Сколько времени нужно хранить документы в организации

Для ведения бизнеса нужны договоры, счета, приказы, бухгалтерские и налоговые отчеты и так далее. Все эти документы по закону нужно хранить определенное количество времени — нельзя просто выкинуть их, когда пропадет надобность. В статье мы расскажем, где и как хранить в компании важные бумаги, и кому можно делегировать эту задачу. Также вы узнаете о сроках хранения разных документов и о том, как правильно уничтожить их, когда закончится срок хранения. 

Какие документы нужно хранить

По закону, предприниматели обязаны хранить все документы, касающиеся работы бизнеса: договоры, журналы операций по счетам, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела работников и копии их документов, например, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки об отсутствии судимости. 

Помимо требований закона, документы могут понадобиться и самому предпринимателю. Например, бухгалтерские счета можно предъявить налоговой и доказать, что компания получала деньги законно. А договоры с партнерами при наличии разногласий пригодятся в суде, чтобы доказать факт нарушения соглашения.

Документы бывают временного и постоянного хранения. «Временные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. После этого их передают в архив самой компании или сторонней организации. 

Срок хранения документов определен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом даты закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начнет отсчитываться с 1 января 2024 года. Для договоров c контрагентами действует такое же правило.

Сроки хранения документов

Документы налогового и бухгалтерского учета нужно хранить от 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода.

Документы кадрового учета нужно хранить какое-то время после исполнения договора или увольнения сотрудника. 

Как хранить бумажные документы

Разделить документы на текущие и архивные. Документы текущего хранения – те, которые еще находятся в работе. Например, это могут быть неисполненные контракты и действующие трудовые договоры. Документы со сроком хранения менее 10 лет нужно хранить в компании: например, в шкафу или в сейфе в кабинете директора или бухгалтера. После окончания срока хранения их уничтожают. 

Важно! После оцифровки документов уничтожать бумажные носители до окончания срока хранения, установленного законом, нельзя.

Отправить ненужные документы в архив компании. Если по прошествии 10 лет срок хранения документов еще не истек, их нужно передать в архив организации. Для этого: 

• разложить документы в хронологическом порядке;

• пронумеровать страницы;

• составить опись: указать названия документов и порядковые номера страниц;

• заполнить лист-заверитель: в нем содержится общая информация о документах и их физическом состоянии, там нужно указать количество листов в деле и наличие испорченных страниц;

• подписать лист-заверитель: это должен сделать сотрудник, который готовил бумаги к хранению, например, для кадровых документов – специалист по кадровому учету.

За хранение документов в архиве компании отвечает руководитель или ИП, если он работает один. Эти полномочия он может передать приказом главному бухгалтеру или завхозу.

Важно! Помещение для архива должно иметь сигнализацию, систему вентиляции и пожаротушения. Документы нужно защитить от сырости и прямых солнечных лучей, поэтому для хранения в архиве обычно используют закрытые стеллажи и полки. 

Передать документы в сторонний архив. Если в компании нет подходящего помещения для хранения документов, можно передать их во внешний архив. Обычно такие компании предлагают не только хранение, но и подготовку документов к архивации, перевозку, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость принятия на хранение одного дела – около 850 ₽ за весь срок хранения документов. Когда срок хранения истечет, с этой же организацией можно заключить договор на уничтожение бумаг.

Можно заказать также услугу внеофисного хранения документов и освободить место в офисе (источник: https://www.archivarius.ru/ceny/) 

При передаче документов нужно подписать акт приема-передачи. После этого ответственность за сохранность документов в течение всего срока хранения несет архив. 

Так выглядит акт передачи документов в архив (источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-del-na-arhivnoe-hranenie/view)

О том, сколько положено хранить электронные документы, какие штрафы грозят за нарушения правил хранения и как правильно уничтожить документы, читайте в продолжении статьи в Life Profit