Как быстро искать и заменять данные в таблицах Excel: лайфхаки для бухгалтера

Эксперты онлайн-школы Action Digital School подготовили краткую инструкцию для бухгалтеров, как быстро пользоваться инструментом, чтобы не пришлось выискивать ошибки вручную. 

С какими задачами поможет инструмент «Поиск и замена»

Это универсальный инструмент, которые помогает бухгалтеру экономить время и справляться сразу с несколькими рабочими задачами.

Итак, есть 3 задачи, для которых нужен инструмент «Поиск и замена»:

• Исправление ошибок. Если в ячейках есть типовые опечатки, вы можете использовать «Поиск и замена», чтобы поправить их одним кликом.

• Изменение и унификация формата данных. Если данные в таблице введены в неправильном формате (например, дата введена как текст), «Поиск и замена», позволяет изменить формат данных во всех ячейках одновременно.

• Сокращение текста. Если вам необходимо сократить длинные названия продуктов или услуг, с помощью инструмента вы быстро замените текст на сокращенную версию.

Чтобы быстро вводить информацию, форматировать ячейки, находить, копировать и перемещать данные или суммировать, вы можете использовать горячие клавиши в Excel.

Получите обновленный справочник горячих клавиш в Excel-2023

В справочнике подборка горячих клавиш по все разделам платформы 1С: работа с книгой, редактирование ячеек, форматирование, формулы, диаграммы и сводные таблицы

Заполните форму ниже — пришлем справочник на ваш e-mail

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как искать значения в таблице

Чтобы использовать инструмент «Поиск», нажмите сочетание горячих клавиш Ctrl+F. Откроется окно. В нём вы сможете ввести слово или число, которое хотите найти в таблице.

Сузьте или расширьте область поиска. Например, искать нужные значения можно в одном листе или во всех сразу, в формулах, в тексте ячеек или в ссылках. Кроме того, вы сможете искать ячейки, залитые определенным цветом или имеющие заданные границы.

Еще два курса в школе Action Digital School, которые полезны бухгалтеру: 

❗ Спецкурс «Из бухгалтера в 1С программиста». Оставить заявку на обучение >>> 

❗ Мини-курс «1С эксперт». Оставить заявку на обучение >>>

Как заменять значения в таблице

Чтобы использовать инструмент «Замена», нажмите сочетание горячих клавиш Ctrl+H. Откроется окно, в котором вы сможете не только найти слово или число, но и заменить их на нужное значение. 

Если вы не помните точную комбинацию чисел или букв, которую хотите найти или заменить

Иногда бывает сложно вспомнить точную комбинацию символов при поиске информации в таблице, что существенно затрудняет процесс. Кроме того, данные могут содержать различные опечатки, лишние пробелы, аббревиатуры и другие неточности.  Или наоборот: вы находите все ячейки, соответствующие заданному критерию поиска, но банально «тонете» в их количестве.

Чтобы справиться с этими проблемами, понадобится использовать подстановочные или служебные символы. Всего их два:

• звездочка «*» (любое количество неизвестных символов);

• вопросительный знак «?» (один неизвестный символ).

➤ Служебный символ «*»: описание и примеры использования

Подстановочный символ «*» в инструменте «Поиск и замена» в Excel используется для нахождения и замены текста с несколькими неизвестными символами.

Пример №1. Допустим, у вас есть документ, в котором нужно изменить название компании с Google на Microsoft во всех ячейках, где она встречается.

Для этого нужно выбрать инструмент «Поиск и замена», ввести «Google» в ячейку для поиска и «Microsoft» в ячейку для замены. При этом, если у вас в ячейках встречаются комбинации вроде «Google Docs», символ «*» позволит заменить любые символы, которые находятся после «Google».

Пример №2. Допустим, перед вами стоит задача посчитать, на каком почтовом сервисе зарегистрировано больше всего ваших клиентов.

Для этого нужно очистить поле email от личной части («buchhalter12345@...») и оставить только почтовый домен. Для этого нужно заменить любое количество любых символов перед знаком «собаки» («@») в email на пустоту.

С помощью функции СУММЕСЛИМН посчитайте, сколько раз каждый конкретный домен встречается в базе. А затем используйте фильтр и сортировку. Получится такой результат:

➤ Служебный символ «?»: значение и пример использования

Подстановочный символ «?» в инструменте »Поиск и замена» в Excel используется для нахождения и замены текста c одним неизвестным символом («р?ка» = «рука», «река»).

Пример. Допустим, у вас есть список предметов мебели. Вам нужно найти в нём все столы и стулья. Для этого вы можете использовать символ вопросительного знака в середине слова, например, «ст?л». Оператор найдет все слова, начинающиеся с «ст» и кончающиеся на «л» — то есть и столы, и стулья.

Егор Лысянский, преподаватель онлайн-школы Action Digital School на курсе «Из бухгалтера в аналитика данных», эксперт в сфере аналитики, маркетинговых исследований и контроля качества обслуживания, а также ведущий аналитик La Redoute, поделился всеми секретными фишками по быстрой настройке и работе в Excel.

Онлайн-обучение для бухгалтеров, кадровиков, юристов

Осваивайте новые профессии. Учитываем ваш опыт, даем практические знания и обратную связь от преподавателей.

Попробовать

Приглашаем присоединиться к нашему телеграм-каналу Action Digital School. В нем мы не только общаемся, но и делимся полезными карточками, чек-листами и гайдами, о том, как перезапустить карьеру. Подписывайтесь!

Реклама: ООО «Актион-диджитал», ИНН: 7715670503