существующей документации, обучение сотрудников. Понадобится изначально создать шаблоны, настроить маршруты. Коробочная версия стоит сравнительно дорого, поэтому ее могут позволить себе только крупные компании. При установке программы на сервер необходимо периодическое обслуживание. Но все это окупится, после чего бизнес заработает быстрее.

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KBSxp

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 899 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


ФСБУ Запасы

Закрепление запасов за ответственными лицами

У каждой аварии всегда есть имя, фамилия и должность. Из выступления Народного комиссара путей сообщения СССР Кагановича Л. М. на коллегии НКПС в феврале 1935 года.

Обучение для бухгалтеров

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Завтра, 1 февраля, начинается обучение на всех курсах повышения квалификации и профпереподготовки «Клерка». Успейте купить обновленные курсы по прежней стоимости и присоединиться к учебе! Поторопитесь — в понедельник повышаем цены.

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Контрагенты требуют от упрощенцев подтверждения, что они на НДС. 🤦‍♂️«Ночной бухгалтер» № 1861

Одни бухгалтеры требуют от других подтвердить правомерность применения НДС по пониженным ставкам, да и в целом обосновать, почему их контрагент на УСН точно на НДС. Между тем способа подтверждения не существует.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Маркетплейсы

Значок «Оригинальный товар». Как его получить для маркетплейсов?

Маркетплейс (Wildberries, Ozon) на своих площадках могут повысить рейтинг своих клиентов основными значками.

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов

В «Проверке контрагентов» — 30+ млн записей, добавлен новый блок «Финансы» и скоро «Связи». Боковое меню Клерка можно настроить под себя, и она наконец-то работает и на мобильных!

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше

Приближается День всех влюбленных, и «Клерк» начинает дарить подарки! Разыгрываем онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025». Чтобы участвовать, подпишитесь на Telegram-канал конференции.

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше

Акт получен от одного контрагента, а счет-фактура — от другого

Здравствуйте!

Возник вопрос по учёту НДС в программе 1С. Мы заключили договор с ООО «Автодор-Платные дороги» на использование платных участков дорог для проезда автомобилей...

Читать полностью

Эксперт:

Екатерина Дьяченко

Екатерина Дьяченко
Эксперт

Здравствуйте!

Вероятно, ООО «Автодор-Платные дороги» является агентом этих других контрагентов и скорее всего в договоре что-то об этом написано...

Читать полностью

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?

Покупка собственного жилья — одно из важнейших событий в жизни многих людей. Во-первых, это событие для многих редкое, а во-вторых, это связано с большими затратами. А если покупка в ипотеку, то вложений будет еще больше. Но есть в этом всём светлое пятно… Государство дает возможность покупателям недвижимости компенсировать часть затрат за счет налоговых.

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?
Бухгалтеры

Пост знакомство: реальные истории из практики

Меня зовут Татьяна Сергеевна Анчугова. В своих публикациях я поделюсь с вами реальными историями из своей практики, а также раскрою секреты, которые помогут вам успешно общаться с налоговой службой.

5
НДС

НДС на УСН 2025: какую стратегию выбрать и как адаптировать свой бизнес

С начала 2025 года многие бизнесмены, использующие УСН, столкнулись с важными изменениями. Теперь они становятся плательщиками НДС, если их годовой доход за 2024 год превысит 60 миллионов рублей. Это новая реальность, которая вызывает много вопросов и требует от бизнеса тщательного подхода к бухгалтерии и налогообложению.

6-НДФЛ

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения

При заполнении формы 6-НДФЛ у бухгалтеров возникает немало вопросов. Расскажем, на что обратить внимание при подготовке годового расчета, какие ситуации могут возникнуть при этом, и приведем пример заполненного 6-НДФЛ.

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения
Налоговые изменения 2025

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна

С 1 января 2025 года вступили в силу масштабные изменения в налоговом законодательстве, затронувшие почти все налоги и режимы. Чтобы помочь бухгалтерам разобраться в нововведениях, Контур.Экстерн проводит ежегодную онлайн-конференцию «Каждый бухгалтер желает знать», которая состоится 26 и 27 февраля.

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна
ВЭД

Налог на прибыль и НДС при ВЭД: пять разъяснений Минфина в закладки бухгалтеру

Раздельный учет НДС, налог при переводе долга, ставка НДС при организации перевозок, работа с Китаем, выплата дохода иностранной компании -- собрали последние разъяснения Минфина для бухгатера по ВЭД.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДС

О внесении изменений в договоры с поставщиками, применяющими УСН, в части НДС

Нужно ли вносить изменения в договоры с поставщиками, применяющими УСН, об изменении стоимости товара с учетом НДС, подлежащего уплате с 01.01.2025?

Бухгалтеры

Что ест бухгалтер. Голосуем за пельмени

«Мясо??? В белых халатах??? Значит, лечебное!!!», — чей-то Кот.

Что ест бухгалтер. Голосуем за пельмени
Импорт

НДС 2025: новые правила для импортеров, маркетплейсов и их головной боли

Грядет 2025 год, а вместе с ним — не только новые надежды и планы, но и свежие налоговые сюрпризы. На этот раз под раздачу попал импорт товаров из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС) и продажа иностранных товаров через российские маркетплейсы.

НДС 2025: новые правила для импортеров, маркетплейсов и их головной боли
НДС

Как организации на ОСНО начислять НДС по продажам на маркетплейсе 

Если организация находится на ОСНО и продает товары через маркетплейс, то необходимо отражать в отчетности реализацию. Это легко сделать с помощью отчетов о продаже, но как быть с НДС? Рассказываем, как начислять этот налог и отражать реализацию товаров на маркетплейсе в 1С.

Как организации на ОСНО начислять НДС по продажам на маркетплейсе 

УСН при аренде в Азербайджане, налоги на покер, НДФЛ по доходам адвоката в обзоре

Анализ отдельных налоговых событий.

Как упрощенцам в 2025 году отражать НДС в бухгалтерском учете

С января 2025 года бизнес на УСН с доходом в 2024 году больше 60 млн руб. должен уплачивать НДС. Разработчики 1С уже добавили в типовые конфигурации возможность указывать ставку НДС для компаний и ИП на УСН. В программе 1С:Бухгалтерия предприятия это реализовано, начиная с релиза 3.0.160. Рассказываем, где расположены настройки и как отражать НДС упрощенцам.

Как упрощенцам в 2025 году отражать НДС в бухгалтерском учете

Кейс. Как универсальный инструмент для описания тарифов помог нам представить калькулятор стоимости бухгалтерских услуг от  Ассоциации бухбизнеса

Руководители  бухгалтерских фирм знают, насколько важно  четко и прозрачно формировать  тарифы на бухгалтерские услуги.  Тарифы — это  экономика бухгалтерской фирмы. Логика в их формировании  помогает клиентам понять, за что они платят, упрощает процесс продаж, минимизирует недопонимание и повышает доверие. 

Кейс. Как универсальный инструмент для описания тарифов помог нам представить калькулятор стоимости бухгалтерских услуг от  Ассоциации бухбизнеса
1

Интересные материалы

3-НДФЛ

3-НДФЛ в 2025 году

Начало 2025 года — старт декларационной кампании по налогу на доходы физических лиц за 2024 год. В этой статье рассказываем кто, как и в какие сроки обязан отчитаться о доходах в 2024 году, а также как получить налоговый вычет по НДФЛ. 

3-НДФЛ в 2025 году
1