Все об онлайн-кассе. Как подключить и основные правила

Онлайн-касса нужна для проведения наличных и безналичных расчетов, а также при получении оплаты на расчетный счет от физических лиц. Она обязательна для продажи маркируемых товаров, а также большинства товаров розницы. Несоблюдение этого правила грозит административной ответственностью. Мы расскажем об исключениях из этого правила, а также о том, как подключить онлайн-кассу.

Кому не нужно применять онлайн кассы?

Пунктом 2, ст. 2 закона № 54-ФЗ установлено, что некоторые предприниматели могут не использовать кассу. Все зависит от характера деятельности. Устанавливать ККТ не нужно, если вы занимаетесь:

• Продажей ценных бумаг.
• Продажей газет, журналов и сопутствующих товаров в киосках. Газеты и журналы при этом должны составлять более 50% от общего товарооборота. Если среди сопутствующих товаров есть те, что подлежат маркировке, то понадобится онлайн-касса.
• Питанием для студентов и школьников.
• Торговлей на территории ярмарки. Исключение - оборудованные фургоны для продажи.
• Разносной торговлей, например, продажей продуктов с тележки или подноса в поездах и на борту самолета.
• Продажей в киосках мороженого, безалкогольных напитков и молока.
• Продажей кваса из автоцистерн.
• Приемом макулатуры, стеклотары и прочего утиля.
• Ремонтом и покраской обуви.
• Изготовлением кожгалантереи и ключей.
• Уходом за детьми, инвалидами и пенсионерами.
• Созданием изделий народного художественного промысла.
• Услугами носильщиков.
• Вспашкой огородов .
• Сдачей в аренду индивидуальным предпринимателям помещений.
• Оказанием платных услуг муниципальных и библиотек при учебных заведениях.
• Продажей с рук входных билетов в театр, музеи. Если покупка совершается через интернет, то нужна онлайн-касса.
• Оказание религиозных услуг служителями церкви (проведение обрядов и церемоний)
• Оказания услуг в рамках товарищеских сообществ.;
• Учреждения сферы образования и спорта могут не использовать онлайн-кассу, но если нужно производить прием платежей наличными или безналичными, то касса понадобится.

Помните, что если вы продаете товары, которые подлежат маркировке, то касса обязательна к использованию.

Что будет, если игнорировать требование к онлайн-кассам?

Нарушения контролируются налоговыми органами. Привлечь к ответственности могут в течение одного года. Штраф зависит от характера нарушения.

Отсутствие онлайн-кассы (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):

• Для ИП и должностных лиц - 1/2 или 1/4 дохода с продаж без онлайн-кассы, но не меньше 10 000 рублей.
• Для юридических лиц - 3/4 дохода с продаж без онлайн-кассы
• Для ИП и должностных лиц - отстранение от деятельности на год или два.
• Для юридических лиц - приостановка деятельности на 90 дней.

Такие крайние меры применяются только, если доход без онлайн-кассы превысил 1 миллион рублей.

Касса не соответствует требованиям (ст. 4, 4.2, 4.3 Закон о ККТ ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• ИП и должностные лица - предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.
• Юридические лица - предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.

Нарушение, связанное с подачей документов (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ):

Предприниматели и организации должны отправлять данные по работе электронной кассы согласно абз. 8 п. 2, п. 4 ст. 5 Закона о ККТ. Если ошибка будет выявлена, то выпишут штраф:

• ИП и должностные лица - 1500 и 3000 руб.
• Юридические лица - 5 000 – 10 000 руб.

Покупателю не направлен чек или бланк быстрой отчетности (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ):

• Должностные лица - 2 000 руб.
• Юридические лица - 10 000 руб.

Если ошибка будет подтверждена со сторон покупателей, налоговой и предпринимателя, но нарушение справлено, то штраф будет меньше.

Как избежать административной ответственности:

Предприниматель может избежать ответственности за нарушения. Для этого нужно все исправить прежде, чем признают ошибку. Можно самостоятельно сообщить об этом в налоговую. Ваша бдительность и честность помогут избежать платы.

Контроль за онлайн-кассой

Действия по отношению к кассе контролирует налоговая. Ее сотрудники имеют право мониторить расчет и наблюдать за тем, как применяется онлайн касса. Соответственно они имеют право проводить проверки, запрашивать документы и данные. Задача предпринимателя, которого проверяют, беспрепятственно предоставить необходимую информацию и доступ.

Онлайн-касса - какая она?

 В 15.07.2016 г. были приняты основные правила эксплуатации кассы. Она должна быть подключенной к реестру ФНС России и отвечать следующим требованиям:

• Наличие корпуса с заводским номером.
• Расположение часов реального времени внутри кассы.
• Наличие аппарата для печати внутри корпуса, но если расчет происходит через автомат, то возможно расположение и вне. При расчетах в интернете может отсутствовать вовсе.
• Регистрационный номер должен соответствовать тому, что вводит пользователь при работе с кассой.
• Фискальные данные должны идти в накопитель, а также формироваться в электронном виде.
• Кассовый чек не должен содержать информацию более чем об одном расчете.
• Отправка фискальных документов оператору, а также возможность печати. Печать может отсутствовать, если оплата осуществляется через интернет или автомат без функции печати.
• Функция печати штрихкода на чек.
• Возможность получать от оператора фискальное данные и другую информацию.
• Оповещение пользователя о невозможности связаться с оператором, а также о неисправности.
• Наличие поиска по документам
• Выполнение протоколов.

Список выглядит большим, но на самом деле — это стандартный перечень для кассы и в нем нет ничего страшного. Чуть больше функций должна поддерживать онлайн-касса, если вы продаете маркированные товары:

• Наличие фискального накопителя для маркированных товаров.
• Функция формирования кодов маркировки и передача оператору.
• Возможность принимать от оператора ответные данные.
• Если оператору документы о продаже в течение двух дней не были доставлены, то касса должна проинформировать пользователя.
• Возможность принимать код маркировки и передавать его в фискальный накопитель.
• Документы должны формироваться и передаваться в ОФД.

Регистрация онлайн-кассы

Если все требования выполнены, можно перейти к регистрации. Для этого нужно пройти всего три этапа:

1 этап - заявление

Соответственно, если проверку осуществляет налоговая, то и регистрировать кассу предстоит у них. Подать заявление можно в бумажном виде в инспекцию, которая закреплена территориально. Также разрешено подать заявление в электронном виде. Для этого вам нужно зайти в личный кабинет ККТ. Независимо от формата укажите в заявлении следующую информацию:

• Наименование организации или Ф.И.О. владельца.
• ИНН.
• Адрес и место установки, если оплата идет через интернет, то нужно указать сайт.
• Модель кассы.
• Заводской номер.
• Название фискального накопителя.
• Заводской номер накопителя.
• Если вы используете ККТ в составе автоматического устройства, то вам нужно указать его модель и номер.

Далее вам нужно уточнить при каких обстоятельствах вы планируете использовать кассу:

• Использование в режиме, который не требует обязательной передачи фискальных данных.
• Оказание услуг в режиме “онлайн”.
• Проведение через кассу товаров и услуг с выдачей бумажного чека.
• Ведение деятельности платежного агента (прием ставок).
• Проведение лотерей.
• Продажа маркированных товаров.
• Применение ККТ с автоматическими устройствами.

2 этап - отчет о регистрации.

После одобрения заявления, нужно записать данные в фискальный накопитель:

• Регистрационный номер кассы (его сообщит налоговая)
• Название организации или имя владельца
• Остальные сведение о кассе и о фискальном накопителе.

В зависимости от вашей деятельность может потребоваться и другая информация, но ничего такого, чтобы вы не знали. Этот отчет повторяет частично данные, которые вы уже передали в налоговую.

После того, как все заполните, сформируйте отчет и передайте контролерам. Сделать это нужно не позднее одного дня после получения регистрационного номера. Передать отчет можно тремя способами:

• Бумажный вид.
• Кабинет ККТ.
• Оператор фискальных данных.

Если после отправки вы заметите ошибку, то вы можете сформировать отчет изменений и передать в налоговую.

3 этап - регистрация

В течение десяти дней в налоговой сформируют карточку с вашими данными. Дата формирования станет датой регистрации. Карточка будет отправлена предпринимателю в электронном виде. Получить ее можно через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Предприниматель имеет право и на бумажную карточку, после того как получена электронная. Причиной отказа регистрации может стать:

• Отсутствуют сведения в реестре о ККТ
• Сведения предоставлены неверные или не все предоставлены

Перерегистрация кассы

Если изменились данные, которые занесены в карточку, например, адрес или фискальный накопитель, то кассу нужно перерегистрировать. Для этого снова понадобится подать заявление и получить регистрацию.

Подавать документы нужно в налоговую не позднее одного дня после изменений. Понадобится внести данные, что были указаны при регистрации, и необходимые изменения. Если вы меняете фискальный аппарат, то нужно приложить отчет о регистрации или изменении данных кассы, а также отчет о закрытии аппарата.

Подавать отчет о закрытии не нужно, если аппарат был с заводским браком. Собрать информация и создать отчет о закрытии в этом случае невозможно. Подтверждать это придется документально, обратившись к производителю.

Не позднее пяти рабочих дней, сообщите о перерегистрации в связи с поломкой. Предприниматель должен передать аппарата производителю для экспертизы. Она будет длиться не более 30 дней. Оповещение о результатах поступит пользователю через личный кабинет налоговой.

Наличие онлайн-кассы подразумевает проведение наличных и безналичных платежей. Данное правило распространяется не на все виды деятельности. Контроль за процессом работы осуществляет налоговая. Предприниматель при необходимости должен предоставлять необходимые документы для проверки. Нарушения, связанные с онлайн-кассой, облагаются штрафом или выносится предупреждение.

Продукты 1С существенно упрощают подготовку и формирование регламентированной отчетности, работу с клиентами, персоналом и поставщиками.

Своевременно выходят новые обновления, в которых отражены изменения законодательства и исправлены выявленные пользователями ошибки. Если вы не можете самостоятельно найти решение возникшей проблемы, то обратитесь в поддержку «АСТЭК».