ЭДО

Автоматизация внутреннего документооборота компании: все за и против

Каждой фирме приходится вести внутренний документооборот. В него входят кадровые, уставные, бухгалтерские, технические, учетные и прочие документы. Чем больше компания, тем больше бумаги тратится на эту деятельность. Автоматизация с переходом на систему электронного документооборота (СЭД) решает многие проблемы, помогает лучше управлять бизнесом, оптимизирует работу. Рассмотрим все за и против внедрения внутреннего ЭДО.
Автоматизация внутреннего документооборота компании: все за и против
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое автоматизация документооборота

Суть бизнеса у большинства компаний заключается в продаже товаров (готовых изделий, сырья, интеллектуальных продуктов) или оказании услуг (финансовых, строительных, проектных). Ведение внутреннего документооборота необходимо лишь для поддержания рабочих процессов. Но время и силы, затрачиваемые на их создание, обработку, хранение, определяют расходы компании.

Чем больше денег и людей необходимо для работы с документами, тем меньше времени и сил эти сотрудники смогут потратить на выполнение тех задач, которые непосредственно дают прибыль. Поэтому необходима автоматизация при помощи системы электронного документооборота, которая разгрузит сотрудников, ускорит выполнение процессов, сократит издержки.

СЭД — это программа, содержащая инструменты для ведения ЭДО.

Софт может быть коробочным. Тогда он устанавливается на сервер компании, к которому подключаются рабочие компьютеры. Это максимально защищает внутреннюю информацию от кражи и случайной передачи третьим лицам. Такое решение подходит крупному бизнесу, организациям, разрабатывающим передовые продукты, для которых важна коммерческая тайна, чтобы их не обошли конкуренты. 

Облачная версия СЭД работает на сервере разработчика. Компании-клиенты получают к ней доступ через браузер с любого устройства, подключенного к интернету. Для защиты данных используется шифрование, а вход в систему осуществляется путем введения логина с паролем. Для запуска ничего не нужно покупать — взимается месячная плата за каждого подключенного сотрудника. Такой вариант является оптимальным для среднего и малого бизнеса. 

Программа СЭД дает возможность создавать документы сразу в цифровом формате, избавляя от необходимости вести бумажные копии, распечатывать бланки, отправлять их почтой или курьерами.

Софт позволяет вести организационно-распорядительную и нормативную документацию, складскую, техническую, бухгалтерию и пр. При этом система электронного документооборота автоматизирует ряд процессов. Среди них:

  • Заблаговременное формирование частей документов, сохраняемое в виде шаблона. Чтобы создать конкретный документ, пользователю останется лишь вписать недостающие данные.

  • Подписание документа простой электронной подписью. Это делается автоматически при введении логина и пароля во время входа в свой рабочий кабинет. Такой механизм защищает от несанкционированной рассылки документации, а получатели сразу видят автора письма.

  • Рассылка файла по заранее созданным маршрутам. Маршруты настраиваются в соответствии  с рабочими процессами, поэтому не требуется каждый раз выбирать отдельных пользователей для формирования группы получателей. 

  • При поступлении документа в работу получатель информируется уведомлением. Это помогает не пропустить новые документы. 

  • Когда приближается окончание срока согласования, а документ еще не обработан, всплывает дополнительное напоминание. Это помогает лучше организовать работу сотрудников, у которых много задач.

  • Формирование отчетов для руководителя, показывающих, сколько документов было обработано, кто их составлял, согласовывал. 

После окончания работы с файлом он автоматически поступает в архив, где надежно сохраняется. В любой момент, если потребуется обратиться к нему, документ доступен через систему поиска. 

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Для чего нужна автоматизация документооборота

Система электронного документооборота необходима для оптимизации ресурсов. На обработку документов будет меньше тратиться времени, поэтому сотрудники смогут больше заниматься процессами, приносящими прибыль. Можно сократить персонал, который был задействован в поддержании бумажного документооборота (курьеры, секретари, мастера для обслуживания печатной техники, архивариус и пр.). СЭД защищает документацию от случайной потери, повреждения или попадания не в те руки, обеспечивает длительное хранение. 

Цели автоматизации документооборота

Внедрение СЭД в компанию может достигать сразу несколько полезных целей. Все зависит от масштабов фирмы, количества и типа документов, которые она ведет. Вот примеры достижения некоторых целей при помощи ЭДО:

  • В работе организации руководители отделов должны регулярно согласовывать документацию. ЭДО обеспечивает быструю обратную связь.

  • Фирма постоянно нанимает удаленных сотрудников, имеет несколько филиалов, а также мобильных работников, работающих на автомобилях. ЭДО поможет всем быстро заполнять документы, чтобы другие участники получали свежую информацию. При этом отпадают затраты на почтовые услуги.

  • Компания сильно выросла за последнее время. За месяц приходится создавать и обрабатывать тысячи файлов. Документация теряется, случайно попадает в другие отделы. Из-за ошибок приходится что-то переделывать, из-за чего срываются сроки. ЭДО сократит расходы на бумагу, упорядочит ведение документации, защитит файлы от потери, ошибок.

В зависимости от цели автоматизации подбираются конкретные программные инструменты для ее достижения. Например, у А2Б есть как отдельный модуль СЭД, так и другие: CRM, «Проекты», «Поручения».

Плюсы и минусы автоматизации

Напоследок разберемся в преимуществах и недостатках автоматизации ведения цифрового документооборота. К плюсам системы относятся:

  • Высокая скорость создания. В шаблоне уже заполнены некоторые строки, подпись ставится автоматически.

  • Упрощение взаимодействия сотрудников, начальников подразделений. Не нужно относить бумаги в другой кабинет.

  • Повышение организованности отдела, филиала, всей компании за счет установки сроков обработки документации, автоматических напоминаний о дедлайнах.

  • Наведение порядка в документации даже при большом количестве файлов.

  • Облегчение поиска информации в архиве. Все документы индексируются, ничего не теряется.

  • Повышение уровня защиты данных. Информация зашифровывается при передаче с устройства пользователя к серверу.

  • Согласование, подписание документов удаленно, даже из дома или транспорта.

Отпадает необходимость в отдельной комнате со стеллажами для архива. Сама должность архивариуса упраздняется. Программа от А2Б отличается простым интерфейсом, что тоже относится к преимуществам. Ее легко освоить — по внешнему виду это напоминает почтовое приложение для ПК. Плюс облачной версии — не требуется платить большие суммы на старте. Плата взимается только за подключенных сотрудников. Такое решение легко масштабировать по мере роста фирмы.

Недостатков автоматизации не так много. Потребуется некоторое время на переход, оцифровку существующей документации, обучение сотрудников. Понадобится изначально создать шаблоны, настроить маршруты. Коробочная версия стоит сравнительно дорого, поэтому ее могут позволить себе только крупные компании. При установке программы на сервер необходимо периодическое обслуживание. Но все это окупится, после чего бизнес заработает быстрее.

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KBSxp

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 899 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Может ли инвестор вернуть свои вложения в бизнес?

Рассказываем о новом судебном подходе

Может ли инвестор вернуть свои вложения в бизнес?

Экономические преступления: что входит, виды, ответственность

По данным Генпрокуратуры ущерб от экономических преступлений с начала 2024 года составил 198,7 млрд руб. Узнайте, что такое экономические преступления, их виды с примерами и статьи УК, которыми предусмотрена уголовная ответственность за их совершение. Руководство по типам экономических правонарушений, их юридическим последствиям.

Экономические преступления: что входит, виды, ответственность
Маркетинг

Половим хайп? Создает ли ИИ уникальный контент?

Статья объясняет, почему обещания маркетологов создать уникальный контент с помощью ИИ — это всего лишь маркетинговый ход.

Половим хайп? Создает ли ИИ уникальный контент?

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

Инфляция жестит, а рубль не слабеет. Где самая дорогая недвижка на Чёрном море? Облигации, крипта, дивиденды. Воскресный инвестдайджест

Самая тёплая зима в самом разгаре, а всё равно хочется в тепло, на морюшко. Кстати, посмотрим, во сколько это обойдётся. Пока продолжается дивидендная засуха, появляется множество новых облигаций, индексы чилят, инфляция разгоняется.

Инфляция жестит, а рубль не слабеет. Где самая дорогая недвижка на Чёрном море? Облигации, крипта, дивиденды. Воскресный инвестдайджест

Обязанности производителей и импортеров в сфере экологии

Важное уведомление для субъектов хозяйствования, занимающихся производственной деятельностью или ввозом товаров на территорию, которые после их использования подлежат обязательной утилизации. Необходимо осведомиться о нюансах внесения экологических платежей в период с 2022 по 2024 годы.

Что такое комплаенс, для чего нужен компании

Тренд на внедрение комплаенс-контроля захватывает российские компании. Узнайте, что такое комплаенс и какое влияние он оказывает на бизнес. Разбор ключевых аспектов комплаенс-программ, их значение для регулирования законодательства и повышения доверия клиентов.

Что такое комплаенс, для чего нужен компании
anz1117

Заполнение декларации с льготными ставками по УСН

Добрый день! В продолжение этой темы:

https://www.klerk.ru/consultations/lgotnye-stavki-usn-v-dagestane-dla-marketplejsov-18495/

Я верно понимаю, что для Дагестана...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый вечер.

Да, код у вас 3462010/0001000101.3.

Пониженные ставки указываются в строках 120-123. В остальном декларация такая же.

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше

Приближается День всех влюбленных, и «Клерк» начинает дарить подарки! Разыгрываем онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025». Чтобы участвовать, подпишитесь на Telegram-канал конференции.

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше
2
Инвестиции

Итоги 43 месяцев инвестиций. 5,947 млн рублей

1 февраля, значит пора парафинить сноуборд и подводить итоги января. Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 43 месяца позади. Погнали!

Итоги 43 месяцев инвестиций. 5,947 млн рублей
ФСБУ Запасы

Закрепление запасов за ответственными лицами

У каждой аварии всегда есть имя, фамилия и должность. Из выступления Народного комиссара путей сообщения СССР Кагановича Л. М. на коллегии НКПС в феврале 1935 года.

Обучение для бухгалтеров

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Завтра, 1 февраля, начинается обучение на всех курсах повышения квалификации и профпереподготовки «Клерка». Успейте купить обновленные курсы по прежней стоимости и присоединиться к учебе! Поторопитесь — в понедельник повышаем цены.

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Контрагенты требуют от упрощенцев подтверждения, что они на НДС. 🤦‍♂️«Ночной бухгалтер» № 1861

Одни бухгалтеры требуют от других подтвердить правомерность применения НДС по пониженным ставкам, да и в целом обосновать, почему их контрагент на УСН точно на НДС. Между тем способа подтверждения не существует.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Значок «Оригинальный товар». Как его получить для маркетплейсов?

Маркетплейс (Wildberries, Ozon) на своих площадках могут повысить рейтинг своих клиентов основными значками.

Обзоры для бухгалтера

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов

В «Проверке контрагентов» — 30+ млн записей, добавлен новый блок «Финансы» и скоро «Связи». Боковое меню Клерка можно настроить под себя, и она наконец-то работает и на мобильных!

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов
Имущественный вычет

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?

Покупка собственного жилья — одно из важнейших событий в жизни многих людей. Во-первых, это событие для многих редкое, а во-вторых, это связано с большими затратами. А если покупка в ипотеку, то вложений будет еще больше. Но есть в этом всём светлое пятно… Государство дает возможность покупателям недвижимости компенсировать часть затрат за счет налоговых.

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?
Бухгалтеры

Пост знакомство: реальные истории из практики

Меня зовут Татьяна Сергеевна Анчугова. В своих публикациях я поделюсь с вами реальными историями из своей практики, а также раскрою секреты, которые помогут вам успешно общаться с налоговой службой.

5
НДС

НДС на УСН 2025: какую стратегию выбрать и как адаптировать свой бизнес

С начала 2025 года многие бизнесмены, использующие УСН, столкнулись с важными изменениями. Теперь они становятся плательщиками НДС, если их годовой доход за 2024 год превысит 60 миллионов рублей. Это новая реальность, которая вызывает много вопросов и требует от бизнеса тщательного подхода к бухгалтерии и налогообложению.

6-НДФЛ

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения

При заполнении формы 6-НДФЛ у бухгалтеров возникает немало вопросов. Расскажем, на что обратить внимание при подготовке годового расчета, какие ситуации могут возникнуть при этом, и приведем пример заполненного 6-НДФЛ.

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения
Налоговые изменения 2025

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна

С 1 января 2025 года вступили в силу масштабные изменения в налоговом законодательстве, затронувшие почти все налоги и режимы. Чтобы помочь бухгалтерам разобраться в нововведениях, Контур.Экстерн проводит ежегодную онлайн-конференцию «Каждый бухгалтер желает знать», которая состоится 26 и 27 февраля.

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна
ВЭД

Налог на прибыль и НДС при ВЭД: пять разъяснений Минфина в закладки бухгалтеру

Раздельный учет НДС, налог при переводе долга, ставка НДС при организации перевозок, работа с Китаем, выплата дохода иностранной компании -- собрали последние разъяснения Минфина для бухгатера по ВЭД.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

НДС

О внесении изменений в договоры с поставщиками, применяющими УСН, в части НДС

Нужно ли вносить изменения в договоры с поставщиками, применяющими УСН, об изменении стоимости товара с учетом НДС, подлежащего уплате с 01.01.2025?