Проверка контрагентов за четыре шага: регламенты, документы, базы данных, расчет платежеспособности

Любой бизнес — это риск. Чтобы предприятие работало, как отлаженный механизм, важно знать, что ваши контрагенты вас не подведут. И работает здесь только один принцип — доверяй, но проверяй. Расскажем, как проявить должную осмотрительность, рассчитать платежеспособность контрагента, и зачем вообще это нужно.

Зачем нужно проверять контрагентов

Ответ очевиден: чтобы ваш бизнес не понес убытки и не испортил репутацию в глазах клиентов, партнеров, банка и государственных органов.

«Нехороший» контрагент может задержать поставку, привезти некачественную продукцию, сорвать сроки выполнения работ, задержать оплату. Или того хуже — совсем откажется платить или исполнять обязательства по договору. А ваше предприятие на годы погрязнет в судебных разбирательствах.

Кроме того, работа с сомнительными компаниями несет серьезные налоговые последствия. Ведь если у налоговых органов возникнут претензии к вашему контрагенту, то и у вашего предприятия могут появиться проблемы, например, отказ в получении вычета по НДС.

Что такое должная осмотрительность

Каждый налогоплательщик обязан проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. То есть, перед тем, как начать сотрудничество, важно оценить деловую репутацию контрагента, его платежеспособность, наличие у него ресурсов, необходимых для исполнения обязательства.

Если предприятие не проявляет должную осмотрительность, то, по мнению налоговой службы, оно получает незаконную налоговую выгоду. Например: завышает расходы путем фиктивного приобретения работ или услуг, чтобы уйти от уплаты налогов (приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

В результате вашему предприятию могут, например, снять вычеты по НДС, доначислить налог на прибыль.

Кроме того, перевод средств сомнительным контрагентам может насторожить ваш банк. И в целях исполнения требований закона № 115-ФЗ банк вправе приостановить операции по вашему расчетному счету.

Ак Барс Банк ценит своих клиентов и всегда готов проконсультировать, если у вас возникли вопросы по 115-ФЗ. Просто оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами.

Отправить заявку

Итак, проверять контрагентов жизненно необходимо любому бизнесу. Разберем по шагам, как это делать.

Шаг 1. Разрабатываем внутренние регламенты

Проверка контрагентов — это не разовая процедура. Она должна быть систематической и комплексной. Поэтому важно установить определенный порядок, чтобы каждый ответственный работник четко выполнял необходимые действия в рамках своих полномочий.

Например, порядок действий и обязанности сотрудников можно закрепить в положении о договорной работе. И распределить в нем обязанности между различными отделами компании:

• отдел продаж — первичный сбор информации о контрагенте,
• служба безопасности — проверка контрагента по базам данных МВД, ФССП и т. д.;
• бухгалтерия — проверка договора на соответствие налоговому законодательству;
• финансовый отдел — проверка платежеспособности контрагента и т. д.

На каждого контрагента стоит завести досье (карточку контрагента). А также разработать регламент должной осмотрительности. Прописать в нем: какие документы нужно требовать у контрагентов, какие сведения нужно проверять в открытых источниках, кто и когда направляет запросы и прочие моменты. Ответственных работников важно ознакомить с регламентом под роспись.

Шаг 2. Запрашиваем документы у контрагента

Ваш менеджер уже познакомился с клиентом: посмотрел сайт, отзывы в сети, убедился, что другие компании довольны сотрудничеством, рекомендуют контрагента, как надежного партнера. Далее необходимо запросить данные для договора и более детальной проверки.

У организации стоит запросить заверенные копии:

• устава;
• протокола или решения, подтверждающие полномочия руководителя;
• паспорта руководителя (паспортные данные плюс согласие на обработку персональных данных);
• решения уполномоченного органа о согласовании/одобрении сделки, либо письменное, что сделка не требует согласования (для крупных контрагентов);
• доверенности на право подписания договора, если документы будет подписывать не руководитель;
• свидетельства о государственной регистрации (ОГРН);
• свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН);
• лицензий, если деятельность контрагента подлежит лицензированию;
• бухгалтерской отчетности за неполный год (если сделка заключается в середине года, так как в открытых источниках этой информации еще нет);
• документа, подтверждающего нахождение организации по юридическому и фактическому адресам (выписка из ЕГРН, договор аренды (субаренды), иной документ).

Важно: если организация зарегистрирована по месту прописки ее учредителя — сопоставьте сведения о регистрации собственника по месту проживания и учредительных документов общества, чтобы убедиться, что юридический адрес контрагента достоверен.

Если контрагент — иностранная организация, важно, чтобы к учредительным документам был приложен перевод на русский язык, заверенный нотариально.

У ИП запрашиваем копии:

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе(ИНН);;
• свидетельство о госрегистрации в качестве ИП (лист записи из ЕГРИП);
• паспорта с пропиской (свидетельства о временной регистрации по месту пребывания, если прописки нет);
• документа, подтверждающего право владения (пользования) помещением, где ведется деятельность (выписка из ЕГРН, договор аренды (субаренды), иной документ);
• лицензий, если деятельность ИП подлежит лицензированию;
• документа, подтверждающего полномочия представителя ИП на право подписания документов (при необходимости).

Естественно, серьезность проверки и количество запрашиваемых документов зависит от масштабов грядущего сотрудничества. Если вы просто планируете постоянно закупать у поставщика канцелярию для офиса на небольшие суммы — глубокая проверка просто нерациональна. Это лишние затраты времени и трудовых ресурсов.

Но если речь идет о регулярных крупных поставках товара для перепродажи, сырья, материалов, систематического выполнения дорогостоящих работ — одних копий учредительных документов будет недостаточно. Вам будет необходимо получить у контрагента информацию: о наличии оборудования, производственных и складских помещений, квалифицированного персонала.

И более того, нанести визит на территорию контрагента, и даже сделать фотографии производственных помещений, отгружаемой продукции, транспортных средств и т. д.

Помните, даже деловая переписка с контрагентом, приложенная к досье, может стать доказательством проявления осмотрительности, если в будущем у банка или налоговой службы возникнут претензии к вашему партнеру.

Шаг 3. Проверяем данные в открытых источниках

Массу важной информации о контрагентах можно получить бесплатно на государственных сервисах, например:

1. Сведения из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) поможет получить выписку на контрагента с информацией об адресе, руководителе, уставном капитале организации, кодах ОКВЭД и т. д.
2. Сервис «Прозрачный бизнес»: проверяет массовость юрадреса, какими еще юрлицами руководит глава контрагента, не дисквалифицирован ли руководитель, наличие задолженности по налогам, сдает ли контрагент отчетность, уличен ли в налоговых нарушениях, применяет ли спецрежим, какова численность персонала контрагента и т. д.
3. Вестник госрегистрации: поможет узнать ни запустил ваш контрагент процедуру ликвидации.
4. Картотека арбитражных дел покажет, не погряз ли ваш контрагент в судебных тяжбах.
5. Банк данных исполнительных производств: позволяет проверить организацию, директора, учредителя по базе данных ФССП.
6. Федресурс содержит сведения о банкротстве организаций и ИП, а Банкрот.Федресурс — физических лиц.
7. Реестр недобросовестных поставщиков поможет выяснить, не нарушал ли ваш контрагент обязательства по госконтрактам.
8. Реестр лицензий: поможет проверить действительность лицензии контрагента.
9. Список недействительных паспортов, необходим для проверки паспорта руководителя.
10. Госресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности: поможет получить отчетность контрагента за прошедшие отчетные периоды (за текущий год данные придется получить от контрагента).

Не забудьте сделать распечатки скринов, полученных выписок из реестров и вложить их в досье контрагента.

Шаг 4. Анализируем платежеспособность контрагента по балансу

Используя данные бухгалтерского баланса можно понять, насколько платежеспособен ваш контрагент и насколько устойчив его бизнес. Для этого рассчитайте два базовых показателя.

1. Коэффициент общей ликвидности.

К общей ликв. = строка 1200 баланса / (строка 1510 строка 1520 строка 1550).

Покажет, способен ли ваш контрагент погасить свои обязательства только за счет оборотных средств. Чем это коэффициент выше — тем более платежеспособным является ваш потенциальный (действующий) партнер.

Оптимальное значение коэффициента: > 2. Приемлемое значение: > 1,5.

2. Коэффициент финансовой независимости.

К фин. независимости = строка 1300 баланса / строка 1600 баланса.

Покажет, насколько ваш контрагент не зависим от внешних источников финансирования.

В норме значение показателя не должно быть < 0,5. Низкое значение коэффициента говорит о том, что контрагент слишком зависит от кредиторов, его бизнес неустойчив и может разориться.

Конечно, если ваш контрагент — новая компания или ИП, то понять, как будет развиваться его бизнес невозможно. Тогда нужно предусмотреть иные способы подстраховки, например:

• убедиться, что у контрагента есть имущество, которым он сможет покрыть обязательства перед вашим предприятием;
• предусмотреть в договоре условие о поручительстве директора или отказ от авансовых платежей, если обязательства по договору не будут исполнены надлежащим образом.

Ваш контрагент платежеспособен и чист перед всеми инстанциями? Замечательно. Можете заключать договор. Но помните, что расслабляться нельзя. Важно периодически проверять, как себя чувствует бизнес партнера, чтобы его проблемы не отразились на вашей компании.

Найдите партнеров и клиентов в Закрытом клубе предпринимателей Ак Барс Банка. Получите консультации специалистов банка, маркетологов, аналитиков и предпринимателей. Стать членом клуба может не только клиент Ак Барс Банка, но и его друзья. Членство в клубе — бесплатное. Присоединяйтесь к нам.

Станьте клиентом Ак Барс Банка

0 рублей за открытие счета, быстрое получение реквизитов, личный консультант, бонусы от партнеров

Открыть