Рассмотрим вопрос ведения гибридного документооборота, а также его особенности и проблемы. Также обсудим, как внедрить полностью систему электронного документооборота (СЭД), чтобы лучше организовать работу с документацией.
Как устроен смешанный документооборот
Поскольку нет строгих правил по всем аспектам ведения смешанного документооборота, в разных компаниях этот процесс происходит по-разному. Один из наиболее распространенных сценариев выглядит следующим образом:
Документ создается в электронном виде в одном из офисных редакторов на компьютере.
Затем его распечатывают, в бумажном виде передают на согласование. Для этого бумагу относят в другой кабинет, отдел, этаж.
Согласовывающие лица ставят ручкой свои пометки на рабочем экземпляре.
Он возвращается к автору, который вносит правки в электронную версию на компьютере.
Документ снова распечатывается, передается на подпись руководителю.
Бумажная версия поступает на исполнение.
Если в компании есть удаленные подразделения, для них сканируется копия документа с подписью начальства. Цифровой вариант отправляется по Email.
Когда документ выполнил свою цель, он переходит в бумажный архив.
Цифровая копия тоже сохраняется, но на диске компьютера.
Гибридный формат может включать еще и оцифровку поступивших в работу документов от других отделов. Это делается для удобства работы. Бумажная версия сканируется и рассылается через электронную почту или мессенджеры другим сотрудникам для ознакомления и исполнения.
Возможны другие способы ведения смешанного документооборота, но все это вызывает только дополнительные риски и проблемы, что видно из особенностей такого подхода.
Особенности смешанного документооборота
Одна из особенностей гибридного ведения документооборота – регулярное преобразование документа из цифрового формата в бумажный и обратно. Это создает дополнительную нагрузку на сотрудников. Продолжаются увеличенные расходы на печать и обслуживание техники.
При внесении правок другими участниками ручкой автор не всегда может разобраться до конца, что исправить. Это вызывает путаницу, увеличивает количество пересылок документа между сторонами. Нередко согласование затягивается, ведь контроль сроков зависит только от личной организованности работника.
Другая особенность — попытка работать с оцифрованными подписанными документами. Зачастую с бумаги перевести бланк в электронный вид можно только путем сканирования. Но тогда получается формат фотографии, на котором сложнее делать пометки, вносить правки, ведь требуется уже дополнительный софт для редактирования изображения.
Третья особенность – способы передачи оцифрованных бумажных документов. Это делается при помощи мессенджеров или Email. Для совместной работы над проектами создаются групповые чаты. Постепенно их становится так много, что трудно разобраться и найти нужный. Возникает ошибочная отправка файлов, что приводит к большей путанице и задержке.
Гибридный документооборот требует ведения двойного архива. Электронные копии нужно как-то маркировать, распределять по категориям. Нужна система поиска по названию или автору. Без этого, если понадобится обратиться к документу в будущем, возникнут сложности. Бумажный архив все также остается нужным. Он занимает много места, папки требуется подписывать, подшивать новые файлы к ним. Помимо этого сохраняется риск повреждения бумаги под воздействием внешних факторов. Все это создает ненужные трудности.
Проблемы смешанного документооборота
Ведение смешанного документооборота вызывает дополнительные проблемы:
Дублирование. Приходится оцифровывать бумажные бланки для двойного сохранения, что добавляет работу сотрудникам. Поскольку нет четкой системы, трудно проконтролировать, сохранен ли уже этот документ, поэтому некоторые бланки сохраняются по 3-4 раза.
Для гибридного документооборота требуются ресурсы на бумагу, картриджи, обслуживание печатной техники. Бумажную версию носят для согласования между отделами, что снова забирает время.
Сложно найти что-то в архиве, поскольку бумажные документы складируются в ящики на стеллажах, а цифровые – не имеют системы маркировки для поиска.
Трудно выстроить слаженную работу с сотрудниками из удаленных подразделений и филиалов.
Рабочие документы теряются, будучи похороненными на столе под стопкой других бумаг.
Срываются сроки согласования даже при озвучивании дедлайнов, ведь это нигде не фиксируется.
Ситуация усугубляется, когда оказывается, что у компании уже есть программа для полноценной работы системы электронного документооборота, но ей не пользуются в полной мере. Это все равно, что оплатить хороший обед в ресторане, а съесть только салат.
Так бывает, когда деньги за программу уже оплачены, а компания пользуется только функционалом для создания документов, но не рассылает и не согласовывает их в цифровом виде, а также продолжает делать бумажные копии для архива.
Лучше применить все возможности системы электронного документооборота, полностью перейдя на нее. Для этого есть хорошая программа от А2Б.
В ней удобно создавать документы и создавать версии для обработки с другими участниками в цифровом виде. Для рассылки задействуются уже встроенные инструменты, ничего распечатывать не нужно. Можно настроить маршруты согласования, добавив необходимых сотрудников. При поступлении нового документа будет всплывать уведомление. Система напомнит о приближении окончания срока, что поможет избежать просрочек. А после окончания работы с документом он перейдет в электронный архив для хранения. Там всегда можно будет его найти по разным критериям поиска.
Конечно, бывают вполне приемлемые виды смешанного документооборота. Например, когда вся внутренняя документация ведется через программу А2Б в цифровом формате, а внешние договора с контрагентами составляются на бумаге. Это не сложно, ведь внешней документации обычно мало по сравнению с внутренней. Тогда упрощается работа для сотрудников, максимально оптимизируются расходы.
Бизнес-процессы
Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8K7fGD
Начать дискуссию