5 шагов к автоматизации учета в строительной компании

Учет в сфере строительства — сложный: каждый из этапов строительного процесса сопровождается множеством финансовых операций и других нюансов. Повысить точность учета и снизить общие затраты помогает автоматизация. Рассказываем о первых шагах на пути к внедрению цифровых решений для строительного бизнеса.

Шаг 1. Проанализируйте текущие процессы и выявите потребности

Первый этап — анализ текущих процессов и выявление проблемных мест. Здесь закладываются основы для выбора решения, которое будет максимально отвечать потребностям компании. Этот шаг предполагает:

Сбор информации обо всех процессах, связанных с учетом. Проводится изучение документации (условия договоров с заказчиками, субподрядчиками и поставщиками, сметы, заявки на материалы и др.), финансовых и производственных отчетов, анализируется «внутренняя кухня» — распределение обязанностей между подразделениями и сотрудниками.
Оценка эффективности. Следующая задача, которая должна быть выполнена на этом этапе — оценка того, насколько эффективны процессы и подходы, существующие в компании сегодня. Выясните, встречаются ли повторяющиеся ошибки, какое количество времени необходимо для выполнения каждой операции, есть ли проблемы с точностью расчетов, приходится ли сталкиваться с дублированием операций и нерациональным использованием ресурсов.
Выявление проблемных зон. Здесь важно определиться, какие именно участки требуют первоочередного внимания. Например, нередко в строительных компаниях существуют проблемы со скоростью обработки данных, отсутствует эффективная система контроля выполнения проектов или есть вопросы к прозрачности отчетности.

Первый этап завершается подготовкой итогового отчета. Этот документ — основа для дальнейших шагов по автоматизации учета.

Шаг 2. Определите цели и задачи автоматизации

Результат, на который рассчитывает компания, формулируют до выбора программного обеспечения. Цели и задачи автоматизации служат ориентиром для поиска подходящего решения.

Существует три ключевых характеристики целей автоматизации: они должны быть достижимыми, измеримыми и четкими. Например, уменьшить количество ошибок в отчетности и расчетах, оптимизировать затраты, обеспечить доступ к актуальной информации в режиме реального времени и т. д.

Затем переходите к определению задач, то есть конкретных шагов, которые нужны для достижения целей. В качестве задач автоматизации могут выступать, например, внедрение единой системы учета для всех подразделений компании, ее интеграция с другими системами и автоматическое формирование документов.

Сформулированные цели и задачи рекомендуется оформить письменно. Например, составить некий чек-лист с пунктами, которые важно расшифровать: решить проблему перерасхода материалов, контроль сроков по отдельным видам работ, ведение финансового планирования по объектам, проектам, договорам и так далее.

При выборе программных продуктов такой подход снижает вероятность ошибок и помогает найти решение, которое полностью отвечает потребностям компании.

Программы для строительной организации: «АЛТИУС»

Все решения готовы к внедрению в строительных компаниях различной численности и профиля: от ИП до крупных холдингов

Шаг 3. Изучите рынок и выберите программное обеспечение

Есть три критерия, которые в первую очередь учитываются при выборе систем управления строительством:

опыт разработчика в реализации проектов в строительной отрасли;
сроки внедрения;
стоимость;
уровень технической поддержки;
успешные кейсы.

Все параметры нужно оценивать в комплексе, поскольку ориентация, например, только на стоимость часто приводит к проблемам в будущем. Экономия может отрицательно сказаться на эффективности работы сотрудников.

Критерии выбора программного обеспечения для строительной компании:

функциональность;
интеграция с другими системами;
масштабируемость;
удобство использования;
безопасность;
наличие поддержки и регулярные обновления.

Группа компаний «АЛТИУС» специализируется на разработке готовых решений для учета в сфере строительства. Внедрение программ позволяет решить весь комплекс задач, возникающих в работе строительных компаний — автоматизировать расчет потребностей в ресурсах и взаиморасчеты с заказчиками и поставщиками, обеспечить учет производительности и расчет нарядов и выплат по выполненным работам, интегрировать информацию о сроках, бюджетах и исполнении, систематизировать договоры и многое другое. Закажите персональную презентацию программ «АЛТИУС» и получите полное представление о возможностях предлагаемых решений.

Шаг 4. Протестируйте программный продукт

На этапе тестирования вы можете убедиться, что выбранное решение соответствует всем требованиям и готово к использованию в реальных условиях. Предварительно нужно подготовить данные для ввода в программу тестового примера. Это могут быть сметы, графики производства работ, договоры, заявки на ТМЦ, накладные на поставку, список платежей по объекту, акты выполненных работ и т.д.

Тестирование должны проводить сотрудники компании, а не специалисты разработчика.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Внедрение нового программного обеспечения — это всегда непросто. Чтобы сотрудники чувствовали себя уверенно и не испытывали сложностей в процессе работы с новой программой, обязательно проводится обучение персонала. Для строительных компаний востребован дистанционный формат: многие сотрудники находятся в постоянных разъездах и в командировках.

Так, при приобретении программных продуктов группы компаний «АЛТИУС» вы можете получать по электронной почте практические видеоуроки и задания. Выполненные задания отправляются на проверку специалисту компании «АЛТИУС СОФТ», а все возникающие вопросы возможно задать консультантам.

Решения «АЛТИУС» готовы к внедрению в строительной компании независимо от ее численности и профиля. Оставляйте заявку на бесплатную персональную презентацию: при разработке ее плана учитывается запрос компании для того чтобы вы могли оценить все преимущества программного продукта именно для вашего бизнеса.