Для ведения бизнеса нужны договоры, счета, приказы, бухгалтерские и налоговые отчеты и так далее. Все эти документы по закону нужно хранить определенное количество времени — нельзя просто выкинуть их, когда пропадет надобность. В статье мы расскажем, где и как хранить в компании важные бумаги, и кому можно делегировать эту задачу. Также вы узнаете о сроках хранения разных документов и о том, как правильно уничтожить их, когда закончится срок хранения.
Какие документы нужно хранить
По закону, предприниматели обязаны хранить все документы, касающиеся работы бизнеса: договоры, журналы операций по счетам, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела работников и копии их документов, например, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки об отсутствии судимости.
Помимо требований закона, документы могут понадобиться и самому предпринимателю. Например, бухгалтерские счета можно предъявить налоговой и доказать, что компания получала деньги законно. А договоры с партнерами при наличии разногласий пригодятся в суде, чтобы доказать факт нарушения соглашения.
Документы бывают временного и постоянного хранения. «Временные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. После этого их передают в архив самой компании или сторонней организации.
Срок хранения документов определен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом даты закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начнет отсчитываться с 1 января 2024 года. Для договоров c контрагентами действует такое же правило.
Пример ООО «Строймонтаж» заключило с производителем договор на поставку бетонных блоков. Договор подписали 15 ноября 2022 года, через 10 дней ООО «Строймонтаж» оплатило всю сумму контракта со своего счета, но товар привезли только 30 марта 2023 года. 2 апреля 2023 года стороны подписали акт приемки-передачи, подтвердив исполнение обязательств по договору. Срок хранения документов по этой сделке будет отсчитываться с 1 января 2024 года, так как договор был исполнен только в 2023 году. |
Сроки хранения документов
Документы налогового и бухгалтерского учета нужно хранить от 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода.
Вид документов | Срок хранения |
Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета в ФНС | 1 год |
Первичные бухгалтерские документы:
| 5 лет |
Расчеты по страховым взносам |
|
Устав компании Положения Протоколы собраний учредителей Бухгалтерская отчетность Документы о ликвидации организации | Постоянно |
Документы кадрового учета нужно хранить какое-то время после исполнения договора или увольнения сотрудника.
Вид документов | Срок хранения |
Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год |
Графики отпусков | 3 года |
Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва |
Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий: характеристики, докладные записки, справки | 3 года |
Журналы учета рабочего времени Табели Авансовые отчеты | 5 лет |
Документы по ведению воинского учета | 5 лет |
Документы о несчастных случаях на производстве | 45 лет |
Трудовые договора Личные дела сотрудников Табели и журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников |
|
Штатное расписание | Постоянно |
Личные документы работников: трудовые, аттестаты, свидетельства, дипломы | До востребования владельцем документа Невостребованные документы хранят 50/75 лет |
Как хранить бумажные документы
Разделить документы на текущие и архивные. Документы текущего хранения – те, которые еще находятся в работе. Например, это могут быть неисполненные контракты и действующие трудовые договоры. Документы со сроком хранения менее 10 лет нужно хранить в компании: например, в шкафу или в сейфе в кабинете директора или бухгалтера. После окончания срока хранения их уничтожают.
Важно! После оцифровки документов уничтожать бумажные носители до окончания срока хранения, установленного законом, нельзя.
Отправить ненужные документы в архив компании. Если по прошествии 10 лет срок хранения документов еще не истек, их нужно передать в архив организации. Для этого:
разложить документы в хронологическом порядке;
пронумеровать страницы;
составить опись: указать названия документов и порядковые номера страниц;
заполнить лист-заверитель: в нем содержится общая информация о документах и их физическом состоянии, там нужно указать количество листов в деле и наличие испорченных страниц;
подписать лист-заверитель: это должен сделать сотрудник, который готовил бумаги к хранению, например, для кадровых документов – специалист по кадровому учету.
За хранение документов в архиве компании отвечает руководитель или ИП, если он работает один. Эти полномочия он может передать приказом главному бухгалтеру или завхозу.
Важно! Помещение для архива должно иметь сигнализацию, систему вентиляции и пожаротушения. Документы нужно защитить от сырости и прямых солнечных лучей, поэтому для хранения в архиве обычно используют закрытые стеллажи и полки.
Передать документы в сторонний архив. Если в компании нет подходящего помещения для хранения документов, можно передать их во внешний архив. Обычно такие компании предлагают не только хранение, но и подготовку документов к архивации, перевозку, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость принятия на хранение одного дела – около 850 ₽ за весь срок хранения документов. Когда срок хранения истечет, с этой же организацией можно заключить договор на уничтожение бумаг.
Можно заказать также услугу внеофисного хранения документов и освободить место в офисе (источник: https://www.archivarius.ru/ceny/)
При передаче документов нужно подписать акт приема-передачи. После этого ответственность за сохранность документов в течение всего срока хранения несет архив.
Так выглядит акт передачи документов в архив (источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-del-na-arhivnoe-hranenie/view)
О том, сколько положено хранить электронные документы, какие штрафы грозят за нарушения правил хранения и как правильно уничтожить документы, читайте в продолжении статьи в Life Profit
Комментарии
5Очень поверхностно, многое не соответствует законодательству. А приказ Росархива 77 от 31.07.2023? (Там, кстати и про другие сроки передачи в архив). А примечание к срокам хранения в 236 Приказе "При условии проведения проверки"? А 6 лет по страховым взносам? А отдельные сроки для АО? А подтверждение убытков? А первичка по основным средствам и НМА? И много другого.
Мне понравилась часть про хранение копии паспорта и диплома в личном деле сотрудника, что давно запрещено 😁
Законом не регламентирован порядок хранения документов сотрудников: паспорт, диплом и прочее не запрещается хранить в личном деле, если сотрудник дал согласие на обработку персональных данных. А его все дают при заключении договора.
Аргументы в подтверждение этого:
- https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_286287/0a32294f170a703acb4f3200c60fc8bd3e11a3b2/
- https://buh.ru/news/vprave-li-rabotodatel-khranit-v-lichnom-dele-sotrudnika-kopiyu-ego-pasporta.html
- https://www.klerk.ru/buh/articles/527390/
Здравствуйте. Ответим вам по пунктам:
1. Требования к комплектованию бумажной документации и обеспечению сохранности бумажных дел не изменились. Остались прежними и сроки хранения документов, которые были регламентированы Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236.
2. Примечание к 236 приказу "При условии проведения проверки" - Документы сохраняются до принятия решения по делу: если пришла проверка, она оповестит о сроках хранения документов. Потому эту информацию мы не стали включать в текст. О том, что делать, если документы были удалены ещё до проверки, мы написали в статье.
3. В тексте статьи вшита кликабельная ссылка на ст 23 НК РФ, в которой указано: в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов. Мы не описываем в статье все нюансы, чтобы не перегружать текст. На часть из них даем ссылку.
4. "Отдельные сроки для АО? А подтверждение убытков? А первичка по основным средствам и НМА? И много другого" - статья рассчитана на предоставление базово необходимой для работы информации: сколько хранить документы, и как это делать правильно. Нюансы, касающиеся крупных компаний (АО) в материале не учитывали. Аудитория статьи - малый бизнес.
Ну вот я и говорю, что очень поверхностно и много не соответствует законодательству. Теперь выясняется, что и название статьи не соответствует содержанию.
Согласен, что тема хранения документов объемная. Но разве среди малых предприятий нет АО? Разве для малых предприятий есть свои отдельные правила? Начиная с закона об архивном деле. Кроме 236 приказа есть масса нормативных документов. Если хотели сделать обзор выдержек из 236 приказа, стоило так и указать. Если не касается АО и ещё много чего, тоже можно это указать. Но этого нет ни в заголовке ни по тексту и может ввести в заблуждение, что того, что Вы описали достаточно.
По пункту 2 а Вы о какой именно проверке? Мы по этому поводу и по поводу разных сроков в разных нормативных актах в Росархив запрос писали, они только признали неопределённость сроков, обещали проработать вопрос в будущем.