Ошибка первая. Не хранить документы, подтверждающие траты
Юрлица и ИП, работающие на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» должны отчитываться по тратам с бизнес-карты. Отсутствие подтверждающих документов приводит к тому, что с неподтвержденных расходов придется платить налоги.
В качестве подтверждающих документов подойдут кассовые и товарные чеки, выписки из банка при онлайн-покупках и др. Поэтому если не хотите переплачивать налоговой — обязательно сохраняйте все квитанции и чеки.
Ошибка вторая. Частое снятие крупных сумм наличными
С бизнес-карт можно снимать наличные. Но есть нюанс: если с корпоративной карты вы будете регулярно снимать крупные суммы, такие операции могут быть расценены как подозрительные.
Результат — блокировка карты. Чтобы не столкнуться с подобной проблемой, эксперты рекомендуют снимать наличными не более 30% от ежемесячного оборота по счету.
Ошибка третья. Пользоваться корпоративной картой на подозрительных сайтах
Правило, которое нельзя игнорировать ни при каких обстоятельствах — корпоративная карта используется только на проверенных ресурсах. Если у вас возникли даже малейшие сомнения в надежности сайта, откажитесь от работы с ним.
Ввод данных карты на небезопасном ресурсе приведет к попаданию конфиденциальной информации к мошенникам. И — как результат — к хищению денег с корпоративной карты. Чтобы не стать жертвой интернет-злоумышленников, обязательно проверьте адрес ресурса и убедитесь, что на сайте есть SSL-сертификат.
Ошибка четвертая. Не обосновывать внесенные на карту наличные
Все операции по внесению на корпоративную карту наличных должны иметь документальное обоснование. Например, если заемщик вернул компании заемные средства, в качестве обоснования будет выступать договор займа.
Обратите внимание: требование распространяется на юридических лиц. Если же бизнес-карта оформлена ИП, то обоснование не потребуется.
Ошибка пятая. Не закрывать карту сотрудника после его увольнения
Если сотрудник, которому вы выдали корпоративную карту, решил уволиться, не забудьте забрать у него «пластик» не позднее дня увольнения. После возврата карты обязательно позаботьтесь о ее блокировке: сделать это возможно или в отделении банка, или онлайн.
При выборе второго варианта после блокировки карты через интернет-банк сам «пластик» следует уничтожить.
Ошибка шестая. Тратить деньги с корпоративной карты компании на личные нужды
Эту ошибку часто совершают юрлица: компания с помощью бизнес-карты оплачивает личные расходы руководителя, собственника или кого-то из сотрудников. Однако есть правило — корпоративная карта юридического лица используется исключительно для оплаты потребностей компании. Ей можно оплатить ГСМ, канцтовары, программное обеспечение и т.д., но нельзя купить, например, тур для отдыха с семьей.
На ИП это правило не распространяется. Но если индивидуальный предприниматель работает на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСНО, потребуется вести раздельный учет.
При выдаче корпоративных карт сотрудникам важно быть уверенным, что они не будут использовать деньги по своему усмотрению. Избежать подобных ситуаций позволяет установка лимитов.
Так, можно поставить ограничение на снятие наличных и на траты. Например, сотрудник, которому выдана карта, может снять не более 100 000 рублей наличными и потратить не более 200 000 рублей.
Корпоративные карты Ак Барс Банка легко настроить под себя — установить лимит на объем переводов и снятие наличных. А еще с бизнес-картами банка вы будете всегда находиться в курсе каждой операции: достаточно просто подключить SMS-информирование.
Ошибка восьмая. Не информировать сотрудников о правилах пользования бизнес-картами
Если сотрудники не знают элементарных правил, компания может столкнуться с негативными последствиями, включая финансовые убытки. Избежать проблем при выдаче корпоративных карт поможет инструктаж.
Прежде чем предоставить сотруднику карту, обязательно расскажите о том, какие расходы разрешено ей оплачивать и сколько наличных он может снять. И не забудьте познакомить работников с правилами безопасности: так деньги компании не окажутся в руках мошенников.
Ошибка девятая. Снимать наличные в подозрительных банкоматах
Если вам необходимо снять наличные деньги с бизнес-карты, выбирайте банкоматы, установленные в местах с хорошим освещением и большим потоком людей. Выпуклости на картоприемнике, нестандартная накладка у клавиатуры устройства, черные точки и другие «тревожные» признаки должны насторожить.
И, конечно, всегда отказывайтесь от любых попыток незнакомцев помочь в использовании банкомата. Это достаточно распространенная уловка злоумышленников.
Ошибка десятая. Сообщать данные карты посторонним
О том, что не нужно раскрывать данные своей карты третьим лицам, мы часто слышим в отношении личных банковских карт. Но и для корпоративных карточек эта рекомендация в полной мере актуальна.
Для перечисления денежных средств отправителю достаточно знать только реквизиты счета или номер карты. Если же вас просят сообщить, например, трехзначный код на обороте карты, это верный признак, что вы имеете дело с мошенниками.
Клиентам Ак Барс Банка доступен выпуск различных бизнес-карт — классической и премиальной, а также исламской корпоративной. А еще буквально за 5 минут в Ак Барс Банке можно выпустить цифровую корпоративную карту с бесплатным обслуживанием и переводить деньги партнерам в любое время через мобильное приложение или личный кабинет интернет-банка.
Читайте также:
Как не нарушить 115-ФЗ и не попасть под блокировку
Обезопасьте компанию от проверок и блокировок
Бесплатно получите памятку по грамотному использованию расчетного счета:
Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: 2W5zFJ1Np3A
Комментарии
1Отличные рекомендации. Вот не могу признать ошибкой пункт 6 "нельзя купить, например, тур для отдыха с семьей" Можно и не только с оплатой по карте, но и с р/с. Дело не в оплате "хотелок", а в их оформлении.