Бизнес-карты: топ 7 вопросов, которые возникают у бизнеса

Можно ли выдать бизнес-карту работнику по договору ГПХ

В большинстве случаев, да, можно.

Исключение — организации, чьи счета открыты в Федеральном казначействе. Они вправе выдавать карты только своим сотрудникам. 

Можно ли с бизнес-карты в России снять валюту

Положением № 266-П установлен перечень операций, совершаемых с использованием бизнес-карты на территории Российской Федерации — в валюте Российской Федерации, а также «иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства». 

Вывод: сотрудник вправе снять валюту с бизнес-карты, только если планирует использовать ее за границей. В этом случае валютное законодательство он не нарушает, а снятые средства считаются выданными под отчет работнику.

Можно ли с бизнес-карты снять деньги и внести их в кассу без подотчетника

Нет. Без подотчетного лица и оформления выдачи денег под отчет в этой ситуации не обойтись. Разницы нет, получил ли сотрудник деньги в кассе или снял их с карты. В любом случае он взял под отчет.

В бухгалтерском учете такие перемещения денег отражаются следующими проводками:

• Дт 71 Кт 51 — сотрудник снял деньги с бизнес-карты;

• Дт 50 Кт 71 — сотрудник внес деньги в кассу предприятия.

Что делать, если бизнес-картой оплатили чужие расходы

Если бизнес-картой оплатили чужие расходы, необходимо предпринять следующие шаги:

Шаг 1. Уточните обстоятельства:

• Кто именно использовал карту для оплаты: сотрудник компании, другое физическое лицо на основании заключенного договора или кто-то еще?

• На что именно были потрачены деньги: на товары или услуги, которые необходимы для ведения бизнеса, на личные нужды третьего лица, или на что-то другое?

Шаг 2. Соберите подтверждающие документы:

• Чек, квитанция, документ о покупке.

• Объяснение работника, которому карта выдана. В случае оплаты товаров или услуг для исполнения обязательств перед компанией, попросите третье лицо написать краткое объяснение, для чего были потрачены деньги.

• Доверенность. Если оплату совершил работник по договору ГПХ, проверьте наличие и действительность доверенности.

Шаг 3. Действуйте в зависимости от ситуации:

• Если расходы были личными, потребуйте от сотрудника или третьего лица возместить потраченные средства. Сделать это можно переводом на счет компании или внесением наличных в кассу предприятия. Документы, подтверждающие оплату, являются основанием для требования о возврате денег. 

• Если расходы третьего лица обусловлены нуждами компании, необходимо оформить операцию документально, а также сделать необходимые бухгалтерские проводки.

• Если работник использовал бизнес-карту, чтобы оплатить расходы третьего лица, и это лицо пропало или отказывается возвращать деньги, то работник обязан возместить ущерб работодателю, то есть вернуть деньги компании (ст. 238 ТК).

• Если использование бизнес-карты было неправомерным и произошло вследствие утери или кражи пластика, необходимо обратиться в банк с заявлением о спорной транзакции и в правоохранительные органы.

Кроме того, после инцидента усильте контроль за использованием бизнес-карты и четко определите правила работы с ней.

Сколько сотрудников могут использовать одну бизнес-карту

Ответ на этот вопрос зависит от типа карты:

• Если бизнес-карта неименная – на карте отсутствует имя и фамилия держателя, то использовать такую карту может только работник, на чье имя банком была выпущена карта, на основании заявки компании. 

• Если  бизнес-карта именная, то использовать ее вправе только работник, чье имя указано на карте. 

При увольнении держателя карты, работодателю необходимо обратиться в банк для блокировки карты.

Нужна ли доверенность для оплаты товаров бизнес-картой

Выдача бизнес-карты регулируется локальными актами компании. В них работодатель перечисляет работников, кому могут быть выпущены бизнес-карты, и кому он доверяет совершать покупки ими. То есть факт выдачи карты — равно право на ее использование. При этом карты запрещено передавать другим работникам!

Но доверенность может понадобиться, если сотрудник оплачивает картой покупку материальных ценностей. Доверенность подтвердит, что физлицо действует от имени компании. Это нужно для того, чтобы продавец оформил товарную накладную, счет-фактуру и передал товар.

Подпадают ли расчеты бизнес-картой под ограничение на расчеты наличными

Если компания платит другому юридическому лицу наличными, то сумма сделки ограничена 100 000 рублей. На оплату товаров услугу банковской картой этот лимит не действует.

Ограничение в 100 000 рублей работает только при расчетах наличными, а не картой. Но если сотрудник снимает деньги с бизнес-карты и платит наличными от лица организации, он все равно должен уложиться в лимит 100 000 рублей (Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).

Важно: у каждой карты есть свои лимиты на покупки и снятие наличных. Поэтому, прежде уточните у сотрудников банка, какие лимиты установлены для вашей бизнес-карты.

Клиенты Ак Барс Банка могут устанавливать ограничения на выдачу наличных и совершение безналичных операций бизнес-картами, а также пользоваться дополнительными услугами, такими как sms-информирование по карте или выписка об операциях по карте. Так компания сможет контролировать расходы и быть в курсе каждой операции.

Как не нарушить 115-ФЗ и не попасть под блокировку

Бесплатно получите памятку по грамотному использованию расчетного счета

Обезопасьте компанию от проверок и блокировок

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: LjN8KXtSA