Как хранить бумажные документы всем понятно, а что делать с электронными, пока не все бухгалтера разобрались. ЭДО для большинства предпринимателей уже реальность, для остальных переход к электронному документообороту — вопрос времени. Мы решили ответить на главные вопросы о хранении и действительности документов, создаваемых в электронном виде.
Почему возникают сомнения?
Срок, на который выдается электронная подпись (ЭП), а точнее срок действия сертификата составляет обычно 12 месяцев. Относительно небольшой период использования позволяет максимально обезопасить пользователя от несанкционированных действий — взломов, например.
Если сертификат был скомпрометирован, сломан носитель ключа, изменились данные владельца (или выявлены ошибки в них), то придется перевыпустить ЭП досрочно.
При этом сроки хранения бухгалтерских документов гораздо больше. В основном они хранятся не менее 5 лет, а некоторые намного дольше.
Если закончится сертификат, документ, подписанный им, потеряет силу?
Если документ был подписан действительным сертификатом, то он сохранит свою юридическую силу. Проблема в другом — подтвердить действительность сертификата на момент подписания.
Как тогда обеспечить хранение документов с ЭП?
Есть два варианта. Первый — автоматическое переподписание. Ежегодно система будет автоматом переподписывать документ новым действительным сертификатом. Новую подпись получают, как правило, до истечения старой. Во-первых, это более простая процедура и может быть проведена удаленно. Во-вторых, это дает возможность ни на день не прерывать деятельность и иметь под рукой действующую ЭП.
Количество продлений не ограничено. Можно проводить их столько лет, сколько необходимо. Но о механизме переподписания (тем более автоматического) необходимо уточнять информацию у конкретного оператора ЭДО — реализована такая возможность или нет.
Второй вариант — квитанции переподписания DVCS (Data Validation and Certification Server). Квитанция выдается специальной службой (независимая третья сторона с точки зрения закона), которая заверяет достоверность документа.
В результате обращения к сервису формируется квитанция. В ней содержатся результаты проверки документа и сведения о дате и времени проверки. Квитанция подтверждает действительность электронной подписи и значит действительность самого документа.
После того, как срок действия первой квитанции подойдет к концу, можно сформировать вторую, затем третью и т.д., они будут подтверждать уже действительность друг друга — фактически это выпуск квитанции на квитанцию.
Что нужно учесть при хранении электронных документов?
- Хранить документы нужно в том формате, в котором они были созданы.
- Документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО. Они не потеряются, не сгорят и не испортятся. При этом пользователь имеет моментальный доступ к любому документу из архива.
- Рекомендуется использовать для хранения электронных документов современные носители информации, если потребуется — переписывать их на более совершенный носитель.
- Доступ к электронному архиву должен быть регламентирован аналогично доступу к обычному бумажному архиву, в т.ч. с учетом закона о персональных данных и других нормативных актов.
Какие изменения в области ЭДО происходят сейчас?
Изменяются правила выдачи ЭП, некоторые из них вступили в силу в этом году, другие пока отложили. Мы рассказывали об этом в одной из наших статей.
А недавно Минэкономразвития выпустило проект закона, который глобально пересматривает подход к хранению электронных документов.
Если закон примут, то у предпринимателей появится возможность оцифровывать бумажные документы в электронный вид и переходить полностью на электронные архивы и электронный документооборот.
Предполагается, что будут установлены условия для организаций, осуществляющих хранение электронных документов. В частности, их обяжут проходить аккредитацию.
Обязательно ли переходить на ЭДО? Мы привыкли к обычному документообороту
Есть случаи, когда выбора не существует. Например, большая часть отчетности сейчас переходит в обязательный электронный вид. Декларацию по НДС давно положено сдавать только так, с 1 января 2020 года обязательной стала электронная бухгалтерская отчетность (для всех, кроме малых предприятий, на них правило распространяется, начиная с 1 января 2021 года).
Если количество сотрудников (среднесписочная численность) превысит определенное значение, то отчеты 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М и другие придется тоже сдавать электронно.
Изменения законодательства нацелены на постепенный переход к электронной отчетности для всех. Что касается именно документооборота, то преимущества ЭДО для большинства пользователей уже очевидны — быстрый обмен, согласование и подписание документов ускоряют бизнес-процессы и упрощают ведение бухгалтерского учета.
Электронные документы подгружаются в бухгалтерскую программу и не требуют ручного ввода. Наверняка вы согласитесь, что это — приятный бонус.
Участники закупок наверняка в курсе, что подписание контрактов, обмен документами на площадке и получение документов за услуги самой ЭТП, тоже происходят в электронном виде. Вы не сможете отправить на электронный аукцион бумажную заявку.
Что нужно, чтобы начать работать с ЭДО?
Для начала руководителю и другим сотрудникам, которые будут работать с электронными документами, нужно получить квалифицированную электронную подпись.
Затем нужно решить с какой системой документооборота вы хотите работать. Мы уже говорили, что есть ЭДО, который интегрируется с бухгалтерскими программами, например, 1C-ЭДО. Максимально простое подключение и возможность сразу начать обмен документами с контрагентами, роуминг (обмен с теми, кто подключен к другим операторам) тоже уже встроен в сервис.
Преимущества сервиса, работающего в программе 1С:
- можно наделить пользователей разными правами, к примеру, менеджер только подготавливает документы, а подписывает их руководитель;
- входящие документы автоматически подгружаются в программу, после этого их остается только провести;
- если у вас большая номенклатура продукции, товаров или материалов, то сервис автоматически сопоставит номенклатуру продавца и покупателя, не придется делать это вручную.
Есть также сервисы, работающие самостоятельно, к примеру, Астрал Онлайн. Онлайн-сервис доступен с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона с выходом в интернет. Кроме всех обычных функций ЭДО реализована также сверка кодов маркировки из УПД с кодами на товаре. С помощью специальных обработок можно так же выгружать и загружать документы в 1С.
Бесспорным плюсом можно считать возможность обмена не только формализованными документами (счета-фактуры, УПД и т.п.),но и произвольными. Так при помощи Астрал Онлайн можно подписать договор или отправить письмо.
Больше сервисов для вашего бизнеса
Выбери свой сервис для бизнеса: от получения ЭП и сдачи отчетности до ЭДО и проверки контрагентов
Комментарии
7Спасибо за статью.
К сожалению, систематизированной и доступной информации на эту тему мало. Видимо, потому что в ней хорошо разбираются только операторы ЭДО - вот и в этой статье, наверняка, что-то упущено, и не обошлось без рекламы.
Например, у меня есть сомнения в этом утверждении:
А также в том, что для хранения старых документов требуется их переподписание действующей ЭП.
Переподписание один из распространенных способов. Хотя я вот читала, что можно хранить документ (к примеру, отчеты) в виде архива, который содержит сам сертификат ЭП, действовавший на момент подписания. именно так архивируются документы у оператора (ну или как в статье сказано - можно уточнить такую техническую возможность). Раньше была проблема (по крайней мере я с такой сталкивалась). Банк поменять систему клиент-банк, в итоге выписки, оставшиеся в старой системе, оказались недоступны, когда мы получили новые ключи. После горы нервов доступ банк все же клиентам дал, но осадок остался.
Я документы из системы ЭДО скачиваю - но не знаю, достаточно ли этого.
По аналогии: у меня есть дискета с очень старой зп базой. Но воспользоваться ею не могу: нечем открыть.
Или: раньше бухгалтер сдавал отчеты через другого оператора. Пока ЭЦП действовала, в ту систему можно было заходить - теперь нельзя (логина/пароль то ли нет, то ли их потеряли).
И еще не сказано, что будет с Эдокументами, если не платить оброк ЭДО- провайдеру.
Например, бумажные лежат себе у шкапчике и не требуют мороки с переформатированием переподписанием и подобным
Добрый день.
Если вы пользуетесь продуктом Астрал Онлайн , то лицензия бессрочная.
Обработка входящих документов бесплатная, поэтому доступ в личный кабинет и к вашим электронным документам остается с вами даже после окончания платного тарифа.
Доступ в личный кабине перестанет действовать только если клиент подаст заявку на его удаление. Если после удаления личного кабинета вам потребовались электронные документы, вы можете запросить их у оператора ЭДО.
Добрый день.
1. Оператор ЭДО обязан соблюдать те же сроки хранения документов, которые указаны в ч.5 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402 для бумажных документов. Поэтому все ваши документы будут храниться на серверах оператора положенный по закону срок.
2. В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» указано, что для сохранения легитимности документа сертификат электронной подписи должен быть либо действителен, либо должны иметься доказательства, что он был действующим на момент подписания документа. Эти доказательства можно запросить у аккредитованного центра, который выдал вам электронную подпись.
Добрый день.