Основные правила
Если налогоплательщик оперирует наличными денежными средствами, то необходимо:
- не превышать лимиты расчетов наличными как с фирмами, так и ИП (не более 100 тыс. руб. либо эквивалент в иностранной валюте по официальному курсу, указания № 5348-У);
- полностью и вовремя оприходовать наличные в кассу, оформляя нужные ордера с проведением записей в кассовой книге;
- не допускать нецелевого расходования наличной выручки (например, на личные цели главбуха);
- соблюдать лимит остатка наличных в кассе, определенного в соответствии с Приложением к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (исключения предусмотрены лишь для малых предприятий).
«Рецепт» — как избежать штрафов — один: как можно больше подтверждающих документов.
Откройте бесплатно расчетный счет в Ак Барс Банке. Реквизиты уже через пять минут. Безналичные расчеты – лучший способ избежать штрафов за неправильное использование наличных средств.
Документы: оформляем правильно
Проверки обращения наличных осуществляют налоговики. Банки не проверяют соблюдение кассовой дисциплины, но вправе контролировать соблюдение «антиотмывочных» и контртеррористических норм, например, согласно 115-ФЗ.
Проверяющие из ФНС тщательно контролируют наличие (указание ЦБ № 3210-У):
- расходных кассовых ордеров (РКО) на выдачу наличных;
- приходных кассовых ордеров (ПКО) на прием наличных в кассу,
а также проверяют внесение записей в кассовую книгу по каждому ордеру. Указанные формы – РКО, ПКО и кассовая книга – обязательны для применения, но могут оформляться как в традиционной, так и в электронной форме.
Для отражения операций по кассе применяем счет 50 «Касса», открывая к нему необходимые субсчета (для операционной кассы — средств в ящике ККТ, для денежных документов и др.).
Внимание: применение УСН или другого спецрежима (кроме самозанятости) не освобождает от необходимости соблюдать вышеуказанные требования.
Для ИП имеются некоторые послабления. Они, в частности, вправе не оформлять кассовые документы, не вести кассовую книгу, не устанавливать лимит остатка наличных. А наличная выручка, поступившая в кассу, может быть использована ИП в т. ч. и на личные нужды (п. 1 указания ЦБ № 5348-У).
Даем проверяющим то, что они требуют
Несмотря на то, что налоговики вправе проверить любой период, срок давности по рассматриваемым нарушениям – два месяца со дня совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Например, если проверяющие обнаружат превышение лимита остатка денег в кассе, но за пределами двух месяцев, то наложение санкций будет незаконным.
В рамках проверки налоговики требуют, как правило, документацию, связанную:
- с использованием ККТ, в т. ч. автоматизированной системы для БСО;
- с выдачей товарных чеков (квитанций и т. п.) в подтверждение оплаты;
- с учетом наличных денег – ПКО, РКО, кассовые книги, авансовые отчеты и т. п.
Все документы представляются в виде оригиналов или заверенных копий (нотариальное удостоверение не требуется). Документы представляются в день получения поручения на проведение проверки кассовой дисциплины (см. Приказ Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н) или на следующий день.
Проверка не должна превышать 20 рабочих дней с даты получения поручения на ее проведение. По итогам составляется акт. Если нарушение выявлено, то налоговики:
- выдадут предписание с указанием срока устранения;
- составят протокол об административном правонарушении (копия под подпись вручается руководителю);
- вынесут постановление о назначении административного наказания (если только не истек двухмесячный срок давности).
Для НКО и субъектов МСП возможна замена штрафа предупреждением (условия см. ниже). Для остальных, если не представить документы, штрафы вполне реальны (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП):
- 2–4 тыс. руб. – для должностных лиц и ИП;
- 5–10 тыс. руб. – для юридических лиц.
Сократить число «бумажных» операций и претензий проверяющих позволяет использование корпоративных карт. Расчет, получение и выдача под отчет упрощаются и ускоряются в разы. И можно не вспоминать о претензиях по поводу нарушений лимита расчетов наличными, поскольку это безналичные расчеты (если только речь не идет о том, чтобы сначала снять наличные с карты, а потом ими рассчитываться – тогда придется соблюдать лимит).
Выпустите корпоративную карту, чтобы оплачивать покупки у поставщиков на любую сумму. Корпоративная карта – это внесение наличных на счет через банкоматы, быстрая выдача подотчетных сумм, никаких затрат на инкассацию и хранение налички.
Во что могут вылиться нарушения
Под действие ст. 15.1 КоАП, предусматривающей штрафы за нарушение обращения наличных, подпадают, в частности:
- превышение лимита расчета наличными с другими организациями;
- неполное оприходование или неоприходование в кассу наличности;
- нарушение порядка хранения свободных наличных;
- превышение лимита хранения наличных в кассе.
Штрафы могут последовать такие:
- 4–5 тыс. руб. – для должностного лица и ИП;
- 40–50 тыс. руб. – для юридических лиц,
в течение двух месяцев со дня совершения нарушения.
Налоговики вправе не штрафовать НКО и субъекта малого и среднего предпринимательства, а вынести предупреждение, если:
- соблюдены необходимые условия (ст. 4.1.1 КоАП);
- правонарушение совершено впервые.
Правонарушение считается совершенным впервые, если на дату его совершения истек год со дня исполнения постановления за совершение предыдущего однородного правонарушения (ст. 4.3, 4.6 КоАП).
Впрочем, суды вправе учесть в т. ч. и неоднородные, совершенные ранее, административные правонарушения (п. 43 обзора судебной практики ВС № 4, 2018).
Как корпоративная карта позволяет снизить риск штрафов?
Использование корпоративных карт – не панацея, т. к. по правилам их нельзя применять для определенных выплат (зарплата, пособия, больничные). Чтобы избежать полностью наличных расчетов с сотрудниками стоит воспользоваться зарплатным проектом.
Использование корпоративной карты не освобождает от сбора подтверждающих расходы документы — их по-прежнему нужно будет собирать. Квитанции из банкоматов или слипы («чеки» эквайринга) тоже стоит сохранять.
Зато использование корпоративной карты позволяет:
- осуществлять контроль расходов;
- сократить временные и накладные расходы при выдаче подотчетных сумм;
- избежать затрат на инкассацию и хранение наличных;
- оплачивать товары на сумму свыше 100 тыс. руб., в т. ч. интернет-покупки;
- при необходимости – быстро внести и снять наличные через банкоматы и т. п.
Это не считая приятных бонусов, которые часто предлагают банки.
Например, при оплате автоштрафов корпоративными картами «Мир» от Ак Барс Банка на портале Госуслуг, не взимается комиссия, при оплате ремонта авто или запчастей начисляется кешбэк, действуют акции от партнеров.
Получение наличных из банкомата – это не кассовая операция, поскольку средства как таковые в кассу не попадают. Значит, и отражать в кассовой книге нечего. Так что можно смело забыть о штрафах на нарушение лимита кассы в конце дня. Этот взгляд разделяют и судьи, см., например, постановления Третьего ААС от 30 января 2013 г. № А33-15574/2012, Седьмого ААС от 20 декабря 2012 г. № А03-6142/2012.
Работник, использующий корпоративную карту, может как снимать деньги, так и рассчитываться по ней, не отчитавшись по предыдущим суммам (на что указывает анализ положений указания ЦБ от 19 июня 2017 г. № 4416-У).
Ранее запрет на такую операцию содержал абз. 3 подп. 6.3 п. 6 указания ЦБ № 3210-У, однако, во-первых, он касался именно наличного обращения, во-вторых, Указанием ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У запрет отменен.
Итак, корпоративные карты удобны, и плюсов в их использовании куда больше, нежели минусов. Глобально можно утверждать, что при использовании корпоративных карт большую часть финансовых операций берет на себя кредитная организация, а руководитель может заниматься развитием бизнеса, а не ломать голову над тем, как не допустить какой-нибудь оплошности и последующих штрафов.
Корпоративные карты
Удобный способ организации расчетов для бизнеса
Начать дискуссию